Некоторые проблемы по организации бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях Текст научной статьи по специальности «Прочие технологии»

ВСЕ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

НЕКОТОРЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В БЮДЖЕТНЫХ

УЧРЕЖДЕНИЯХ

Ю.М. Пискарёва,

преподаватель бюджетного учета

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ БУХГАЛТЕРИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ1

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета по материальным запасам и материалам

• Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф. 410 (0504210) применяется для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца. При этом записи в ведомости следует производить не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов необходимо оставлять определенное количество строк, тобы в конце месяца по каждому виду материал* ,..о> но было получить общий итог. По нашему мнению, наиболее целесообразно составлять отдельные ведомости на каждый вид материала. Причем выдача материалов должна производиться в пределах текущей потребности, а не по норме на месяц в целом. Текущая потребность устанавливается в учетной политике каждого учреждения, утверждается его руководителем и должна быть рассчитана на выдачу со склада 2-3 раза в месяц. В конце месяца в форме подсчитыва-ется количество выданных материалов, и они умножаются на их среднюю стоимость.

При выдаче со склада материалов по ф. 410 для списания их стоимости на расходы не требуется никаких актов и других подтверждающих документов в том случае, если материалы выданы со склада в пределах норм.

1 Продолжение. Начало см. № 4 (76), 5 (77) 2003 года.

Если учреждение обслуживается централизованной бухгалтерией, то итоги ведомости ф. 410 заносятся в накопительную ведомость по расходу материалов ф. 396 (0504211).

Форма 410 (0504210) «Ведомость выдачи материалов на нужды учреждения», формат А4, бланк.

Норма расхода. Расход на год ф. 410 зависит от принципа ее составления; если используется одна ведомость на учреждение (для каждого вида материалов оставляется определенное количество строк), то достаточно 20 шт., а если составляется отдельная ведомость на каждый вид материалов, то их количество соответственно увеличивается.

• Накладная (требование) ф. 434 (0504234) применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения. В некоторых случаях для списания материалов в расход недостаточно ф. 434. Так, если по накладной (требованию) выдавались врезные замки, ручки для дверей и другие аналогичные материалы, то для их списания необходимо составление акта (имеющего юридическую силу), в котором указывается, куда конкретно были врезаны эти замки или установлены ручки.

Если для текущего ремонта выписывались ремонтно-строительные материалы по этой форме и они были списаны в расход, то фактическое использование ремонтно-строительных материалов проверяется при приемке строительных работ по актам, при этом устанавливается соответствие израсходованных материалов выполненным работам. Остатки неизрасходованных материалов сдаются

на склад (кладовую), и на их стоимость уменьшаются фактические расходы текущего года по соответствующим статьям, при этом делается запись по дебету соответствующего субсчета счета 06 и кредиту соответствующего субсчета счета 20, 22.

Накладная (требование) ф. 434 выписывается в двух экземплярах. Однако федеральными органами исполнительной власти может быть установлен иной порядок по согласованию с Минфином РФ.

Следует отметить, что для выдачи со склада хозяйственных материалов целесообразно использовать форму 410 или 431, так как при их применении не требуется составления актов, поскольку материалы выдаются в пределах норм;

форма 434 Накладная (требование), бланк, формат А5.

Норма расхода. Исходя из фактического количества накладных (требований), использованных в предыдущем году.

• Заборная карта ф. 431 (0504231) применяется как при ежедневном отпуске материалов и топлива, так и через определенные промежутки времени в течение месяца.

Заборная карта выписывается на каждого получателя на несколько наименований материалов для расходования по прямому назначению. Эта карта выписывается в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, второй - у получателя. При ежедневном отпуске материалов заборная карта выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом отпуске -сроком на месяц.

Материалы и топливо выдаются в пределах установленных федеральными органами исполнительной власти лимитов по предъявлении получателем своего экземпляра заборной карты. Отпуск материалов сверх установленного лимита производится по накладной (требованию) ф. 434. Аналогично оформляется и замена одного материала другим, для чего в ф. 431 делается пометка: см. требование №... и соответственно уменьшается остаток лимита.

