CC BY
137
УДК 338.48
НОВЫЕ ПОДХОДЫ К ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ В
СРЕДСТВАХ РАЗМЕЩЕНИЯ
Чернова В.В.
Магистрант ФГАОУ ВО «Дальневосточный федеральный университет»
г. Владивосток, Российская Федерация
Овчаренко Н.П.
Канд.тех.наук, доцент
ФГАОУ ВО «Дальневосточный федеральный университет» г. Владивосток, Российская Федерация ovcharenko. np@dvfu. т
Аннотация: Пандемия COVID - 19 оказала большое влияние на процессы практически всех экономических сфер, но среди перечня наиболее пострадавших отраслей экономики особое место занимают индустрия деловых встреч и гостиничный бизнес. Организаторы деловых мероприятий столкнулись с внешними изменениями, потребовавшими коренной реконструкции деятельности и организационных структур. Научная статья посвящена исследованию новых подходов к организации и проведению деловых мероприятий в гостиницах и иных средствах размещения в условиях пандемии. В рамках статьи рассмотрена практическая значимость деловых мероприятий в сфере делового туризма и гостеприимства. Описаны основные сигналы возникновения проблем организации деловых мероприятий в условиях коронавирусной инфекции. Рассмотрены новые подходы к организации деловых встреч. В заключении научной работы автором установлено, что влияние коронавирусной инфекции позволило ускорить процесс преобразования деловых мероприятий и открыло новые возможности для сферы делового туризма и гостиничного бизнеса.
Ключевые слова: гостиничный бизнес, пандемия, коронавирус, гостиничные услуги, деловые мероприятия, цифровизация, гибридные мероприятия.
В современном глобальном мировом пространстве индустрия деловых мероприятий имеет большое значение для мировой экономики, так как участвует в проектировании региональной среды. В свою очередь, индустрия деловых мероприятий представляет одно из ведущих направлений коммуникации бизнес-процессов в условиях конкурентной среды. Бизнес-мероприятия тесно связаны с гостиничным бизнесом. Согласно исследованиям, 35% деловых мероприятий проходят именно в гостиничных предприятиях (рис. 1) [5].
■ Вузы
■ Гостиницы
■ Конгресс-центры
■ Другие места
Рис. 1 -Площадки для проведения деловых мероприятий
Привлечение гостиничных предприятий в качестве площадок для проведения различных деловых мероприятий и использование спектра основных и дополнительных услуг, предоставляемых гостиницами в профессионально-деловых целях, на сегодняшний день стало одной из ключевых тенденций сферы услуг и индустрии гостеприимства. Как отмечает Всемирный совет по туризму и путешествиям, международные деловые поездки являются основой мировой экономики и приносят более 272 миллиардов долларов США в год [16]. А согласно данным Ассоциации бизнес-туризма доля бизнес-туристов в гостиницах составляет более 70% [2] и именно обслуживание гостей, приезжающих с профессионально-деловыми целями, даёт возможность гостинице получить до 40-50% доходов, что делает их привлекательным сегментом аудитории для отельеров [4]. Останавливаясь в отеле даже на пару дней, бизнес-клиенты способны мобилизовать все ресурсы, предоставляемые гостиницей. Кроме основных услуг они могут арендовать конференц-зал, запросить техническое оборудование для проведения семинаров, воспользоваться услугами прачечной, фитнес-центром или Бра-услугами после длительных переговоров.
Влияние и преимущества деловых мероприятий на гостиничное предприятие представлено на рисунке 2 [6].
Рис. 2 - Влияние деловых мероприятий на гостиничное предприятие
Однако, несмотря на интенсивное развитие деловых мероприятий, 2020 год стал переломным моментом в истории мира, что существенно повлияло на организацию деловых мероприятий, в том числе и в средствах размещения.
Цель данной работы - рассмотреть новые подходы к организации деловых мероприятий в гостиницах и иных средствах размещения, сформировавшиеся в условиях пандемии COVГО - 19.
