CC BY
192
ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ
УДК 657.6:378.1.
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В СТРУКТУРАХ АПК
А.С. Горбачева, кандидат экономических наук, доцент С.И. Ахманова, кандидат сельскохозяйственных наук, доцент С.А. Попова, кандидат экономических наук, доцент Т.А. Рудкова, кандидат экономических наук, доцент
Волгоградский государственный аграрный университет
В связи с вступлением в силу Закона № 402 - ФЗ «О бухгалтерском учете», разработан внутрихозяйственный учетный стандарт «Положение об организации службы внутреннего контроля», содержащий основные принципы ее деятельности, раскрывающий права и обязанности служащих, их подотчетность и ответственность, регламентирующий порядок функциональных связей службы с другими структурными подразделениями и раскрывающий методические приемы и способы реализации контрольных мероприятий и процедур.
Ключевые слова: внутрихозяйственный контроль, служба внутреннего контроля, учетный внутрихозяйственный стандарт, контрольные мероприятия, контрольные процедуры.
Законом №402 - ФЗ «О бухгалтерском учете» определена обязательность формирования экономическим субъектом службы внутреннего контроля, что в условиях конкуренции и ресурсного дефицита агропромышленного бизнеса является назревшей необходимостью.
Основная задача внутреннего контроля - информационное обеспечение системы менеджмента в целях принятия обоснованных решений. Являясь управленческой функцией, внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления. Традиционная система внутреннего контроля в структурах АПК не соответствует требованиям современного управления, так как анализирует только количественные показатели, без учета качественных; ориентирована на принятие краткосрочных решений, без определения стратегических прогнозов; контролирует только место и размер затрат без анализа их целесообразности; не учитывает влияния факторов внешней конкурентной среды [2].
Типовыми и нормативными учетными стандартами особенности организации внутреннего контроля для субъектов агробизнеса конкретизированы и разъяснены не полностью. В настоящее время назрела объективная необходимость разработки методологической и методической базы организации и развития системы внутреннего контроля в структурах АПК в условиях адаптации их учетно-аналитической работы к требованиям МСФО [3].
Осуществлять контрольные мероприятия и процедуры, содействовать менеджерам в повышении эффективности управления должно специализированное подразделение - служба внутреннего контроля (СВК). Объектами деятельности СВК является деятельность структурных подразделений организации, субъекты внутреннего контроля определяются нормативными стандартами организации АПК в области внутреннего контроля.
Таблица 1 - Основные положения о службе внутреннего контроля_
1. Проверка эффективности методологии оценки финансового положения и процедур управления (методик, программ, порядка операций и сделок)_
^ 2. Проверка, оценка эффективности системы внутреннего контроля; оценка раса боты служб управления персоналом
Я
3. Проверка достоверности, полноты, объективности, своевременности и надежности учета и отчетности (финансовой и внутрихозяйственной), их тестирование
^ 4. Проверка полноты и правильности использования имеющихся автоматизиро-^ ванных информационных систем, включая контроль целостности баз данных и их защиты от несанкционированного доступа_
5. Оценка эффективности и экономической целесообразности совершаемых фактов хозяйственной деятельности
1. Разрешение конфликтов, возникающих в процессе производственно - финан-
л совой деятельности
¿Ц 2. Обеспечение контроля за своевременной идентификацией, оценкой и принятием управленческих решений.