При увеличении и уменьшении лимита изменения вносятся в ранее выданную заборную карту. При этом ранее установленный лимит зачеркивается и надписывается новый. Исправления подтверждаются соответствующими подписями.

В тех случаях, когда выдача топлива со склада по накладной (требованию) или заборной карте является невозможной, списание расхода топлива производится по актам обмера остатков. В случае недостачи топлива по акту обмера в сравнении с установленными нормами расходования руководитель учреждения принимает меры к выявлению причин перерасхода и в надлежащих случаях - меры взыскания.

Практика применения ф. 431 во многих учреждениях неправильна. Вместо того чтобы карта выпи-

сывалась в двух экземплярах (как предусмотрено в инструкциях) она составляется в одном и очень часто вся выдача за месяц по учреждению, несмотря на то, что она должна выписываться на получателя, составляется в целом по учреждению. Устанавливались многочисленные случаи неправильного оформления расходных документов, иногда в них даже не имелось расписок соответствующих должностных лиц о получении и выдаче ценностей.

Материально ответственное лицо, производя отпуск, проставляет в обоих экземплярах дату и количество отпускаемых материальных ценностей.

Материально ответственное лицо ставит свою подпись в заборной карте получателя, а на заборной карте склада ставит свою подпись получатель.

По окончании месяца либо по использовании лимита заборные карты вместе с другими приходно-расходными документами сдаются в бухгалтерию для отражения в учете.

Форма 431 (0504231), формат А4, бланк.

Норма расхода. В учреждениях с небольшим объемом работы необходимы 15-20 заборных карт в год, в других учреждениях их количество зависит от числа материально ответственных лиц и видов материалов.

• Меню-требование на выдачу продуктов питания ф. 299 (0504202) применяется для выдачи продуктов питания со склада. Меню-требование составляется ежедневно на основании норм расходов продуктов питания и данных о количестве довольствующихся.

Меню-требование с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не реже трех раз в месяц.

Выдача продуктов питания в лечебно-профилактических учреждениях производится в порядке, установленном Минздравом России по согласованию с Минфином России.

Форма 299 (0504202) «Меню-требование на выдачу продуктов питания», формат АЗ, бланк.

Норма расходов:

• 300 экз. в год - детские сады, детские сады-ясли;

• 320 экз. в год - школы с продленным днем;

• 370 экз. в год - школы-интернаты, школы с особым режимом, детские дома, дома ребенка;

• 370 экз. в год - больницы, санатории и другие лечебно-профилактические учреждения, имеющие коечную сеть.

• «Накопительная ведомость по приходу продуктов питания ф. 300 (0504220) применяется для ведения учета поступления продуктов питания. Ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу отдельно. Затем записи производятся на основании первичных документов в количественно-суммовом выражении.

Сумма по документам поставщиков за данный день должна равняться итогу (сумме) поступивших продуктов питания.

По окончании месяца в ведомости подсчиты-ваются итоги.

Форма 300 (0504220) «Накопительная ведомость по приходу продуктов питания», формат 4А4, бланк.

Норма расхода. Ведомость применяется только в учреждениях, имеющих пищеблок. Потребность на год (на один вид расходов) - 12 - 15 бланков.

• Накопительная ведомость по расходу продуктов питания ф. 399 (0504213) применяется для учета расхода продуктов питания в течение месяца. Записи в ней производятся на основании меню-требований и других документов. Накопительная ведомость расхода продуктов питания составляется по каждому материально ответственному лицу.

По окончании месяца ведомости подсчиты-ваются итоги, которые служат для определения стоимости израсходованных продуктов питания. Одновременно сверяется число довольствующихся по детским учреждениям с данными посещаемости детей, по лечебным учреждениям - по сведениям о наличии больных и др.

Форма 399 (0504213) «Накопительная ведомость по расходу продуктов питания», формат АЗ, бланк.

Норма расхода. Применяется только в учреждениях, имеющих пищеблок. Потребность на год -12-15 бланков.

