Оформление путевых листов — судебная практика Текст научной статьи по специальности «Право»

© 2011 г.

Р.А. Митрофанов

ОФОРМЛЕНИЕ пуТЕВых ЛИСТОВ судебная практика

Митрофанов Роман Алексеевич - партнер компании Miro Consulting (налоговый департамент)

(E-mail: [email protected])

Аннотация. В рамках проверок расходов на автотранспорт налоговые органы очень часто обращают внимание на правильность заполнения путевых листов и при ненадлежащем их заполнении отказывают в признании затрат на ГСМ при исчислении налога на прибыль или в вычете по НДС при приобретении транспортного средства индивидуальным предпринимателем и в некоторых других случаях. Таким образом, пристальное внимание к наличию и оформлению путевых листов будет уделено не только при проверке транспортной инспекцией, но и налоговыми органами. В статье рассмотрены типичные нарушения в порядке заполнения путевых листов, приведены примеры административной и налоговой ответственности.

Ключевые слова: путевой лист, административная ответственность, налоговая ответственность, судебная практика.

На основании положений п.14 ст. 2 Транспортного устава1, путевой лист - это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя . Пунктом 2 ст. 6 Транспортного устава запрещается осуществление перевозок пассажиров, багажа и грузов без оформления путевого листа на транспортное средство . За нарушение этого требования установлена ответственность в виде предупреждения или штрафа в размере 100 руб . (п. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Путевой лист наряду с документом, удостоверяющим личность водителя, должен быть предъявлен водителем при приеме груза для перевозки (п. 1 ст. 10 Транспортного устава).

Формы путевых листов

Согласно Федеральному закону от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ) и Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее - Постановление № 78) в качестве оправдательных первичных документов хозяйственных операций, производимых юридическими лицами, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, могут использоватся путевые листы грузового автомобиля и товарно-транспортные накладные .

На основании положений п. 1 ст. 6 Транспортного устава обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов устанавливаются Министерством транспорта РФ .

1 Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11. 2007 № 259-ФЗ).

До 2008 года организации, как осуществляющие, так и неосуществляющие автомобильные перевозки и оказывающие транспортные услуги, применяли общие для всех типовые межотраслевые формы путевых листов (утв . Постановлением № 78). Ранее были попытки «узаконить» обязательность заполнения типовых межотраслевых форм путевых листов, которые вменялись бы только специализированным и автотранспортным предприятиям (письма Министерства финансов РФ от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129) . Другие организации могли утвердить свою форму первичного учетного документа с соблюдением требований ст. 9 Закона № 129-ФЗ. В то время Минфин России придерживался мнения, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода . То есть, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет расхода ГСМ и учет отработанного времени, то составленный с такой периодичностью путевой лист, с приложением к нему других оправдательных документов (например, кассовых чеков с заправочных станций), может подтверждать расходы на ГСМ . В свою очередь после вступления в силу приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее - Приказ № 152), принятого во исполнение положений Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, путевой лист должен оформляться лишь на один день или срок, не превышающий одного месяца .

Далее, в письме от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 представители Минфина России уточнили вопрос по оформлению путевых листов, содержащих обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса, и указали, что документ, составленный по данной форме, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ . Таким образом, организации, эксплуатирующие автотранспорт, могут либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные Постановлением № 78, либо разработать и утвердить в качестве приложения к приказу об учетной политике для целей бухгалтерского учета собственную форму путевого листа с соблюдением требований Приказа №152 и ст. 9 Закона № 129-ФЗ.

Примерная форма путевого листа:

Путевой лист

Место для штампа грузового автомобиля _____________ N________

организации серия

Организация

(срок действия путевого листа;

(наименование, адрес и номер телефона;

Марка

автомобиля ________________________

Государственный

номерной знак ______________________

Водитель ___________________________

(Фамилия, имя, отчество) Удостоверение N _____ Класс ________

Прицеп

(марка;

Государственный номерной знак __

Работа водителя и автомобиля

Операция Время Показания одометра, км Подпись Ф.И.О. уполномоченного лица

число месяц ч мин.