1. Постоянство деятельности СВК (обеспечение со стороны администрации необходимых условий для работы службы)_
2. Независимость деятельности обеспечивается соблюдением правил:
а) проверяет и контролирует работу СВК только управляющий орган;
б) СВК по собственной инициативе докладывает о результатах проверок;
в) СВК подлежит независимой аудиторской проверке;
г) персонал СВК не имеет права подписи платежных документов;
д) штат СВК составляют сотрудники организации_
3. Беспристрастность деятельности обеспечивается:
а) администрация и другие сотрудники не вмешиваются в процесс проверок;
б) сотрудники СВК, ранее занимавшие должности в других структурных подраз-
л Б
§• делениях, не должны участвовать в проверке их деятельности в течение двена-х Я
^ в) руководитель СВК не может совмещать другие должности
дцати месяцев после перевода в СВК;
4. Профессиональная компетентность. Сотрудники СВК должны:
а) владеть знаниями о специфике сельского хозяйства и других отраслей АПК;
б) владеть методами внутреннего контроля и сбора информации, ее анализа и оценки для выполнением служебных обязанностей;
в) руководитель и заместители СВК - обладать опытом руководства структурным подразделением предприятия АПК;
г) на регулярной основе проходить обучение (переподготовку)_
5. Беспрепятственность деятельности: СВК осуществляет проверки по всем направлениям деятельности и имеет доступ к любым записям и документам, включая управленческую информацию_
1. Соблюдение организацией федерального законодательства и нормативных актов РФ
й 2. Соблюдение интересов организации, ее собственников и контрагентов при у проведении и в результате контрольных мероприятий_
3. Устранение выявленных недостатков и нарушений в деятельности
4. Обеспечение сохранности активов (имущества)
м 5. Адекватное отражение фактов хозяйственной деятельности в учете
6. Обеспечение эффективного функционирования внутреннего аудита
В качестве такого внутрихозяйственного стандарта предлагаем использовать разработанный документ - «Положение об организации службы внутреннего контроля», который определяет основные функции, цели и принципы СВК, права и обязанности ее сотрудников, их подотчетность и ответственность, порядок функциональных связей с другими подразделениями организации, регламентирует методику проведения контроля. В первом разделе Положения (таблица 1) приведены организационно-технические аспекты службы внутреннего контроля. При организации и осуществлении внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни субъект агробизнеса должен руководствоваться требованием рациональности.
Численность и персональный состав СВК определяется его руководителем и зависит от специфики и экономических параметров деятельности. Содержание и раскрытие прав и обязанностей персонала СВК приведем в таблице 2.
Таблица 2 - Содержание и раскрытие прав и обязанностей служащих СВК
Права
Реализация прав сотрудников посредством:
1
2
1. Требовать соблюдение персоналом организации законодательства РФ
Определения соответствия законодательству РФ:
- действий и операций, производимых персоналом;
- процедур принятия и реализации управленческих решений;
- организации учета и отчетности, включая внутрихозяйственную;
- соблюдения технологии производства;
- системы расчетов по оплате труда;
- направлений использования государственной помощи_
2. Требовать сотрудничества в ходе контрольных мероприятий
Реализуется посредством:
- привлечения любых сотрудников для нужд внутреннего контроля
- свободного доступа в помещения проверяемого подразделения, а также в помещения хранения производственных запасов, денег;
- посещения отделов организации, проверки исполнения функциональных обязанностей с привлечением их руководителя_
3. Иметь доступ к объекту контроля
Реализуется правом СВК:
- получать необходимые для проверки документы; -снимать копии с необходимых документов; -требовать расшифровки полученной информации
4. Участвовать в разработке внутренних документов_
Реализуется правом СВК:
- оценивать перед визой руководителя разработанный документ; -проверять содержание документа на соблюдение законов; -требовать корректировки документа при необходимости_
Обязанности
Содержание и раскрытие обязанностей
1. Контролировать деятельность подразделений и сотрудников_
Осуществляется:
- постоянный контроль за деятельностью структурных подразделений и исполнения сотрудниками своих обязанностей;
- разработка рекомендаций по устранению выявленных нарушений, контроль за их исполнением_
Продолжение таблицы 2
1 2
2. Информировать сотрудников о результа- В обязательном порядке: - документируются результаты проверки; - руководители проверяемых подразделений информируются о
тах проверки результатах (независимо от наличия выявленных нарушений); составляется итоговое заключение (отражают нарушения, рекомендации по их исправлению и предполагаемые санкции); - отчеты по проверке предоставляются администрации
3. Контролировать профпригодность сотрудников Организуется постоянный контроль: - текущей деятельности подразделений и сотрудников; - соответствия персонала стандартам профессиональной деятельности; - обеспечения администрацией возможностей повышения квалификации персонала и степень их использования
Кроме того, в Положении рекомендуется обозначить требования к сотрудникам службы внутреннего контроля, среди которых обязательно наличие высшего экономического или юридического образования, знание специфических особенностей агробизнеса и отсутствие судимости.