• Ведомость на выдачу кормов и фуража ф. 397 (0504203). Корма и фураж отпускаются со склада в пределах установленных норм. Каждая выдача

кормов и фуража подтверждается подписью получателя.

Так, приказом Минздрава СССР от 10.10.83 № 1179 утверждены нормативы затрат кормов для лабораторных животных в учреждениях здравоохранения. Аналогичные нормы разработаны для кормления спортивных лошадей Госкомспортом СССР.

Форма 397 рассчитана на выдачу кормов и фуража нескольким видам животных, что, по нашему мнению, нецелесообразно. Поэтому более удобно оставлять для каждого вида животных либо определенное количество строк, либо отдельный бланк, что в конце месяца позволит получить общий итог кормов и фуража по каждому животному и виду материалов.

• Книга учета животных ф. 395 (0504208). Аналитический учет молодняка животных ведется по видам и возрастным группам, а животных на откорме - только по видам в книге учета животных ф. 395. Учет должен обеспечить возможность получения данных о поголовье и живом весе, привесе, приросте животных и пр. В книге открываются отдельные аналитические счета по видам и возрастным группам молодняка животных и по видам животных на откорме.

В централизованных бухгалтериях эти книги открываются по каждому обслуживаемому учреждению.

Форма 395 (0504208) «Книга учета животных», формат А4, книга.

Норма расхода. Используется для централизованных бухгалтерий и учреждений на уровне количества книг, использованных в предыдущие годы.

(Продолжение следует)

X <

"О I

аз сг х О

го

со >

аз

гл

о ^

л:

Утверждаю:

Руководитель учреждения _

(подпись)

(расшифровка подписи) г.

ВЕДОМОСТЬ ВЫДАЧИ МАТЕРИАЛОВ НА НУЖДЫ УЧРЕЖДЕНИЯ

за

Учреждение (централизованная бухгалтерия)

Структурное подразделение _

Раздел, подраздел _

Целевая статья_

Вид расходов _

Материально ответственное лицо

Форма 410 поОКУД Дата

_ по ОКНО

_ по КСП

_ по ФКР

_ по КЦСР

_ по КВР

Кредит субсчета

КОДЫ

0504210

Дата выдачи Материалы Единица измерения Цена, руб. Количество Сумма, руб. Дебет субсчета Статья расхода поЭКР Кому выданы Расписка в получении

и аиНАиЛАО ииА пцпши! 1ШЮ П1Щ код наименование код

1 2 3 4 5 в 7 8 9 10 11 12

Х<

4

га

«п

5 1э

I

сг

Я

8

го о о со

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

учреждения _ _

(подпись) (расшифровка подписи)

г.

НАКЛАДНАЯ (ТРЕБОВАНИЕ) N9

Учреждение-получатель (централизованная бухгалтерия)

Структурное подразделение _

Учреждение (отправитель)_

Форма 434 по ОКУД Дата

_ по ОКНО

_ поКСП

по ОКПО

Материально ответственное лицо

КОДЫ 0504234

Наименование материальных ценностей, сорт, размер Единица измерения Бухгалтерская запись Количество Цена, руб. Сумма, руб.

дебет кредит затребовано отпущено

1 2 3 4 5 в 7 8

Форма 434 с. 2

Наименование материальных ценностей, сорт, размер Единица измерения Бухгалтерская запись Количество Цена, руб. Сумма, руб

дебет кредит затребовано отпущено

1 2 3 4 5 6 7 8

Отпустил _ _ _

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

г.

Получил _ ___________________ _

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

г.

Руководитель учреждения

Утверждаю

(подпись)

ЗАБОРНАЯ КАРТА N8

(расшифровка подписи) г.

