Определяющий фактор внедрения сэд Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

СИМВОЛ НАУКИ ISSN 2410-700X № 5 / 2018.

the international language of communication. References

1. Baugh, A. C. A history of the English language. 5-th edition / Albert C. Baugh, Thomas Cable. Routledge, 2002. 447 p.

2. Collins English dictionary. [Электронный ресурс]. URL: https://www.collinsdictionary.com (Дата обращения: 11.04.2018).

3. Garner Black's Law Dictionary / Garner B. A. St. Paul, Minn. West Group. Second pocket Edition, 2001.

4. Kolarkova O.G., Ipatova I.S., Savina A.A. Latinisms in English Legal terminology // Балтийский гуманитарный журнал. Т.7. №1(22). 2018. С. 89-92.

5. Shitvova S.M., Kolarkova O.G. English as the chain of various loanwords // Наука и мир. Т.3. №12(40). 2016. С.43-45.

6. Астапенко П.Н., Дербичева Е.Ю. Латинский язык. Юридическая терминология: Учеб. пособие / Под общей редакцией профессора С.А. Дербичевой. М.: ЮИ МВД РФ, Книжный мир, 2009. 96 с.

7. Ахтерова О. А., Иваненко Т. В. Латинский язык : учеб. пособие для вузов. М.: ЗАО «Финстат-информ», 1999. 198 с.

8. Скорина Л.П., Чуракова Л.П. Латинский язык для юристов: Учебное пособие / Под редакцией С.В. Семчинского. М.: ЛПА Кафедра-М, 2008. 445 с.

© Polikarpova M.A., 2018

УДК 004

Г.А. Радионова

магистрант 2 курса БФУ им. И.Канта, Г. Калининград, РФ E-mail: [email protected] Научный руководитель: С.Н. Бабулевич канд. филол. наук, доцент, БФУ им. И. Канта,

г. Калининград, РФ E-mail: [email protected] И. С. Радионов студент 3 курса БФУ им. И.Канта, Г. Калининград, РФ E-mail: [email protected]

ОПРЕДЕЛЯЮЩИЙ ФАКТОР ВНЕДРЕНИЯ СЭД

Аннотация

Эффективность внедрения СЭД в деятельность сотрудников ДОУ в организациях и на предприятиях бесспорна. Но существуют некоторые объективные факторы, препятствующие повсеместной автоматизации работы с документами посредством СЭД. На примере анализа экономических возможностей госсектора, крупного, среднего и малого бизнеса раскрывается экономический фактор внедрения СЭД.

Ключевые слова:

документ, электронный документооборот, СЭД, внедрение, экономический фактор.

Документы - это информационная основа любого предприятия, организации. Документ будет обладать юридической силой и сможет использоваться только при выполнении относительно него ряда делопроизводственных действий.

СИМВОЛ НАУКИ ISSN 2410-700X № 5 / 2018.

Работа с документами подразумевает совершение большого комплекса операций. Это регистрация входящих, исходящих и внутриорганизационных документов, подписание, согласование, отправка, формирование их в дела, определение сроков хранения, передача в архив либо уничтожение. Если работа не организована или организована неправильно, есть вероятность не справиться с потоком документов - ни найти, ни отследить, ни сохранить и т.п.

Современное производство и бизнес устанавливают соответствующие правила в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ). Знания, касающиеся ДОУ, становятся необходимыми для сотрудников всех звеньев. Обладая определенными профессиональными навыками, специалист на предприятии должен иметь хотя бы минимальное представление о работе с документами, уметь выполнять определенный комплекс операций в соответствии с существующими нормами, стандартами, законодательством.

На сегодняшний день в бизнесе автоматизация документооборота стала необходимостью, так как конкуренция на рынке диктует свои правила. Автоматизация дает возможность ускорения работы, возможность опережения конкурентов в решении вопросов или принятии решений.

