CC BY
26СНИЖЕНИЕ РИСКОВ И ЛИКВИДАЦИЯ ПОСЛЕДСТВИЙ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЙ. ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ ПРИ ЧС
ОПТИМИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯМИ ВОДНОГО ТРАНСПОРТА НА ОСНОВЕ РАЗРАБОТКИ СОВРЕМЕННОЙ МЕТОДИКИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
А.А. Мажажихов, кандидат экономических наук, доцент; Е.В. Костарнова.
Санкт-Петербургский университет ГПС МЧС России. М.Е. Бубнова.
Государственный университет морского и речного флота им. адмирала С.О. Макарова
Проведен анализ современных подходов к управлению предприятиями водного транспорта на основе внутреннего контроля, определен характер воздействия автоматизации на систему внутреннего контроля. Представлен критический анализ отдельных моментов управления предприятиями водного транспорта на основе внутреннего контроля.
Ключевые слова: внутренний контроль, информация, обеспечение, система, управление, водный транспорт
OPTIMIZATION OF MANAGEMENT WATER TRANSPORT ENTERPRISES THROUGH THE DEVELOPMENT MODERN METHODS OF INTERNAL CONTROL
A.A. Mazhazhikhov; E.V. Kostarnova.
Saint-Petersburg university of State fire service of EMERCOM of Russia. M.E. Bubnova. Admiral Makarov State university of maritime and inland shipping
An analysis of contemporary approaches to the management of shipping companies on the basis of internal control, define the nature of the impact of automation on the internal control system. A critical analysis of selected aspects of enterprise management of water transport on the basis of internal control.
Keywords: internal controls, information, provision, systems, management, water transport
Водный транспорт, особенно в географических условиях России, является необходимым условием функционирования социально-экономической сферы. Актуальность
разработки эффективных управленческих решений и адаптивных механизмов внутреннего контроля обусловлена тем, что на современном этапе водный транспорт рассматривается как межотраслевая система, требующая существенных преобразований условий их хозяйствования.
Во всех отраслях транспортного комплекса наметились устойчивые тенденции старения основных фондов и их неэффективного использования. При этом финансово-экономические механизмы, в том числе обеспечивающие воспроизводство основных фондов и инновации, недостаточно эффективны и не в полной мере адаптированы к особенностям транспортной отрасли. Все большая их доля эксплуатируется за пределами срока службы. Привлечение инвестиций остается на низком уровне, отдельные виды транспортной деятельности имеют низкую экономическую эффективность, непривлекательны как сфера инвестиций и предпринимательства. И, как следствие, на международных транспортных рынках в условиях постоянного ужесточения технических и экологических требований к транспортным средствам, снижается конкурентоспособность отечественных перевозчиков.
Для успешного функционирования всех видов деятельности предприятия водного транспорта, совершенствования хозяйственного механизма и механизма управления требуются повседневный внутрихозяйственный контроль и экспертиза отдельных процессов. Для проверок, экспертиз, анализа хозяйственной деятельности предприятия необходимы квалифицированные специалисты, объединенные в специализированную службу внутреннего контроля.
В настоящее время сложившаяся ситуация на транспорте создала объективные предпосылки для кардинального пересмотра на предприятиях водного транспорта служб внутреннего контроля.
Организацию внутреннего контроля на предприятии водного транспорта объективно обусловили следующие факторы: разделение интересов со стороны администрации, собственников и инвесторов, приводящее в случае конфликта между ними к необъективной информации; зависимость последствий принятых хозяйственных решений, основанных на необъективной информации, что может повлечь за собой имущественный ущерб для предприятия; возрастание количества промежуточных звеньев между первоисточником информации и ее пользователем, что ведет к сознательной подтасовке данных и неосознанной интерпретации информации составителем в свою пользу.
Сложности, возникающие в оценке и получении необходимой информации, может устранять служба внутреннего контроля предприятия водного транспорта. Под службой следует понимать организационно-штатную единицу, включающую в себя работника, группу, бюро, отдел, управление, департамент и другой элемент организационной структуры управления (структурное подразделение), специализирующуюся на выполнении комплекса однородных функций управления. В зависимости от масштабов деятельности служба внутреннего контроля может быть представлена внутренним контролером, ревизором, отделом внутреннего контроля или любым другим структурным подразделением, на которое возложены обязанности по выполнению функций внутреннего контроля.
Создание эффективной системы контрольных подразделений достаточно сложная задача и это связано со следующим: многочисленность участков финансово-хозяйственного цикла, которые нуждаются в контроле; высокие профессиональные требования к специалистам по контролю, их квалификация должна, по крайней мере, соответствовать квалификации лиц, деятельность которых проверяется; высокие моральные требования к специалистам по контролю, от качества их работы зависит целесообразность принимаемых руководителем управленческих решений.
Практическая польза от создания службы внутреннего контроля заключается в следующем: позволяет руководству предприятия наладить эффективный контроль за структурными подразделениями; выявить резервы производства и наиболее перспективные направления развития; высокий уровень профессиональной подготовки и глубокое понимание специфики деятельности предприятия позволят выполнять
работникам службы внутреннего контроля консультативные функции в отношении финансово-экономической и бухгалтерской служб.