В связи со сложившиеся эпидемиологической ситуации в мире рынок делового туризма по объёмам оказался отброшен на несколько лет назад. Согласно данным, представленным Международной ассоциацией делового туризма, на 4-6 марта 2020 года 41% компаний в независимости от региона полностью отменили или приостановили все международные поездки из-за опасений распространения COVID-19. Около 73% компаний заявили об отмене как минимум нескольких бизнес-мероприятий, а 30% отменили практически все мероприятия. Примерно 55% участников исследования сообщили о новых процедурах утверждения деловых поездок в их компаниях, а 62% компаний изменили тактику подготовки к командировкам и политике безопасности [14].
В результате пандемии COVID - 19 удалённая работа в онлайн-режиме становится новой нормой, возможность общаться с сотрудниками и коллегами в различных местах по всей стране стала более важной, чем когда-либо прежде, поэтому индустрии гостеприимства пришлось разработать новые подходы к организации и проведению деловых мероприятий.
Гостиничным предприятиям и иным средствам размещения пришлось оперативно заниматься вопросами цифровизации гостиничных услуг. Если раньше все мероприятия можно было провести в конференц-зале, а после отметить успешные переговоры в ресторане, то теперь подход к организации и проведению деловых мероприятий совершенно другой. Главное его требование - это обеспечение безопасности для сотрудников гостиниц и постояльцев. Услуги онлайн-конференцсвязи позволяют соответствовать данному требованию.
Среди наиболее популярных систем видеосвязи, которые активно применяются на мировом рынке, выделяют [13]:
- RingCentral - лучшее универсальное коммуникационное программное обеспечение;
- GoToMeeting - программа достаточна проста в использовании, предоставляет возможность запускать онлайн-сеанс встречи или подключаться к нему без предварительной установки программы на локальный ПК, имеет мобильную версию;
- Grasshopper - одна из лучших программ для мобильных версий для проведения конференций;
- ClickMeeting - платформа для проведения онлайн-конференций и вебинаров с возможностями интеграции, приватным чатом и полным доступом к рабочему столу;
- Vast Conference - программа с разнообразным набором решений для конференцсвязи, который помогает компаниям устанавливать и развивать значимые связи, работать над достижением общих бизнес-целей и расширять возможности продаж для заключения большего количества сделок, лучший вариант для организации конференции, на подготовку к которой предоставляется ограниченный срок по времени;
- Zoom - конференции. Zoom синхронизируются с календарём и ретранслируют потоковые видеоконференции корпоративного уровня с ПК на мобильный телефон, данная платформа достаточно проста в использовании;
- FreeConferenceCall.com - лучший бесплатный сервис для проведения международных конференций в режиме онлайн.
В России же наиболее популярной платформой является Zoom. Например, представители нескольких российских операторов связи сообщили, что пользуются данным приложением для переговоров с внешними партнёрами. Для внутрикорпоративного общения используются платформы и сервисы, разработанные самими компаниями, или Skype. Так же в России используются и другие платформы видеоконференций. Например, видеоконференцсвязь на TrueConf с середины марта стала бесплатной для всех государственных структур, частных компаний и учебных заведений в России.
Ведущие российские ИТ-компании также не остались в стороне от глобального тренда развития услуг связи. Так Яндекс уже запустил мессенджер с функцией видеозвонка. Кроме того, по заявлению компании, их разработка имеет уникальную особенность - благодаря технологии распознавания речи SpeechKit, голосовые сообщения преобразуются в текст для немедленного прослушивания и чтения.
Другой цифровой гигант Mail.ru, который планирует в ближайшее время запустить сервис видеосвязи с групповыми звонками до 100 человек. В Mail.ru Group отмечают, что любой пользователь с учётной записью Mail.ru может создать онлайн-встречу без необходимости регистрации и скачивания приложения другими участниками.
Преимущество виртуальной АТС Mango Office, программ видеоконференцсвязи TrueConf, VideoMost и Vinteo заключается в том, что они являются продуктом российских разработчиков, и риск утечки данных за границу значительно ниже. Кроме того, эти
решения можно бесплатно протестировать с помощью пробной версии, а затем оформить подписку.
По данным Всемирной туристской организации, осенью 2020 года большая часть гостиниц с комплексом услуг для представителей бизнеса вернулась к работе [15]. С учётом сохранения нестабильной эпидемиологической ситуации в мире работа в онлайн -формате является более предпочтительней, поэтому теперь даже на базе небольших гостиниц можно запланировать и провести онлайн-конференцию с использованием современных систем видеосвязи, а чтобы не рисковать здоровьем своих сотрудников -воспользоваться услугами офис-менеджера.