Авторы статьи поставили целью разобраться, насколько , каким образом и на каком предприятии внедрение СЭД поможет оптимизировать работу сотрудников ДОУ. Отечественное бумажное делопроизводство объемно и громоздко. Дело, мы полагаем, в самом устройстве системы - на каждый шаг должна быть согласованная и подписанная «бумага», т.е., документ. В силу того, что система эта выстраивалась и использовалась не один десяток и даже не одну сотню лет, бюрократизм прочно укрепился в сознании людей и скоро отойти от него просто невозможно. Этим объясняется и проникновение бюрократических принципов в частный бизнес: чтобы согласовать документ с учетом устройства иерархической лестницы организации требуется не один день, при этом велика вероятность потери документа, несвоевременной отправки, срыва сроков исполнения. Как результат - недовольство клиентов, снижение эффективности управления, потеря прибыли. Как инструмент, способный исправить такое положение вещей, были разработаны и созданы системы электронного документооборота (СЭД).

Первые СЭД появились в нашей стране в конце прошлого столетия. Внедрялись они для работы с документами «на самых верхах», для обслуживания работы руководства партии и правительства. Позднее Аппарат Президента СССР и Администрация Президента РФ стали использовать эту систему.

Для реализации задач компьютеризации госаппарата еще в 2002 г. появилась Федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002 - 2010 годы), ее идеи вошли и в Концепцию формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, Стратегию развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года и др.

В феврале 2011 г. появился План по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденный распоряжением Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р. Предполагалось, что в течение 2012 г. практически все федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ) завершат работы по модернизации и созданию своих СЭД. При этом средняя стоимость работ в одном ФОИВ может колебаться от 5 до 30 и более млн руб., а общие планируемые расходы на создание, развитие и эксплуатацию СЭД составляют на 2012 г. - 1 326 928,5 тыс. руб. Прорабатывался вопрос создания единой государственной СЭД (ЕСЭД) с использованием облачных технологий на принципах программного обеспечения как услуги (Software as a Service), когда функции СЭД для многих ведомств будут реализовываться одним центром через сеть Интернет. [1]

В 2016-2017 годах произошли важные законодательные изменения, которые в корне изменят подход к внедрению ИТ в госструктурах. В 2016 году вышло распоряжение Правительства РФ от 26 июля 2016 года №1588-р, обязавшее к переходу на отечественное офисное ПО Федеральные органы исполнительной власти и государственные внебюджетные фонды. Кроме того, очень мощный толчок рынку дали дополнительные требования к офисному ПО, утвержденные постановлением Правительства РФ №325 от 23 марта 2017 года, и последовавшие в июле этого же года методические рекомендации по переходу госорганов на отечественное ПО, утвержденные Минкомсвязи. [2]

СИМВОЛ НАУКИ ISSN 2410-700X № 5 / 2018.

Стоит отметить, что немалые суммы затрат окупают себя экономией времени, денег, отсутствием моральных издержек - «бюрократизм как форма государственного издевательства» изживает себя. К настоящему времени автоматизируются процессы работы с документами не только в органах власти, а в крупных государственных учреждениях и на госпредприятиях разных отраслей. На сайтах компаний-разработчиков в статистических разделах можно найти множество примеров тому.

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Научный центр по комплексным транспортным проблемам Министерства транспорта Российской Федерации» координирует работу организаций, которые развивают транспортную систему страны. Под его руководством объединяют усилия научно-исследовательские и проектные организации, а также специалисты отрасли. В последние годы «НЦКТП Минтранса России» занимался разработкой транспортной стратегии страны, федеральной целевой программы «Развитие транспортной системы» и концепции автоматизированной системы управления транспортным комплексом. Также в задачи организации входит подготовка унифицированной финансовой модели инвестпроектов в сфере транспорта и подходов к их оценке. Центру требовалось упорядочить регистрацию и хранение документов, ускорить рабочие процессы, автоматизировать постановку и контроль выполнения поручений. После сравнения характеристик различных СЭД он остановился на системе ТЕЗИС. Ее функциональность полностью отвечает задачам центра. [3]