Важным организационным аспектом деятельности СВК является регламентация ее подотчетности и ответственности.
Таблица 3 - Регламентация подотчетности и ответственности СВК
Подотчетность и ответственность служащих СВК Содержание и раскрытие информации о подотчетности и ответственности
1. Подотчетность - СВК действует под непосредственным контролем высшего управления (подчинена и подотчетна только ему): - не позднее 10 рабочих дней после даты окончания отчетного квартала докладывает о результатах контроля с рекомендациями для принятия решений; - при выявлении неадекватных или экономически нецелесообразных действий руководителей подразделений информация предоставляется высшему органу управления
2. Ответственность Руководитель СВК: - ответственен за наличие необходимых для работы СВК ресурсов, а также компетентность и обучение ее сотрудников; - несет дисциплинарную ответственность в случае неинформирования или несвоевременного информирования руководства о результатах деятельности СВК. Ответственность за соблюдение Положения определяется должностными инструкциями и трудовыми контрактами
Особенностью аграрной экономики является ее многотраслевой характер (сосредоточенность в одном экономическом субъекте нескольких отраслей - растениеводства, животноводства, промышленного производства). Преимущественной организационной формой внутреннего контроля для сельскохозяйственных товаропроизводителей остается управленческий контроль, осуществляемый непосредственно обычными службами аппарата управления (агрономической, зоотехнической, инженерно-технической, экономической, учетной и т.д.), а в хозяйствах фермеров - их самоконтроль [1]. Следовательно, в Положении о СВК должен быть подробно раскрыт порядок внутрифункциональных связей контрольного подразделения со всеми сегментами (ос-
новными, вспомогательными, обслуживающими, административными, хозяйственными отделами и службами) экономического субъекта (таблица 4).
_Таблица 4 - Внутрифункциональные связи СВК и других подразделений_
Взаимодействие с бухгалтерией
н е н и
ч
д
о По
- Бухгалтерия не подчиняется службе внутреннего контроля.
- СВК не подчиняется бухгалтерии
- СВК и бухгалтерия - равноправные подразделения
- Бухгалтерия обязана сотрудничать с СВК и не препятствовать при проведении проверок организации учета и отчетности_
я и в т с й
е
д
о
м
и
а
з
в
я и н е л в
а р
п
а На
Бухгалтерия:
- осуществляет текущий учет фактов хозяйственной жизни;
- информирует об изменениях в налоговом законодательстве, бухгалтерском учете и составлении финансовой (бухгалтерской) отчетности;
- информирует о наличии и движении активов, капитала и обязательств_
СВК контролирует правильность ведения учета, проверяет:
- соответствие внутрихозяйственного учетного стандарта федеральным и отраслевым учетным стандартам;
- правильность и своевременность составления финансовой отчетности
- обоснованность расчетов с бюджетом и органами соц. страхования;
- обоснованность расчетов с дебиторами, кредиторами;
- обоснованность расчетов с персоналом по заработной плате;
- дальнейший пообъектный учет имущества и обязательств.