На первый взгляд может показаться, что подготовка онлайн-мероприятий стала гораздо проще, чем в традиционном формате: отпадает необходимость поиска больших конференц-залов, управления потоками людей в них, отсутствуют проблемы размещения гостей конференции, организации их питания и т. д.
Однако, как отмечает Ольга Собченко, управляющий партнёр Центра корпоративных коммуникаций С-ГРУП, продюсер форума БИОТЕХМЕД и организатор GMP-конференции, в связи со сложившиеся ситуацией гостиничным предприятиям пришлось столкнуться с несколькими проблемами: нехваткой квалифицированных кадров, которые бы хорошо разбирались в цифровых технологиях; нестабильной работой интернета, что затрудняет или не позволяет провести онлайн-конференцию [10].
Также при организации деловых мероприятий в новых реалиях, с технической стороны, самое сложное - выбрать платформу и инструменты для проведения трансляции. При всём изобилии различных платформ опыта использования для таких масштабных мероприятий на этих платформах ещё не было, и предоставить гарантию, что конференция пройдёт благополучно, без сбоев, никто не может. Также организаторы и исполнители столкнулись с новым вызовом современности: сложность формирования понимания того, как реализовать в новом формате высокий уровень проведения конференции и иного делового мероприятия [3].
Изменилась и ценовая политика: стоимость мероприятия в онлайн-режиме напрямую зависит от степени зрелищности мероприятия, например, для того, чтобы подготовить digital-выставку и оцифровать стенды, необходимы большие финансы, поэтому, несмотря на то, что на сегодняшний день большинство мероприятий проходят в онлайн-середе и временно исчезли такие затраты, как аренда конференц-зала и технического оборудования, что позволило бы снизить стоимость мероприятия от 20 до 50%, существенное снижение цен не наблюдается.
Тем не менее несмотря на то, что многие гостиницы оцифровали услуги в онлайн -среду, с поэтапным снятием ограничительных мер другая часть гостиниц стала возвращаться к традиционному формату осуществления деятельности, так, в РФ, в соответствии с рекомендациями Ростпотребнадзора, представители бизнес-среды могут остановиться в отеле для проведения делового мероприятия [1]. Именно поэтому многие отельеры запустили полезную услугу, связанную с организацией и проведением мероприятий делового характера при строгом соблюдении санитарных норм по заполняемости зала, использованию средств индивидуальной защиты и т. д. По сути, это осталась всё та же подготовка и проведение встреч в конференц-зале, только теперь все заботы по обеспечению безопасности и санитарных требований берут на себя отельеры. Они организуют дежурство врача, выдачу средств индивидуальной защиты, техническое обеспечение для удалённой связи с партнёрами и т. д. Количество обслуживающего персонала в гостиницах тоже сократилось [7].
В рамках Делового форума Шанхайской организации сотрудничества в режиме видеоконференцсвязи, который прошёл 3 ноября 2020 года на площадке Торгово-промышленной палаты (ТПП), состоялась панельная сессия «Новые вызовы для конгрессно-выставочной индустрии в условиях пандемии», в ходе которой Николай Гусев, занимающий должность первого заместителя генерального директора АО «Экспоцентр», отметил, что отрасль деловых встреч постепенно восстанавливается, начинают проводиться мероприятия. Он также отметил, что Экспоцентр в г. Москве уже провёл 8 мероприятий после снятия соответствующих ограничений и собирается провести ещё 4 крупных выставки до конца 2020 года. Тем не менее, по оценкам АО «Экспоцентр», активность выставочной отрасли в России в 2020 году сократилась примерно на 70 % [12].
Директор Департамента выставочной, ярмарочной и конгрессной деятельности ТПП РФ Сергей Селиванов высказал мнение, что разработка и освоения новых инструментов и технологий не повлияет на традиционный формат проведения мероприятий, и формат очного взаимодействия останется неизменным после пандемии COVID - 19 [12].
Таким образом, несмотря на возрастающую роль цифровых сервисов для организации и проведения выставочных, конгрессных и прочих деловых мероприятий, проведение деловых мероприятий также может быть организовано и в традиционном формате.