17 февраля 2018 года вступило в силу постановление Правления ПФР от 11 января 2018 г. № 3п, устанавливающее порядок, условия и формат направления в электронном виде страхователю форм документов, используемых в целях привлечения их к ответственности, предусмотренной ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон № 27-ФЗ). Согласно постановлению, формы документов, используемых в целях привлечения к ответственности, направляются страхователю территориальными органами ПФР не на бумажном носителе, а в электронном виде. Речь идет о таких документах, как: акт о выявлении правонарушения в сфере законодательства РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования (далее - ОПС);

решение о привлечении страхователя к ответственности за совершение указанного правонарушения; решение об отказе в привлечении страхователя к ответственности; требование об уплате финансовых санкций;

уведомление об устранении ошибок и (или) несоответствий между представленными страхователем сведениями и сведениями, имеющимися у ПФР (постановление Правления ПФР от 23 ноября 2016 г. № 1058п).

Формы указанных документов создаются в электронном виде, подписываются квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника территориального органа ПФР и направляются в адрес страхователя в зашифрованном виде. Датой их направления будет считаться дата отправки в адрес страхователя, а датой получения - дата доставки, указанная в подтверждении получения информационной системой страхователя. [4]

Приведенные выше примеры подтверждают нашу мысль о том, что госсектор имеет необходимость, возможность и ресурсы для того, чтобы перевести свой документооборот в его электронный вид с помощью СЭД.

Таким образом, проанализировав использование СЭД госструктурами и госпредприятиями, смело можно говорить о том, что это дорого, но выгодно и однозначно оправдывает затраты.

Теперь рассмотрим частный бизнес. Применение СЭД крупными и средними компаниями в России постепенно становится массовым. Как показало исследование информационно-аналитической службы Docflow, в 2014 году 56% компаний полностью внедрили СЭД, а 40% находились в процессе внедрения. К началу 2015 года только 2% компаний не использовали и не планировали использовать в своей работе те или иные виды СЭД[5].

Есть ли смысл внедрения, и чем определяется необходимость и желание компаний внедрять СЭД? Естественно, экономической выгодой. Компания DIRECTUM выделила основные эффекты при использовании СЭД на предприятии. И они есть, но напрямую зависят от того, крупное ли это предприятие

СИМВОЛ НАУКИ ISSN 2410-700X № 5 / 2018.

с отдельными филиалами или небольшое, базирующееся в одном помещении. В цифрах это выглядит следующим образом: крупное предприятие снизит материальные затраты - на 20%; малое - на 5%. Экономия на базовых процессах - исходящие и входящие документы, организационно-распорядительный документооборот, контроль исполнения поручений: небольшая компания - от 8 до 15%; крупное предприятие - до 50%. Отдельно рассматривается процесс согласования и исполнения поручений. Здесь экономия может составить от 6% до 23% в зависимости от структуры и величины компании и стиля ее работы. Чем более формализованы процессы в компании, тем выше будет эффект. Экономия на конкретных операциях, не привязанных к процессам, - поиск документов, обеспечение доступа к ним и т.д. - от 3 до 24% в зависимости от стиля работы с документами и от организации системы их хранения. Если создать общедоступное хранилище электронных документов с четко прописанными регламентами работы и хранения, правами доступа к ним, то эффект для компании будет максимальным. Снижение рисков. Этот эффект касается стратегических показателей и меньше всего поддается формальному расчету. В некоторых случаях СЭД позволяет снизить риски просрочки согласования и заключения договоров до 60%. По оценкам экспертов, внедрение СЭД на предприятии окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 3 лет[6].