1 2 3 4 5 6 7 8

Выезд из гаража

Возвращение в гараж

Медицинский осмотр

Операция Время Отметка о состоянии здоровья Подпись Ф.И.О. уполномоченного лица

число месяц ч мин.

9 10 11 12 13 14 15 16

Выезд из гаража

Возвращение в гараж

Маршрут движения

Дата Адрес пункта Наименование груза

погрузки разгрузки

17 18 19 20

Таким образом, в настоящее время организации, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи, руководствуются Приказом № 152, которым определены реквизиты, считающиеся обязательными для путевого листа:

- наименование и номер путевого листа;

- сведения о сроке действия путевого листа;

- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

- сведения о транспортном средстве;

- сведения о водителе .

В состав сведений о транспортном средстве входят показания одометра (спидометра), дата (число, месяц, год) и время (часы и минуты) выезда транспортного средства из гаража и его заезда в гараж (п.п. 6 и 13 Приказа №152), а в состав сведений о водителе - дата и время проведения предрейсо-вого и послерейсового медицинского осмотра водителя (п.п. 7 и 16 Приказа №152).

Итак, рассмотрим более детально, какие последствия могут наступить при отсутствии или неправильном оформлении путевых листов .

Отсутствие путевых листов

Кроме того, что лишь при наличии путевого листа водитель вправе управлять транспортным средством, принадлежащим работодателю, путевые листы, как указывалось выше, являются своего рода документом подтверждающим расходы организации или индивидуального предпринимателя на списание ГСМ, используемого для эксплуатации автотранспорта

Так, например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 19.01.2005 по делу № А13-5025/04-14 отмечено, что налоговая инспекция правомерно привлекла общество к ответственности за грубое нарушение правил учета расходов и доходов и объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов - путевых листов, подтверждающих расходы по списанию топлива, используемого для эксплуатации легкового автомобиля, поскольку представленные обществом путевые листы были составлены с нарушением действующего законодательства . Аналогичная позиция выражена судом в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 10.06.2003 № Ф08-1894/2003-715А, в котором указано, что истец не представил путевые листы, иные документы, подтверждающие факт использования арендованного автомобиля в коммерческих целях, из которых можно установить километраж и расход горюче-смазочных материалов при использовании указанного автотранспортного средства, поэтому суд сделал правомерный вывод о том, что расходы на приобретение горюче-смазочных материалов и не могут быть отнесены на себестоимость продукции (работ, услуг).

Что касается индивидуальных предпринимателей, то необходимо напомнить читателю, что до введения в действие Приказа № 152 для индивидуальных предпринимателей действовал отдельный порядок учета и оформления путевых листов, который предусматривал ведение еще и Журналов регистрации этих путевых листов (приказ Минтранса России от 30.06.2000 № 68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте» (далее - Приказ № 68)).

Напомним, что Журнал регистрации путевых листов автотранспортных средств индивидуального предпринимателя (далее - Журнал регистрации) - документ, в который заносятся данные по каждому автотранспортному средству при использовании его для осуществления предпринимательской деятельности:

• учетный номер путевого листа;

• государственный регистрационный номер;

• Ф .И.О . лица, управляющего автотранспортным средством;

• дата и время выезда на линию;

• дата и время окончания работы на линии .

На основании п .п .12 и 13 Приказа № 68, предприниматели, а также лица, специально ими назначенные, при оформлении путевой документации обязаны обеспечивать достоверность и полноту заполнения реквизитов путевых листов и Журнала регистрации . Проверка соблюдения установленного Порядка заполнения путевых листов и Журнала регистрации осуществляется органами Российской транспортной инспекции. По требованию органов Российской транспортной инспекции предприниматели обязаны представить для проверки путевые листы и Журнал регистрации .