В свою очередь, специалисты в области event-сферы отмечают появление такого феномена, как «гибридные мероприятия», т. е. возможность перенести мероприятие, которое проходит в очном режиме, в онлайн-среду. В современных условиях такой
вариант считается достаточно гибким и мобильным, т. к. полное возвращение к традиционному формату проведения мероприятий несёт в себе дополнительные затраты, сопряжённые с риском заражения. Прежде всего, огромные расходы включают в себя обеспечение безопасности как участников мероприятий, так и сотрудников предприятия: покупка тепловизоров, санитайзеров, средств индивидуальной защиты, бактерицидных рециркуляторов воздуха, тестов на COVID-19. Также возникает необходимость в обеспечивании контроля температуры, справок участников, соблюдений требований по заполняемости залов не более, чем на 50%. Это всё очень трудоёмкие задачи. Но самая большая проблема заключается в отсутствии протоколов на случай, если окажется, что у кого-то из участников положительный текст на коронавирус.
Также, несмотря на кажущуюся доступность интернет-технологий, онлайн-формат не сможет полностью заменить офлайн-мероприятия, по словам эксперта Антона Зима, генерального директора ивент-агентства Advanza и платформы Areena Virtual Space, онлайн-мероприятия не дают такого же эмоционального вовлечения, эмоциональная составляющая в онлайн-режиме существенно ниже, смайлики и стикеры не могут заменить ощущения при физическом присутствии [9]. В свою очередь, в онлайн среде нельзя организовать общение, когда есть возможность переключаться на разных людей и высказывать одновременно своё мнение, поддерживается особая атмосфера большого мероприятия. Даже в бизнес-конференциях, тем более при переговорах или нетворкинге, люди получают большое количество информации невербально, что не доступно в онлайн-формате.
С учётом новых подходов к организации и проведению деловых мероприятий усилилась и конкуренция между гостиницами. Сейчас идеальной считается та, что может предложить полный комплекс услуг и при этом соответствует высоким стандартам сервисного обслуживания [11]. В гостиницах, где ранее такие стандарты были введены, руководители были вынуждены пересмотреть стандарты с учётом сложившейся ситуации с вирусом.
Наконец, гостиницами начато проведение разъяснительной работы по теме действующих ограничений и норм к проведению мероприятий. Именно информированный гость будет чётко выполнять установленные правила и не допустит ошибок, ответственность за которые могут в том числе понести сами отельеры. В настоящее время представители гостиничного бизнеса всё чаще задумываются о цифровизации своих сервисов, которые соответствуют реалиям пандемии и позволят создать ту инфраструктуру, которая будет использоваться и после её окончания.
Восстановление и дальнейшее продвижение индустрии деловых встреч является одним из наиболее важных драйверов развития экономики страны. Её развитие способствует росту производственных и социальных сфер, а также укреплению имиджа государства на международной арене. Основной особенностью индустрии деловых встреч является то, что она носит смежный характер, т. е. для того, чтобы организовать и провести мероприятие, необходимо использовать ресурсы многих отраслей экономики. Это требует большой работы всех участвующих в процессе подготовки и проведения мероприятия компаний. Как отмечает проведённое маркетинговое исследование в сфере событийной индустрии в РФ в условиях COVID-19, по оценке международных экспертов, мультипликативный эффект индустрии деловых встреч может достигать соотношения 1:7 [8]. Это значит, что каждый рубль, вложенный в эту отрасль, приносит 5-7 рублей дохода в сопряжённые с ней сегменты других отраслей экономики - туризм, транспорт, гостеприимство, общественное питание, культура, торговля и другие сферы.
Безусловно, что никакие технические и организационные решения не смогут восполнить живое общение между участниками, которое является важнейшей составляющей традиционного делового мероприятия. Но полученный в ходе пандемии опыт пригодится в любом случае. Даже, если в последующие годы международная обстановка будет более благоприятной для очных контактов, тренд на развитие дистанционной работы и виртуальных коммуникаций не исчезнет. Поэтому актуальной становится гибридная форма проведения деловых мероприятий, программа которых включает как оффлайн-мероприятия, так и применение онлайн-технологий. Второе позволит значительно расширить аудиторию слушателей, привлечь дополнительных докладчиков из числа тех, кто по каким-либо причинам не смог приехать на место проведения делового мероприятия, создать дополнительные возможности для обсуждения вопросов программы (в специальных чатах и т. п.). Мир стремительно меняется и вполне естественно, что деловое сообщество адаптируется к этим изменениям, превращая их из помех в новые возможности.