СВК представляет материалы проверок и проведенного анализа_
Взаимодействие с планово-экономическим отделом организации
н е н и
ч
д
о По
- Планово-экономический отдел (ПЭО) не подчиняется СВК;
- СВК не подчиняется ПЭО;
- ПЭО и СВК - равноправные подразделения;
- ПЭО обязан сотрудничать с СВК и не препятствовать при проведении проверок своей деятельности_
я
яи яи в н тс ле сй вл е ад ро рп м
пНа иаз з в
СВК проверяет:
- наличие действующих норм и нормативов хозяйственной деятельности и работу по их пересмотру;
- отчеты по выполнению плановых заданий;
- обоснованность плановых отпускных цен;
- обоснованность расчета плановой себестоимости;
- обоснованность штатного расписания; СВК информирует:
- о возможной экономии средств;
- необходимости и направлениях совершенствования плановой работы;
- консультируют по вопросам расчета цен
Взаимодействие с производственными подразделениями
Подчиненность - Руководители и сотрудники подразделений обязаны сотрудничать с СВК и не препятствовать проведению контрольных мероприятий. - Предоставлять требуемые документы для контроля
Направления взаимодействия Подразделение предоставляет СВК для проверки: - технологические карты, производственные задания, первичные документы по каждому факту своей хозяйственной деятельности, сметы, нормативно-техническую документацию и др. СВК информирует руководителей проверяемых подразделений о результатах проверки (независимо от наличия выявленных нарушений)
Контрольные мероприятия СВК реализуются на основе единых требований для всех подразделений, для этого следует обеспечить их проведение методологически: инструменты СВК, сроки проведения проверок, документация и отчетность, особенности выборки информации должны быть отражены в специальном разделе (таблица 5).
Таблица 5 - Методологические положения деятельности СВК
1. Основные методы Содержание основных методов деятельности СВК
1 2
- проверка качества управления - состоит в оценке деятельности органов управления, подразделений и специалистов в рамках поставленных целей;
- операционная проверка - проводится для анализа деятельности организационных структур по выполнению возложенных на них задач, а также для проверки и оценки качества и соответствия систем, процессов и процедур
- проверка соблюдения законодательства - соблюдения законодательства РФ, муниципальных положений, внутренних документов организации при осуществлении производственно-финансовой деятельности
-финансовая проверка - проводится для оценки надежности учета и отчетности
2. Функциональные методы: содержание функциональных методов деятельности СВК
- бухгалтерские методы - план счетов и двойная запись; - инвентаризация и документирование хоз. фактов; - балансовое обобщение; - оценка и калькуляция; - методики бухгалтерских расчетов; - внутренняя отчетность
- управленческие методы - определение центров ответственности и возникновения затрат, нормирование расходов и доходов; - использование системы поощрения (наказания); - применение системы должностных инструкций и приказов
1 2
- контрольно-ревизионные методы - проверка правильности заполнения документов; - проверка соблюдения графика документооборота; - проверка арифметической точности расчетов; - проверка соблюдения правил учета отдельных фактов; - инвентаризация натуральных, качественных, стоимостных показателей по объектам учета; - устный опрос, запрос; - ревизия и внутренний аудит
- метод контроля полномочий - предотвращение (выявление) злоупотреблений должностных лиц и работников предприятия; - ограничение неэффективных операций; - ограничение возможностей проведения изменений в учетных записях без надлежащего санкционирования.
Особого внимания заслуживает разработка методических рекомендаций реализации контрольных мероприятий и контрольных процедур. Проверки должны производиться по типовому алгоритму, этапы которого приведены в таблице 6.
Таблица 6 - Типовой алгоритм реализации контрольных мероприятий.
Этапы Содержание
1 2
1. Разработка и утверждения Плана работы СВК - разрабатывается руководителем СВК не позднее десяти календарных дней по окончании финансового года; - согласовывается с администрацией и высшим управлением; - содержит плановые контрольные мероприятия; - предусматривает временной резерв для внезапных проверок, сроки составления заключений и обучения персонала; - включает график осуществления проверок, с учетом внутрихозяйственных факторов хозяйственной деятельности.