Журнал регистрации должен храниться предпринимателем в течение пяти лет после даты последней записи . Таким образом, в настоящее время наличие журналов в качестве доказательства произведенных расходов в прошлых периодах (до 2009 года) все еще будет актуально, что подтверждает и достаточно свежая судебная практика по этому вопросу Так, в постановлении ФАС Уральского округа от 12.02.2009 № Ф09-400/09-С3 по делу № А47-8080/07 отмечено, что в удовлетворении требования о признании недействительным решения налогового органа в части непринятия в состав расходов и в число вычетов по НДС сумм по приобретению заявителем личных транспортных средств отказано правомерно, поскольку представленные предпринимателем документы не содержат реквизитов, подтверждающих факт использования автомобилей в целях осуществления предпринимательской деятельности, журнал регистрации путевых листов автотранспортных средств в материалы дела также не представлен

Типичные нарушения в порядке заполнения путевых листов

Практика проверок порядка заполнения путевых листов показывает, что, как правило, в типовых формах № 3 «Путевой лист легкового автомобиля», 3 спец. «Путевой лист специального автомобиля», 4 «Путевой лист легкового такси», 4-С «Путевой лист грузового автомобиля», 4-П «Путевой лист грузового автомобиля», 6 «Путевой лист автобуса», 6 спец . «Путевой лист автобуса необщего пользования», не заполняются все необходимые реквизиты, такие, как например, номер водительского удостоверения, либо отсутствует подпись водителя, принявшего автомобиль и/или подпись лица, производящего медосмотр .

Часто в разделах «Работа водителя и автомобиля» и «Движение горючего» не указывается остаток горючего при убытии и возвращении, показания спидометра или указывается одно и то же значение при выезде в разных путевых листах за разные дни или может указываться разное количество топлива расходуемого по норме одним и тем же автомобилем, не указываются дата и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку, в разделе «Задание водителю» не указывается количество ездок, расстояние и масса груза .

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и устанавливаются Приказом № 152. На основании положений параграфа IIданного документа, обязательные реквизиты путевого листа, кроме прочего, должны включать в себя сведения о транспортном средстве - грузовой или легковой или спец автомобиль, модель, государственные регистрационные номера, а в случае если автомобиль используется с автомобильным прицепом, то и сведения об автомобильном полуприцепе, - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа .

Обязательные реквизиты путевого листа кроме прочего должны включать в себя показания спидометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо), а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку

В свою очередь, сведения о водителе должны включать в себя дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя . Данные о медицинском осмотре водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества .

Примеры административной ответственности

По примерам судебной практики можно проследить, какие последствия в форме административной и налоговой ответственности могут наступить для организации при неправильном оформлении путевых листов

Например, по заявлению Управления государственного автодорожного надзора к административной ответственности по ч. 3 ст. 14.1 КоАП РФ было привлечено Общество за предпринимательскую деятельность по осуществлению пассажирских перевозок с нарушением условий, предусмотренных лицензией

Как отмечено в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 22.04.2010 по делу № А31-8013/2009, усмотрев в действиях Общества признаки состава административного правонарушения, предусмотренного ч. 3 ст. 14.1 КоАП РФ, выразившегося в нарушении Положения о лицензировании перевозок пассажиров автомобильным транспортом, оборудованным для перевозок более восьми человек (утв. Постановлением Правительства РФ от 30.10.2006 № 637), управление составило протокол об административном правонарушении и обратилось в арбитражный суд с заявлением о привлечении Общества к административной ответственности.

Управлением государственного автодорожного надзора были выявлены факты нарушения Обществом порядка заполнения путевых листов относительно сведений одометра (спидометра) и времени фактического возвращения автотранспорта в гараж

В рассматриваемом случае суд исследовал доказательства, представленные Управлением, и пришел к выводу о том, что Общество не приняло всех зависящих от него мер по соблюдению лицензионных требований и условий при осуществлении перевозок пассажиров .

Как отмечено в Постановлении, осуществление предпринимательской деятельности с нарушением условий, предусмотренных специальным разрешением (лицензией), влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей; на должностных лиц -от трех тысяч до четырех тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей .

