CC BY
264
Вестник Челябинского государственного университета. 2013. № 8 (299). Экономика. Вып. 40. С. 77-81
Т. А. Коркина, С. И. Захаров, Э. А. Барыева
ОБ ОЦЕНКЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
Раскрыт подход к оценке эффективности администрации муниципального образования на основе анализа деятельности муниципальных служащих, занимающих руководящие должности. Приведены результаты реализации этого подхода на примере администрации муниципального образования в Челябинской области.
Ключевые слова: эффективность деятельности, оценка, администрация муниципального образования.
Административная реформа, реализуемая в Российской Федерации, нацелена на неуклонное повышение эффективности государственного и муниципального управления. Одним из путей повышения эффективности деятельности администрации муниципального образования является рост результативности труда каждого
руководителя. В свою очередь, результативность труда руководителя определяется содержанием и целевой направленностью его деятельности.
По содержанию управленческого труда и целевой направленности выделяются следующие группы действий и задач, выполняемых руководителем (рис. 1) [4; 5; 6].
Рис. 1. Структура деятельности руководителей администрации
С учетом специфики деятельности руководящего персонала администраций муниципальных образований разработана классификация выполняемых действий по видам работ, позволяющая
определить соотношение затрат времени на решение руководителем задач развития и воспроизводства (табл. 1).
Таблица 1
Классификация управленческих операций
Классификация по содержанию Классификация по целевой направленности
Воспроизводство Развитие
Руководящие Принятие оперативных решений; выдача заданий подчиненным; контроль выполнения выданных заданий; подготовка текущих планов работ; подготовка отчетов о выполнении планов, программ и т. п.; информирование руководства о выполненных работах; работа с подчиненными и специалистами управления/отдела; контакты с вышестоящим руководством; прием посетителей; подготовка, проведение и участие в совещаниях и т. п. Подготовка перспективных планов работ, программ и т. п.; анализ результатов своей деятельности, деятельности подразделения; рассмотрение проектов предложений, повышение квалификации персонала
Специализированные Работа с документами; отправка и прочтение электронной почты; подготовка служебных записок, приказов и т. д.; обмен информацией лично; обмен информацией по телефону и т. д. Изучение научно-методической литературы, нормативноправовых актов; подготовка докладов, обзоров, справок
Операторские Копирование документов, чертежей, схем, переодевание, уборка рабочего места, передвижения —
Прочие Обед и личные надобности, общественные поручения, решение вопросов личного характера —
По результатам экспертных оценок и фактических наблюдений можно рассчитать коэффициент результативности (Кр), отражающий ценность управленческого труда каждого руководителя подразделения администрации муниципального образования:
т
Кр =£ <1^ (1)
1=1
где й. — доля времени на выполнение /-го управленческого действия; — весовой коэффициент
ценности выполняемого /-го управленческого действия; т — количество выполняемых действий.
Общий коэффициент результативности для всей администрации в целом рассчитывается как среднее значение:
П т
Кср = , (2)
п
где п — численность руководителей.
На основе предложенного подхода было проведено исследование деятельности руководителей отделов и управлений администрации муниципального образования. В исследовании приняли участие пять руководителей отделов и управлений
администрации муниципального образования, расположенного в Челябинской области.
Фактическая структура деятельности руководителей отделов администрации муниципального образования по содержанию управленческого труда представлена на рис. 2.
Общая результативность по исследуемым руководителям составила около 70 %. В их деятельности наибольшее время занимают следующие действия (по средней оценке): подготовка, проведение и участие в совещаниях (24,6 %); работа с документами, контроль исполнения документов (12,4 %); прием посетителей (9,9 %).
Одним из наиболее важных вопросов совершенствования деятельности администрации муниципального образования является выбор направления повышения эффективности управления. Для этой цели руководители подразделений администрации могут использовать дифференцированный подход, основанный на определении влияния отдельного действия руководителя на общую результативность деятельности. В качестве инструмента для применения такого дифференцированного подхода целесообразно применять матрицу, отражающую распределение управленческих действий по критериям «доля рабочего времени, приходящаяся на выполнение действия» и «ценность действия» (рис. 3).
Руководящие операции (х)
I-
о
ю
го
ф
.0
X
X
го
ш
о
го
ф
с
о
Время выполнения операций по видам управленческого труда:
і—і
(__I Фактическая структура времени (65,93 %, 22,26 %, 6,63 %, 5,18 %)
і—;
Щ Структура времени с учетом ценности действий (54,69 %, 15,40 %, 0,78 %, 0,48 %)
Рис. 2. Структура деятельности руководителей администрации по содержанию управленческого труда (средняя оценка, 25 человеко-дней)
Доля рабочего времени, % Высокая © © © © © © @
Низкая © © 11 © © @@ © © с ® © ©®® 0
Низкая Высокая
Ценность выполняемых операций
^1-2^ — номер действия.
Рис. 3. Матрица распределения действий (средняя оценка)
Матрица показывает, что больше всего действий расположено в квадранте II («низкая ценность — низкая доля рабочего времени»). Для этих действий необходимо провести рационализацию по содержанию и технологии их выполнения (совершенствование процедуры и регламента работы, оптимизация форм документов и т. п.). Самая низкая эффективность характерна для действий, находящихся в квадранте I. Повышение эффективности деятельности руководителей необходимо начинать именно с этих действий —
либо снижать долю времени на их выполнение, либо устранять из деятельности.