То есть, эффективность управления и экономическая выгода явно прослеживаются при внедрении СЭД на крупных предприятиях. Компании будут ощущать оптимизацию процессов работы с документами, при этом вложения не будут для них столь ощутимы.

Но не стоит забывать о том, что бизнес- это не только крупные организации. В России количество предприятий малого и среднего бизнеса неуклонно растет. В России количество предприятий малого и среднего бизнеса неуклонно растет. Например, рост таких предприятий за шесть месяцев, к началу 2017 года составил 7.3%. Это более 400 тыс. новых компаний. И выгодно ли этим компаниям внедрять СЭД, стоит ли игра свеч? Как правило, здесь ограничиваются использованием набора отдельных операций «Предприятие 1С», электронным ключом для обмена документами с банком и т.д. Это экономически выгодно. Но внедрение СЭД для малых предприятий удовольствие очень дорогое, подчас неподъемное по затратам и, надо сказать, не являющейся жизненно важной необходимостью. СЭД - это удобно, это имеет множество преимуществ по сравнению с бумажным документооборотом, это современно и продвинуто. И можно закрыть глаза на все проблемы и трудности, которые возникают при внедрении СЭД. Но главное, на наш взгляд, что тормозит развитие внедрения СЭД, это все-таки высокая цена.

Мы проанализировали мнения ведущих специалистов рынка СЭД из разных компаний. Вопрос был сформулирован следующим образом: «Как изменится российский рынок СЭД/ЕСМ в течение ближайших 5 лет?»

«...В ближайшие 5 лет мы ожидаем, что переход к МКДО станет массовым. Будет развиваться законодательство в области электронного обмена и долговременного хранения первичных документов. Благодаря цифровой трансформации станет больше электронного контента и меньше бумажного».

Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum

«.Обмен документами будет осуществляться все больше в электронном виде. Появится возможность полностью перейти к работе с мобильных устройств. Мобильное устройство будет использоваться не только как аппарат для работы в веб-клиентах систем, но и как инструмент, например, для распознавания документа по фотографии с последующей регистрацией в системе.»

Владимир Кохан, коммерческий директор «Диджитал Дизайн»

«Трудно предсказывать на такие сроки в современном мире. Рынки сейчас существуют в режиме agile - от одной революции до следующей. Очевидно одно - рынок вырастет в разы, бумажный документооборот полностью уйдет в прошлое».

Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн»[7]

Главным из выше приведенного, на наш взгляд является следующее. СЭД будет внедряться повсеместно, на каждом предприятии, только после того, как будет упразднена рекомендательная форма, а взамен ей придет законодательная. Как это было с налоговыми декларациями. Но здесь, несомненно, собственникам частного бизнеса потребуется помощь государства, особенно предприятиям малого и среднего сектора. Потому что сейчас, на наш взгляд, соотношения «выгода - цена» и «цена - выгода»

СИМВОЛ НАУКИ ISSN 2410-700X № 5 / 2018.

являются определяющими в вопросе внедрения или невнедрения СЭД. Список использованной литературы:

1. https://www.sekretariat.ru/article/210322-qqe-16-m5-vnedrenie-sed- v-gosudarstvennyh-strukturah-proЫemy-i-регерекйуу

2.http://www.tadviser.ru/mdex.php/Статья:СЭ1Д_(рынок_России)

3. http://www.docflow.ru/news/news/detail.php?ID=32743

4. https://www.garant.ru/news/1185463/

5. http://ecm-journal.ru/mustknow

6. http://www.directum.ru/price

7. http://www.tadviser.ru/index.php/Статья: СЭД_(рынок_России)

8.Бобылева М.П. Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. М.: Издательский дом МЭИ, 2010.

9. Князева Т. В. Системы электронного документооборота: анализ и выбор : справочно-методическое пособие - Москва : Гильдия управляющих документацией, 2010.

10. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник: для студентов вузов/ И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт: ИД Юрайт, 2011

© Радионова Г.А., Радионов И. С., 2018