Создание службы внутреннего контроля сложный процесс, требующий решения ряда организационно-технических проблем. Организацию службы контроля рекомендуется проводить по следующим этапам:
Во-первых, критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования предприятия, принятого ранее плана действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, организационной структурой, а также с ее возможностями.
Во-вторых, разработка документов - положений о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данного предприятия. Документальное закрепление политики предприятия в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования, отраженных в соответствующих пунктах политики.
В-третьих, анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать (уточнить) положение об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют. Установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов работ, услуг, ресурсов, функции управления по этим звеньям. Без такого систематизированного подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев внутреннего контроля предприятия водного транспорта.
В-четвертых, разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.
В-пятых, организация службы оперативного внутреннего контроля.
В-шестых, определение путей совершенствования системы внутреннего контроля с учетом перманентного развития предприятия и непрерывно меняющихся внутренних и внешних условий его функционирования.
Структура службы внутреннего контроля включает в себя совокупность подразделений, укомплектованных персоналом соответствующей квалификации и полномочий, осуществляющих информационное взаимодействие на основе современных 1Т-технологий в виде прямых и обратных связей, имеющих соответствующее материально-техническое и информационное взаимодействие и подчиняющихся исполнительному органу.
Место службы внутреннего контроля в структуре предприятия, численность и квалификационные характеристики кадрового состава, материально-техническое, технологическое, информационное, финансовое обеспечение зависят от многих факторов. Основными из них являются: цели создания, организационно-правовая форма, размеры, ресурсы, масштабы и виды деятельности предприятия, количество обособленных подразделений.
Главная задача формирования организационной структуры службы внутреннего контроля состоит в разработке такой структуры, которая бы гибко реагировала на быстро изменяющиеся макро- и микроэкономические условия. Авторы предлагают организационно-функциональную структуру службы внутреннего контроля (рис.).
Рис. Организационно-функциональная структура службы внутреннего контроля
Данная структура службы внутреннего контроля является наиболее эффективной для предприятий водного транспорта, так как имеет следующие достоинства:
- исходит из целей, задач и стратегии внутреннего контроля. Она позволяет получить ответы на следующие вопросы: каковы долгосрочные и краткосрочные цели предприятия; какую стратегию управления необходимо сформировать для их достижения; какую численность надо иметь для функционирования данной структуры;
- учитывает следующие основные требования: гибкость, мобильность и адаптивность к потребностям информации для управления в современных условиях; относительную простоту; соответствие масштабов внутреннего контроля степени ее эффективности и размерам деятельности; соответствие структуры числу и объему контрольных работ и их характеристикам;
- отвечает условиям оптимальности, оперативности, надежности получения, обобщения и представления информации для принятия решений;
- имеет функциональную ориентацию, которая четко определяет взаимные связи подразделений, границы компетентности, требования к подготовке персонала, ответственность работников за принятие решений в рамках собственных функций и т.д., кроме того, эта структура очень быстро трансформируется в другие структуры управления;
- предусматривает специализацию на проведение проверки и консультационной работы. Это позволяет очень четко определить задачи, права и ответственность конкретных работников в пределах каждой функции.
Деятельность службы внутреннего контроля имеет для руководства и собственников предприятия водного транспорта информационное и консультационное значение, она призвана содействовать оптимизации деятельности предприятия водного транспорта и выполнению обязанностей ее руководства. Одно из актуальных требований, предъявляемых к организации внутреннего контроля - предоставление внутренним пользователям оперативной информации в удовлетворяющем их требованиям объеме при минимально низких затратах. Для успешного функционирования единой информационной
системы об объекте проверки следует решить ряд методологических и организационных вопросов внутри предприятия водного транспорта или отдельно взятой службы внутреннего контроля.
В части методологии следует определить: объем и состав информации для каждого объекта проверки и для каждого этапа проверки, исходя из целей ее проведения; источники информации и порядок их получения; порядок ее документирования и обработки или анализа; порядок хранения и поиска информации.
В части организационных вопросов следует провести следующие мероприятия: распределить ответственность за правильное оформление текущих и постоянных блоков информации; создание банка данных информации на основе систематизированного хранения документов. Подобный банк позволит решать такие задачи, как обеспечение готовых ссылок на повторяющиеся факты (например, финансовые проблемы); определение выводов по тем объектам контроля, по которым необходимо проследить тенденцию изменения или эффективность воздействия контроля и т. п.
Очевидно, что выгода, полученная от использования информации, должна быть больше, чем затраты на обеспечение функционирования системы внутреннего контроля. Функциональность системы внутреннего контроля подтверждается тем, что отчеты специалистов службы внутреннего контроля используются на разных уровнях управления. Имея обратную связь, отчетная информация внутренних контролеров служит базой для корректировки данных бухгалтерского (управленческого и финансового) учета.