2. Разработка и утверждение Программы частных проверок - составляется по каждому направлению деятельности организации, подразделению, учетному объекту; - содержат цели и типовой перечень контрольных процедур; - определяет сроки проверки (не более 15 календарных дней)
3. Предварительное уведомление руководителя подразделения - производится в письменной форме за подписью руководителя СВК (в отдельных случаях проверка является внезапной); - определяются способы содействия руководителя подразделения контрольным процедурам
4 Составление рабочего плана проверки - указывается перечень контрольных процедур и работ, ФИО исполнителей и сроки выполнения; - проводится корректировка по распоряжению руководителя СВК
5 Реализация рабочего плана проверки - каждый сотрудник проводит контроль по индивидуальному направлению и составляет рабочую справку - отчет; - справка - отчет отражает этапы проверки, проверочные процедуры, выводы, приводит обнаруженные ошибки и нарушения; - справка-отчет имеет существенную значимость только при наличии подписи составителя
1 2
6. Оформление результатов проверок - по окончании проверки руководитель СВК составляет Акт проверки на основании рабочих справок - отчетов; - в Акте указывают цели проверки, выполненные работы, выявленные нарушения, ошибки по объекту проверки и рекомендации СВК по их устранению и улучшению работы; - выявленные нарушения подробно характеризуют: суть нарушения и в чем оно выражается; нарушенные нормативные акты; лица, ответственные за причину нарушений; дата (или временной период) появления нарушений; последствия и сумма ущерба нарушений; - при необходимости срочных мер составляется промежуточный Акт для информирования администрации и принятия срочных решений.
7. Послепровероч-ные мероприятия - в течение 10 дней после подписания Акта составляется план мероприятий по устранению выявленных недостатков и исполнению рекомендаций; - Руководители проверенных подразделений несут персональную ответственность за устранение выявленных нарушений и недостатков, принятие мер по недопущению их в будущем
8. Отчетность СВК На основании обобщенных сведений Руководитель СВК составляет сводный отчет, он содержит: - наиболее серьезные нарушения и типичные недостатки в работе подразделений, их причины; - рекомендуемые и принятые меры по их устранению и профилактике; - обзор запланированных, но не выполненных мероприятий по итогам ранее проведенных проверок. Каждые шесть месяцев СВК представляет высшему управлению сводный отчет о всех выявленных недостатках.
9. Оценка состояния системы внутреннего контроля - проводит Руководитель СВК не позднее 30 календарных дней по окончании отчетного года; - результаты оформляются на бумажном носителе в виде справки; - приводятся данные о проверках за год, проведенные мероприятия по устранению нарушений; - предлагаются меры по повышению эффективности системы внутреннего контроля
Эффективность внутреннего контроля как любой управленческой функции можно оценивать с позиции прибыльности наличия прироста агробизнеса хозяйствующего субъекта, что является целью разработки Федеральной целевой программы «Устойчивое развитие сельских территорий на 2014-2017 годы и на период до 2020 года». Вопрос устойчивого развития сельских территорий Волгоградской области должен носить комплексный характер, и его решение может быть достигнуто только с применением программно-целевого подхода [1]. Одной из его составляющих является релевантная информационная поддержка системы планирования и управления внутрихозяйственной деятельностью структур АПК.
Библиографический список
1. Белов, Н.Г. Развитие внутреннего контроля в сельском хозяйстве [Текст]/ Н.Г. Белов// Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве. - 2011. - №1. - С. 53-55.
2. Горбачева, А.С. Бюджетирование в системе производственного менеджмента в сельскохозяйственной организации [Текст] /А.С. Горбачева, Н.В. Чернованова //Экономика сельскохозяйственных и перерабатывающих предприятий. - 2009. - № 1. - С. 46-49.
3. Горбачева, А.С. Учетно-аналитическое обеспечение управление процессами биотрансформации овцеводства [Текст] / А.С. Горбачева, З.В. Мартыненко // Бизнес. Образование. Право. Вестник Волгоградского института бизнеса. - 2012. - № 4. - С. 74-78.
4. Устойчивое развитие сельских территорий Волгоградской области: проблемы и пути решения [Текст]/ С.А. Попова, Т.А. Рудкова, А.С. Горбачева, Е.А. Колпакова // Известия Нижневолжского агроуниверситетского комплекса: наука и высшее профессиональное образование. - 2013. - №3 (20). - С. 200-204.
5. Чекрыгина, Т.А. Учет и внутреннний контроль дебиторской и кредиторской задолженности в сельскохозяйственных предприятиях Волгоградского института бизнеса [Текст] / Т.А. Чекрыгина. - 2011. - №1.(14)
E-mail: [email protected]