Довод Общества о том, что суды необоснованно не применили малозначительность в отношении фактов нарушения им порядка заполнения путевых листов, судом округа был отклонен . Как указал суд, согласно ст. 2.9 КоАП РФ при малозначительности совершенного административного правонарушения судья, орган, должностное лицо, уполномоченные решить дело об административном правонарушении, могут освободить лицо, совершившее административное правонарушение, от административной ответственности и ограничиться устным замечанием. Пленум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в п.18 постановления от 02.06.2004 № 10 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при рассмотрении дел об административных правонарушениях» разъяснил, что при квалификации правонарушения в качестве малозначительного судам необходимо исходить из оценки конкретных обстоятельств его совершения . Малозначительность правонарушения имеет место при отсутствии существенной угрозы охраняемым общественным отношениям. Такие обстоятельства, как, например, личность и имущественное положение привлекаемого к ответственности лица, добровольное устранение последствий правонарушения, возмещение причиненного ущерба, не являются обстоятельствами, свидетельствующими о малозначительности правонарушения . Данные обстоятельства в силу ч. 2 и 3 ст.4.1 КоАП РФ учитываются при назначении административного наказания . При этом в п.18.1 (введен постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 20.11.2008 № 60) указано, что квалификация правонарушения как малозначительного может иметь место только в исключительных случаях и производится с учетом положений п .18 применительно к обстоятельствам конкретного совершенного лицом деяния В данном случае суды не усмотрели в спорном бездействии Общества признаков малозначительности При этом суды учли фактические обстоятельства совершения Обществом правонарушения в целом, в связи с чем назначили ему наказание в наименьшем размере санкции, установленной для юридических лиц в ч. 3 ст. 14.1 КоАП РФ. К тому же Пленум Верховного Суда Российской Федерации в п. 21 Постановления от 24.03.2005 № 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении КоАП РФ» разъяснил, что судья не вправе назначить наказание ниже низшего предела, установленного санкцией соответствующей статьи . Таким образом, суды обоснованно удовлетворили требование Управления и привлекли Общество к административной ответственности в виде штрафа в размере 30 000 рублей .

Аналогичные выводы по подобным ситуациям содержатся в постановлениях ФАС ВСО от 19.05.2005 № А58-5503/04-Ф02-2161/05-С1, ФАС ДО от 14.09.2009 № Ф03-4636/2009 по делу № А59-1403/2009, ФАС ДО от 16.03.2005 № Ф03-А51/04-2/4272 в ФАС ДО от 09.02.2005 № Ф03-А51/04-2/4001 и др .

Примеры налоговой ответственности

Как уже упоминалось выше, кроме органов транспортной инспекции не менее пристальное внимание к оформлению и наличию путевых листов уделяется налоговми органами. Если дело доходит до суда, то на практике налоговикам не всегда удается доказать что ошибки в оформлении путевых листов могут повлечь налоговые санкции. Однако существуют и другие примеры, о которых, как нам кажется, интересно было бы узнать читателю .

Так например, в постановлении ФАС ЗСО от 20.11.2009 по делу № А46-11958/2009 суд отказал налогоплательщику в заявлении о признании недействительным решения о доначислении

налога на прибыль, поскольку представленные налогоплательщиком путевые листы, являющиеся первичными учетными документами, содержат недостоверные сведения и не подтверждают наличие у него затрат на приобретение дизельного топлива .

Решение налогового органа в части доначисления налога на прибыль было мотивировано занижением обществом налоговой базы в результате неправомерного включения в расходы затрат по приобретению дизельного топлива, не подтвержденных документально .

Арбитражными судами также отказано обществу в удовлетворении требований о признании недействительным решения налогового органа в части доначисления налога на прибыль в связи с доказанностью налоговым органом факта неправомерного включения в расходы затрат по приобретению дизельного топлива, не подтвержденных документально, однако в части оспаривания решения налогового органа о начислении пеней по НДС требования общества были удовлетворены .