Руководители управлений и отделов администрации заняты преимущественно решением задач текущей деятельности (87,2 %), и только 12,8 % времени занимает решение задач развития (табл. 2). При воспроизводственном типе деятельности эффективность руководителя ограничена и составляет не более 25 % относительно лучших практик управления [2].
Таблица 2
Структура времени работы руководителей отделов и управлений администрации, %
Операции Задачи
воспроизводства развития
Руководящие 49,96 12,8
Специализированные 29,66 —
Операторские 0,95 —
Прочие 6,63 —
Итого 87,20 12,8
Каждый руководитель администрации играет определенную роль в управлении социально-экономическим развитием муниципального образования, то есть имеет свое предназначение и выполняет определенную функцию. Согласованная усиливающаяся деятельность достигается пониманием и реализацией каждым из рассмотренных
руководителей своей функции в рамках достижения общей цели. Для определения степени согласованности деятельности руководителей администрации было проведено анкетирование, результаты которого представлены в табл. 3, и рассчитан коэффициент конкордации (см. табл. 4).
Таблица 3
Предназначение руководителей управлений и отделов администрации городского округа
(по самооценке)
Основная функция ь л е Ё § в овк у Руководитель 2 Руководитель 3 Руководитель 4
Реализация полномочий органов местного самоуправления. Организационное обеспечение деятельности администрации муниципального образования + +
Разработка и организация выполнения планов и программ комплексного социально-экономического развития городского округа +
Организация сбора статистических показателей и предоставление указанных данных органам государственной власти +
Создание условий для обеспечения жителей городского округа услугами связи, общественного питания, торговли и бытового обслуживания +
Развитие малого и среднего предпринимательства +
Осуществление контроля за исполнением правовых актов и распорядительных документов, обращений граждан + +
Ежедневный прием жителей городского округа по заявлениям, наказам, жалобам и просьбам +
Составление и организация исполнения местного бюджета +
Таблица 4
Согласованность позиций руководителей управлений и отделов администрации между собой
относительно своего предназначения
Коэффициент конкор-дации (К ) 4 конк'
Категория руководителя администрации ь л тел и овк у Руководитель 2 Руководитель 3 Руководитель 4
Заместитель главы по экономике и инвестициям (руководитель 1) 0,14 0,00 0,00
Начальник управления организационно-контрольной работы (руководитель 2) 0,00 0,25
Начальник финансового управления (руководитель 3) 0,00
Начальник отдела по работе с обращениями граждан (руководитель 4)
Взаимоотношения: при К > 0,7 — органичные; при 0,5 < К < 0,7 — компромиссные; при К < 0,5 — кон-
Г конк 7 Г 7 Г 7 конк — 7 Г 7 Г конк — 7
фликтные.
Согласованность позиций руководителей управлений и отделов администрации относительно своего предназначения составляет 0,00,25, что характерно для конфликтных взаимоотношений. Следствием такой низкой согласованности являются избыточные затраты ресурсов при решении любых совместных задач [1].
Проведенное исследование показало, что повышение эффективности деятельности администрации муниципального образования возможно по следующим направлениям: изменение структуры деятельности руководителей подразделений администрации посредством повышения доли более ценных управленческих действий и усиления согласованности позиций относительно предназначения каждого руководителя.
Список литературы
1. Галкина, Н. В. Социально-экономическая адаптация угледобывающего предприятия к инновационной модели технологического развития. М. : Экономика, 2007. 248 с.
2. Килин, А. Б. Методика формирования инновационной организационной структуры угледобывающего производственного объединения : дис. ... канд. техн. наук. М, 2010. 125 с.
3. Коркина, Т. А. Диагностика резервов повышения эффективного управления инвестициями в человеческий капитал угледобывающего предприятия / Т. А. Коркина, С. И. Захаров // Вестн. Челяб. гос. ун-та. 2012. № 3 (257). Управление. Вып. 7. С. 74-78.
4. Коркина, Т. А. Методика оценки эффективности использования рабочего времени руководителя и специалиста на горнодобывающем предприятии / Т. А. Коркина, Э. А. Барыева // Проблемы в управлении социально-экономическими системами в условиях инновационного развития : сб. науч. тр. VI регион. науч.-практ. конф. (ч. 1) и XXXVI студенч. науч. конф. «Студент и научнотехнический прогресс» (ч. 2), г. Челябинск, март 2012 г., апр. 2012 г. Челябинск : Энциклопедия, 2012. С. 163-169.
5. Коркина, Т. А. Подход к оценке эффективности использования рабочего времени руководителя / Т. А. Коркина, С. И. Захаров, Э. А. Барыева // Тенденции и перспективы социально-экономического развития России: взаимодействие общества, власти и бизнеса : материалы XXIX Междунар. науч.-практ. конф. : в 2 ч. Ч. 1. Челябинск, 2012. С. 159-161.
6. Методика оценки эффективности использования рабочего времени руководителя на горнодобывающем предприятии. Челябинск : НТЦ-НИИОГР, 2012. 29 с.
