CC BY
82
Оригинальные исследования
83
УДК 615.12:331
ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ПРИЕМКИ ТОВАРА НА АПТЕЧНОМ ПРЕДПРИЯТИИ
Л.Н. Логунова1, Л.В. Устинова1, В.Н. Сысойкин2
1 Тихоокеанский государственный медицинский университет (690950, г. Владивосток, пр-т Острякова, 2),
2 аптечная сеть «Фармика» (690091, г. Владивосток, ул. Прапорщика Комарова, 29/31)
Ключевые слова: аптека, бизнес-процесс, приемка товара, функционально-стоимостный анализ.
Авторами разработаны методические подходы к оптимизации процесса приемки и распределения товара в аптеках на основе метода функционально-стоимостного анализа. В результате проведенной работы построена функциональная модель процесса, создан и проведен анализ модели стоимости функций процесса, разработаны рекомендации по оптимизации процесса приемки и распределения товара в аптеках.
Резкое снижение рентабельности аптечных предприятий в последние годы обращает менеджеров к поиску наиболее результативных инструментов по снижению затрат. В своем выборе мы остановились на методе функционально-стоимостного анализа (ФСА), который позволяет увидеть нерационально организованные участки бизнес-процессов, снизить временные и стоимостные затраты [1, 5, 8]. Наше внимание было обращено на процесс приемки и распределения товара в аптеке как наиболее перспективный с позиции снижения затрат. В публикациях по данной теме мы не выявили методических подходов к оптимизации процесса приемки и распределения товара в аптеке, что и предопределило наш научный интерес [4, 6, 7].
Целью настоящего исследования стала разработка методических подходов к оптимизации процесса приемки и распределения товара в аптеке на основе метода ФСА.
Материал и методы. Для реализации цели исследования были поставлены следующие задачи: описание процесса приемки и распределения товара в виде функциональной модели, анализ модели стоимости процесса и разработка рекомендаций по его оптимизации. Для исследования было взято пять аптек одной сети (условно - А, Б, В, Г и Д). Информация о процессе собиралась и анализировалась с помощью анкетирования, интервьюирования, наблюдения, экспертной оценки, инструментов статистического анализа, функционального моделирования бизнес-процессов, хронометража, инструментов контроля качества (метод Парето, матрица значимости, функционально-стоимостная диаграмма). Источниками информации являлись бухгалтерские годовые балансы (5), кадровые, процессные документы за 2010 год, сотрудники аптек (22).
Результаты исследования. Сформирована функциональная модель процесса приемки и распределения товара в аптеке в стандарте IDEF0, которая позволила увидеть структуру процесса и определить его основные функции [2, 3]: прием товара от поставщика, распаковка товара, проверка товара по количеству и качеству,
Логунова Любовь Николаевна - канд. фарм. наук, ассистент кафедры фармации ТГМУ; e-mail: [email protected]
формирование розничной цены, маркировка товара (нанесение оригинального штрихового кода на упаковку), оформление ценников, оформление документов, доставка товара в отделы продаж.
Для каждой из перечисленных функций созданы модели стоимости как в суммовом выражении, так и в относительных величинах. С помощью диаграммы Парето выявлены наиболее затратные с позиции расходов функции: формирование розничной цены (39 %), маркировка товара (20 %), оформление документов (13 %). Анализ функций показал, что для сотрудников аптек наиболее значимыми являлись следующие функции: «проверка товара по количеству и качеству» -19 %, «формирование розничной цены» -18 %, «оформление документов» - 15 % респондентов. Сопоставление диаграммы Парето и матрицы значимости позволило дифференцировать функции, у которых относительная стоимость превышала их функциональную значимость (рис. 1): это функции «формирование розничной цены» (стоимость - 39 %, функциональная значимость - 18 %) и «маркировка товара» (стоимость - 20 %, функциональная значимость - 13 %). Поэтому данные функции стали объектами дальнейшего анализа и оптимизации.
Структуризация функции «формирование розничной цены» показала, что основную долю временных затрат (76 %) в данной функции занимал этап установления цены для каждой позиции товара (рис. 2). На момент исследования данная функция зависела
40
30
20
10
39
Стоимость
Значимость
18 20 19
15
13 13
12
767 22
I II III IV V VI VII VIII IX
Рис. 1. Сравнительный анализ стоимости и значимости функций процесса приемки и распределения товара в аптеке:
I - формирование розничной цены, II - маркировка товара, III - оформление документов, IV - проверка товара по количеству и качеству, V - контроль за работой отдела приемки, VI - распаковка товара, VII - прием товара от поставщика, VIII - доставка товара в отделы продаж, IX - распечатка и оформление ценников.
%
8
6
5
3
84
Тихоокеанский медицинский журнал, 2013, № 2
sC
6C
4C
2C
%
76
11
4 11
2 2
■ I II II ■■
I II III IV
V VI
Рис. 2. Средние затраты времени на операции функции «формирование розничной цены»:
I - поиск электронной накладной в базе данных, II - сверка суммы, даты оплаты, номера документа фактического с электронным, III -определение соответствия позиции товара с электронной накладной, IV - установление уровня торговой наценки, V - установление розничной цены для каждой позиции, VI - печать штрих-кодов.