На современном этапе развития информационных технологий в основе типологии внутреннего контроля целесообразно рассмотреть существенный признак - уровень автоматизации контроля, определяющий уровень производительности труда и оперативности контроля.
Информационные технологии (от англ. information technology, IT) сегодня представляют собой широкий класс областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных. IT-технологии задействуют компьютеры и программное обеспечение для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Сами информационные технологии требуют системной подготовки, первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с формирования информационных потоков в системах управления предприятия.
Уровень автоматизации может определять тип внутреннего контроля по аналогии с автоматизированной формой бухгалтерского учета. Форма контроля представляет собой способ выражения процедур контроля всех объектов (в том числе их систем) предприятия, тогда как автоматизация контрольных процедур возможна лишь на уровне отдельных объектов или их систем. В этом аспекте представляется целесообразным предложение по выделению специфического объекта оперативного контроля на предприятиях водного транспорта - судно, которое должно на институциональном уровне быть интегрировано в систему внутреннего контроля предприятия водного транспорта. При этом судно по определению военно-морского словаря, плавсредство, используемое в качестве транспортного средства, плавучие причалы, понтоны и т.п. к судам не относятся [1]. В общем случае под термином судно подразумевается любое транспортное средство для перевозки пассажиров или грузов через одно из традиционно неприспособленных для человека пространств - то есть любое, кроме наземного.
Согласно Международным правилам предупреждения столкновений судов в море (International Rules of Preventing Collision at Sea, COLREGS), правило 3а: слово «судно» означает все виды плавучих средств, включая неводоизмещающие суда (например, на воздушной подушке, экранолёты и т.п.) и гидросамолёты, используемые или могущие быть использованными в качестве средств передвижения по воде [2].
С точки зрения Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, судно - это самоходное или несамоходное плавучее сооружение, используемое в целях судоходства, в том числе
судно смешанного (река-море) плавания, паром, дноуглубительный и дноочистительный снаряды, плавучий кран и другие технические сооружения подобного рода [3].
Таким образом, судно как объект оперативного внутреннего контроля представляет собой сегмент деятельности предприятия водного транспорта.
С учетом современного развития информационных технологий, в том числе телекоммуникаций, представляется возможным создание системы оперативного контроля предприятия водного транспорта и судов в процессе оказания транспортных услуг. Дело в том, что особенностью оказания транспортных услуг предприятиями водного транспорта является длительность их осуществления во времени и, как правило, удаленность в пространстве. Таким образом, предложение по синхронизации современных тенденций в IT-технологиях с налаживанием системы оперативного внутреннего контроля представляется логически обоснованным.
С другой стороны, невозможно, например, полностью автоматизировать все стороны контроля качественной и количественной сохранности материальных ценностей; автоматизация контроля взаимоотношений в рабочих коллективах в настоящее время не представляется возможной. Исходя из этого, уровень автоматизации следует рассматривать определителем не форм, а именно типов внутреннего контроля. Исходя из изложенного, целесообразно выделить следующие типы внутреннего контроля: неавтоматизированный, частично автоматизированный, полностью автоматизированный.
Служба внутреннего контроля как контрольно-информационная система должна помогать уполномоченным сотрудникам предприятия принимать решения, касающиеся финансово-хозяйственной деятельности, способствовать повышению эффективности их труда и выполнению ими контрольных функций, в частности контролю сохранности имущества, соблюдения действующего законодательства и установленных на предприятии норм и правил. С помощью службы внутреннего контроля решаются также задачи прогнозирования, внутренней экспертизы и систематического анализа управленческих решений.
Необходимо помнить, что функция внутреннего контроля является не распорядительной, а вспомогательной, информационной. Поэтому особое внимание необходимо обращать на обеспечение максимально возможной независимости службы внутреннего контроля, чтобы в ней могла сформироваться наиболее объективная и полная информация о деятельности предприятия в целом и об отдельных направлениях хозяйствования.
Независимость службы внутреннего контроля тем более важна, что собранные ею сведения, не только служат для принятия управленческих решений, но и являются основой оценки руководителями качества работы сотрудников нижестоящих уровней управления. Поэтому правильность подчинения вспомогательных управленческих структур, действующих в формировании экономической информации, имеет первостепенное значение для службы контроля.
Кроме того, представляется важным, что при организации службы внутреннего контроля в целях экономии средств, обеспечения эффективности ее работы и сохранения конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, деятельность этой службы должна быть строго регламентирована. Качественная и эффективная деятельность службы внутреннего контроля является залогом стабильности и эффективности деятельности предприятий водного транспорта.
Литература
1. Военно-морской словарь. М.: Военное издательство, 1990. 511 с.
2. Международные правила предупреждения столкновений судов в море (International Rules of Preventing Collision at Sea, COLREGS) // Морской портал: [сайт]. URL: http:www.onsea.ru/new/lib/spravka/mppcc_72/index.htm (дата обращения: 11.03.2013).
3. Кодекс внутреннего водного транспорта Российской Федерации от 7 марта 2001 г. № 24-ФЗ (в ред. от 19 июля 2011 г. № 246-ФЗ) // Рос. газ. 2007. 24 окт.