Согласно ст. 252 НК РФ, в целях гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ

Согласно ст. 9 Закона № 129-ФЗ, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами .

Арбитражным судом было установлено, что обществом в проверяемом налоговом периоде при исчислении налога на прибыль в расходы были включены затраты по оплате топлива В подтверждение обоснованности произведенных расходов обществом были представлены путевые листы.

Арбитражными судами первой и апелляционной инстанции исследованы представленные в материалы дела доказательства и установлены следующие обстоятельства по делу:

- по некоторым автомобилям отсутствуют путевые листы в подтверждение пробега, а пробег, в связи с которым произведено списание топлива в бухгалтерском учете, не соответствует пробегу, указанному в имеющихся путевых листах;

- в некоторых путевых листах не сходятся переходящие показания спидометра;

- имеются расхождения в количестве представленных отрывных талонов и фактически оторванных от путевых листов (в бухгалтерию предоставлены копии двух отрывных талонов, а в путевом листе оторван только один талон, при этом в путевом листе и отрывных талонах не сходятся показания спидометра и наименование перевозимого груза);

- имеются случаи представления двух и более одинаковых путевых листов по одному и тому же автомобилю с идентично заполненными графами по пробегу, при этом указаны разные заказчики и разные услуги;

- в представленных документах отсутствуют расшифровки подписи заказчика, в части документов нет штампа либо печати организации заказчика;

- при сопоставлении данных, указанных в товарно-транспортных накладных (в которых имеются данные о путевом листе и номере автомобиля), с данными путевых листов также установлены расхождения по количеству поездок и наименованию перевезенного товара;

- при сопоставлении оригиналов и копий путевых листов по некоторым автомобилям, установлено, что не сходятся фамилия и инициалы механиков, не сходятся данные заказчиков, не идентично заполнены графы по времени и маршруту движения, по расходу горючего, по пробегу

- также, в нарушение Постановления № 78 данные, указанные в путевых листах о времени работы и наименовании оказанных услуг у заказчика не идентичны данным, указанным в предоставленных копиях отрывных талонов (которые представлены частично) к этим путевым листам;

- в некоторых путевых листах было установлено отсутствие подписей механика и водителя, что ставит под сомнение выезд автомобиля в рейс, так как выезд должен быть разрешен механиком.

Обществом не были устранены вышеуказанные недочеты (несоответствия и противоречия) ни в ходе проведения проверки, ни в ходе рассмотрения дела судом первой инстанции . Пояснений относительно выявленных нарушений общество в суд не представило, а также документально не обосновало причины расхождений, выявленные налоговым органом в первичных бухгалтерских документах.

На основании установленных по делу обстоятельств арбитражными судами был сделан обоснованный вывод о недостоверности сведений, содержащихся в путевых листах, являющихся первичными учетными документами и представленными в качестве подтверждения размера затрат общества по приобретению топлива, а также о том, что указанные путевые листы не подтверждают наличие у общества соответствующих затрат

На основании норм ст. 252 НК РФ, арбитражными судами признано обоснованным доначисление налоговым органом налога на прибыль в связи с тем, что обществом не подтверждены затраты.

Аналогичные выводы судов можно найти также, например, в постановлении ФАС СЗО от 22.04.2009 № Ф04-2285/2009(4825-А27-26) по делу № А27-12960/2008-6 (для признания расходов на приобретение ГСМ в целях налогообложения доходов необходимо наличие не только кассовых чеков, но и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина и свидетельствующих о работе транспортного средства на цели производственной деятельности) и в постановлении ФАС СЗО от 03.08.2007 по делу № А56-10097/2005 (довод предпринимателя о том, что ненадлежащее оформление путевых листов необоснованно расценено ИФНС в качестве основания для признания неправомерным занижения предпринимателем НДФЛ и ЕСН на сумму затрат на приобретение ГСМ, со ссылкой на подтверждение соответствующих расходов кассовыми чеками АЗС не обоснован, поскольку названные чеки не подтверждают факт использования ГСМ для определенного автомобиля в предпринимательских целях) .