от человеческого фактора, так как не была полностью автоматизирована.
Основным результатом процесса «приемки и распределения товара» являлся подготовленный к реализации и доставленный в отделы продаж товар - т.е. товар, соответствующий по качеству и количеству, с оригинальным аптечным штриховым кодом и розничной ценой. Поэтому стоимость продукта процесса приемки и распределения товара в аптеке можно определить как стоимость одной упаковки товара и стоимость одной позиции товара. В наших исследованиях стоимость упаковки и позиции была переведена в базисные индексы затрат на 1 упаковку товара и на 1 позицию товара. При этом наибольший показатель индекса затрат на 1 упаковку товара выявлен в аптеке Б (2,9) и показатель индекса затрат на 1 позицию товара в данной аптеке тоже достиг максимальных значений (10,4). Вследствие этого внимание исследователей было привлечено к аптеке Б.
В данной аптеке процесс приемки товара организован аналогично таковому в аптеке А, но аптеки отличались показателями процесса товародвижения (объемом продаж, объемом закупа товара в упаковках и в позициях). Объем продаж, объем закупа товара в позициях и упаковках в аптеке Б был меньше, чем в аптеке А, на 44, 41, и 53 % соответственно. Изучив структуру затрат процесса в аптеках А и Б, мы определили, что расходы на заработную плату в аптеке Б (75,5 %) превышали данные расходы в аптеке А (66,9 %).
Обсуждение полученных данных. В рамках нашего исследования сформирован ряд рекомендаций: оптимизация численности персонала в аптеке Б через сокращение 0,5 штатной единицы позволит снизить расходы на процесс на 9 %, расходы на 1 упаковку и на 1 позицию на 10,3 и 9,6 % соответственно; автоматизация процесса ценообразования за счет операции «установление розничной цены для каждой позиции»,
в результате чего ожидается сокращение временных затрат до 50 %, снижение стоимостных затрат на функцию «формирование розничной цены» на 13 % и на весь процесс в целом - на 10 %; ликвидация функции аптечной маркировки товара за счет считывания заводского штрихового кода позволит снизить стоимость процесса в целом до 20 %.
Результатом настоящего исследования стала разработка методических подходов к оптимизации процесса приемки и распределения товара в аптеках на основе метода ФСА: построение функциональной модели процесса, создание и анализ модели стоимости функций процесса, разработка рекомендаций по оптимизации процесса в исследуемых аптеках.
Используемые методические подходы на основе метода функционально-стоимостного анализа позволили увидеть нерационально организованные функции в процессе, разработать рекомендации к снижению затрат и могут быть использованы как элемент комплексного подхода к оптимизации процесса товародвижения в аптеках.
Литература
1. Кузьмин А.М. Рабочий план проведения ФСА. // Корпоративный менеджмент. URL: http://www.cfin.ru/management/ controlling/fsa/stages.shtml (дата обращения 16.10.2010).
2. Курьян А.Г. Функциональное моделирование на базе стандартов IDEF 0: методические рекомендации. Минск: Ориентсофт, 2002. 35 с.
3. Методология функционального моделирования. Р50.1.028-2001. М.: Госстандарт России, 2000. 54 с.
4. Неволина Е.В., Ломадуров В.Ф. Процессный подход к управлению аптекой // Российские аптеки. 2008. № 3 (113). С. 14-19.
5. Рыжова В. ФСА (функционально-стоимостной анализ). М.: ЭКСМО, 2009. 240 с.
6. Третьякова Е.А. Функциональная и процессная структуры фармацевтической организации // Фармация. 2006. № 2. С. 50-52.
7. Третьякова Е.А. Функционально-стоимостное управление бизнес-процессами фармацевтических организаций // Ремедиум. 2006. № 7. С. 45-46.
8. Функционально-стоимостной анализ деятельности предприятия как методическая основа оценки результативности и эффективности менеджмента качества / А.Г. Курьян, П.С. Се-ренков, Д.С. Ярошевич, О.А. Ленкевич // Информационный центр «Качество» Белорусского национального технического университета. URL: http://bntu.org/articles/management/45-fsa. html (дата обращения 27.03.2011).
Поступила в редакцию 12.02.2012.
optimising the product acceptance process
AT PHARMACY
L.N. Logunoval, L.V. Ustinoval, V.N. Syisoikin2 1 Pacific State Medical University (2 Ostryakova Av Vladivostok 690950 Russian Federation), 2 network of pharmacies ‘Pharmica’ (29/31 Praporschika Komarova St. Vladivostok 690091 Russian Federation)
Summary - The authors have elaborated the methods of optimising the process of product acceptance and distribution at pharmacies based upon cost-effectiveness analysis methodology, and constructed a function-based model and elaborated recommendations on how to optimise the product acceptance and distribution process in pharmacies.
Key words: pharmacy, business process, product acceptance, cost-effectiveness analysis.
Pacific Medical Journal, 2013, No. 26 p. 83-84.
5