Литература
1. Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.rospotrebnadzor.ru/
2. Ассоциация Бизнес Туризма и Hospitality In.Comm стали партнерами [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.businesstravelrussia.ru/news/news-abt/assotsiatsiya_biznes_turizma_i_hospitality_in_comm_stali_partnerami_1204/
3. Батухтин, Г. Как провести международную научную конференцию в условиях пандемии [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.sib-science.info/ru/conferences/kak-provesti-mezhdunarodnuyu-nauchnuyu-20072020
4. Грауверг А. Г. Особенности работы гостиниц с корпоративными клиентами //Молодежь, наука, творчество - 2020. - 2020. - С. 356-360.
5. Грошев И. В. и др. Особенности влияния конгрессного потенциала России на мировой рынок делового туризма //Мировая экономика: проблемы безопасности. -2018. - №. 2. - С. 14-35.
6. Губанова Н. В., Губанова Н. Ю. Event-маркетинг в контексте продвижения организации: сущность, определение, специфика //Стратегии и современные тренды регионального туризма и гостеприимства. - 2019. - С. 179-188.
7. Клюева и др., 2019 - Клюева Ю.С., Кононова В.В. Актуальные аспекты оценки формирования клиентоориентированности персонала гостинично-ресторанного комплекса // Вестник НГИЭИ. 2019. № 11 (102). С. 67-78.
8. Маркетинговое исследование «COVID-19: угрозы и вызовы для событийной индустрии в России. Результаты опроса участников рынка. Март-апрель 2020» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://roscongress.org/materials/covid-19-ugrozy-i-vyzovy-dlya-sobytiynoy-industrii-v-rossii-rezultaty-oprosa-uchastnikov-rynka/
9. Петрова А. Победят ли виртуальные мероприятия офлайн и что будет с ивент-индустрией в 2021 году [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://hightech.plus/2020/11/16/pobedyat-li-virtualnie-meropriyatiya-oflain-i-chto-budet-s-ivent-industriei-v-2021 -godu
10. Собченко, О. GMP-конференция: «Если офлайн-мероприятия можно было бы заменить онлайном, то это бы случилось задолго до пандемии» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://event.ru/trips/olga-sobchenko-s-grup-esli-oflayn-meropriyatiya-mozhno-byilo-byi-zamenit-onlaynom/
11. Темирбекова А. З., Азизова Г. Р. Рекомендации по разработке и внедрению корпоративных стандартов обслуживания в гостинице в условиях пандемии //Вестник ассоциации вузов туризма и сервиса. - 2020. - Т. 14. - №. 2.
12. Фузеев, М. На деловом форуме ШОС обсудили перспективы развития конгрессно-выставочной индустрии [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://tpprf.ru/ru/news/na-delovom-forume-shos-obsudili-perspektivy-razvitiya-kongressno-vystavochnoy-industrii-i385526/
13. Best Conference Call Services [Electronic resource]. - URL: https://www.crazyegg.com/blog/best-conference-call-services/
14. New GBTA Research Shows Coronavirus Continues to Impact the Business Travel Industry [Electronic resource]. - URL: https://www.gbta.org/blog/new-gbta-research-shows-coronavirus-continues-to-impact-the-business-travel-industry/
15. UNWTO Call for Action for Tourism's COVID 19 Mitigation and Recovery, published 1 April 2020 [Electronic resource]. - URL: https://www.unwto.org/news/unwto-launches-a-call-for-action-for-tourisms-covid-19-mitigation-and-recovery
16. WTTC calls for «air corridors» between key global cities to restore business travel [Electronic resource]. - URL: http://wttc.org/Portals/0/Documents/Press%20Releases/WTTC%20calls%20for%20air%20corrid ors%20between%20key%20global%20cities%20to%20restore%20business%20travel.pdf?ver=2 020-10-26-143900-997