Другие часто встречающиеся ошибки в оформлении и учете путевых листов

Из практики проверок можно отметить, что бывают случаи, когда в путевых листах допускаются исправления штрихом, например исправляются записи об остатке горючего, показаниях спидометра и т.д. В данном случае необходимо отметить, что путевые листы являются первичными учетными документами, порядок исправления которых прописан в п. 5 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. В нем говорится, что внесение исправлений допускается в любые первичные учетные документы, за исключением кассовых и банковских . Правда, при одном условии: корректировки могут производиться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений .

Таким образом, при исправлении в путевом листе, например, показаний спидометра или данных об остатке горючего на начало или конец рабочего дня должна стоять подпись водителя, механика или иного уполномоченного лица, подтверждающего правильность этой корректировки.

Встречается также случаи, когда в разделе «Задание водителю» путевого листа стоит отметка «ремонт», «ремонтные работы», «капитальный ремонт» и тому подобное То есть при невыезде автотранспорта по причине поломки форму данного документа, недолго думая, используют для оформления ремонта автомобиля

По этому поводу напомним, что путевые листы не предназначены для указания сведений о ремонте автотранспорта, для этого законодательством предусмотрены такие формы, как дефектная ведомость, смета на проведение ремонта, акты выполненных работ и др .

Примерная форма дефектной ведомости (рекомендованная к применению «КонсультантПлюс»):

ВЕДОМОСТЬ

дефектов на ремонт автомашин

г.__________________

«__»________________г.

Марка (модель) транспортного средства:___________________________________.

Государственный номерной знак:_____________________________________________.

Идентификационный номер:_____________________________________________________.

Номер кузова:______________________________________________________________.

Номер двигателя:___________________________________________________________.

Номер шасси (рамы):________________________________________________________.

Год изготовления:__________________________________________________________.

№ п/п Описание дефекта Работы по устранению дефекта Дата проведения работы Стоимость выполнения работы Примечание

Итоговая стоимость ремонтных работ: ( ) рублей.

ПОДПИСИ СТОРОН:

/_________________________________________________________/

М.П. М.П.

Кроме того, в качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» (далее - Постановление № 7) (п. 7 Методических указаний № 91н).

Постановлением № 7 утверждены следующие формы по учету основных средств, которые следует применять для отражения операций по ремонту:

• форма № ОС-2 - Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств;

• форма № ОС-3 - Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств;

• форма № ОС-6 - Инвентарная карточка учета объектов основных средств .

Форма № ОС-2 применяется, как правило, крупными организациями с многочисленным автомобильным парком, в составе которых выделено отдельное структурное подразделение, осуществляющее ремонт автомобилей.

Накладная выписывается передающей стороной, т.е . подразделением, эксплуатирующим автомобиль, в трех экземплярах Все экземпляры должны быть подписаны ответственными лицами передающего и принимающего подразделений . Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у сдатчика, а третий экземпляр передается получателю, т. е . ремонтному подразделению .

Данные о перемещении автомобилей внутри организации из одного структурного подразделения в другое вносятся в инвентарную карточку (форма № ОС-6) или книгу (форма № ОС-6б) учета объектов основных средств .

Форма № ОС-3 применяется для оформления и учета приема-сдачи автомобилей из ремонта . Акт подписывается членами приемочной комиссии (если таковая создается) или лицом, уполномоченным на приемку автомобилей, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт. После утверждения руководителем организации или уполномоченным им лицом акт сдается в бухгалтерию

Если ремонт выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах . Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт. Данные о ремонте также вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6)

В целях организации контроля за своевременным получением автомобилей из ремонта инвентарные карточки по ним в картотеке рекомендуется переставлять в группу «Основные средства в ремонте (модернизации)» . При поступлении автомобиля из ремонта (модернизации) производится соответствующее перемещение инвентарной карточки (п. 68 Методических указаний № 91н).