Учреждение (централизованная бухгалтерия)

Структурное подразделение_

Раздел, подраздел_

Целевая статья _

Вид расходов _

Форма 431 поОКУД Дата

_ по ОКНО

_ по КСП

_ по ФКР

_ по КЦСР

поКВР

Источник финансирования _

Материально ответственное лицо Вид операции_

Дебет субсчета

КОДЫ

0504231

Материалы, продукты наименование Та за

код

Единица измерения наименование

код

Статья расхода код по ЭКР

Количество

Цена

Сумма

Лимит

N9 п/п Дата Отпущено Отпущено Отпущено Отпущено Отпущено Отпущено Оплачиваемая тара Подпись Возврат

х<

5

га 01 5

и>

Т) X

аз

(Г X

о ^

н

ГЧ)

и >

Са) >

из ^

гп

о

Я

л

го о о

со

с* я О.

§ § §? I

I

1

I Ш

I *

1 ?

2 I

I и

> о о. 1г

Персонал (количество человек) г*.

|1 (О

||К и)

?ы * 8 §

Плановая стоимость одного дня. руб. <о •

Ц|ИХСЯ плановая стоимость одного дня. руб см

£ Ш! 1 и 1 -

и

И

»111

Й

!

1

II

||

III

1кк

У

е

и-

та

газ * Б

ни

И

II

#

т

я

11

1шк

НАКОПИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ N8 по приходу продуктов питания

за"

Учреждение _

Структурное подразделение _

Материально ответственное лицо

Форма 300 поОКУД г. Дата

_ по ОКПО

по КСП

КОДЫ 0504220

Составил _ _

(подпись) (рваиифровка подписи)

Проверил _ _

(подпись) (расшифровка подписи)

Форма 300 с. 2

Числа месяца Все и

Номер документа при

Наименование поставщика Сум-

ма.

руб

Код аналитического учета Наименование продукта Единица измерения Количество Сумма, руб. Количество Сумма, руб. Количество Сумма, руб. Количество Сумма, руб Количество Сумма, руб

Мясо (говядина, баранина) кг

Свинина кг

Птица кг

Субпродукты (печень, почки, язык, мозги) кг

Колбаса вареная кг

Колбаса копченая кг

Сардельки, сосиски кг

Мясные консервы нетто, кг

Белуга, севрюга, осетрина кг

Свежая рыба кг

Сельди кг

Горбуша кг

Кета соленая кг

Рыбные консервы нетто, кг

Масло сливочное кг

Масло топленое кг

Сало кг

Маргарин кг

Масло растительное кг

Молоко свежее л

Молоко сгущенное нетто, кг

Кефир л

Сметана кг

Творог кг

Сыр кг

Яйцо шт.

Мука пшеничная кг

Крахмал кг

Крупа гречневая кг

Крупа манная кг

Форма 300 с. 4

Числа месяца Всего по приходу

Номер документа

Сум-

ма. руб.

Наименование продукта Единица измерения Количество Сумма, руб Количество Сумма, руб. Количество Сумма, руб. Количество Сумма, руб. Количество Сумма, руб

Крупа овсяная кг

Крупа перловая кг

Рис кг

Пшено кг

Лапша, вермишель, рожки кг

Макароны кг

Геркулес кг

Горох кг

Фасоль кг

Сахар-рафинад кг

Сахар-песок кг

Варенье, джем кг

Повидло разное кг

Конфеты фрухтоео-ягодные кг

Конфеты шоколадные кг

Зефир кг

Печенье, пряники кг

Компот (сухофрукты) кг

Яблоки кг

Картофель кг

Капуста свежая и квашеная кг

Лук кг

Морковь кг

Огурцы соленые кг

Хлеб пшеничный кг

Хлеб ржаной кг

Кофе кг

Какао кг

Форма 300 с. 6

Числа месяца Все го по ХОДУ

Номер документа при

Наименование поставщика Сум-

ма.

руб.

Код аналитического учета Наименование продукта Единица измерения Количество Сумма, руб. Количество руб. Количество Сумма, руб Количество Сумма, руб. Количество Сумма, руб.

Чай кг

Дрожжи кг

Соль кг

V

Итого X X X X X X

Тара

Скидка

Всего X X X X X X

Форма 300 с. 3, 5. 7 и т.д.

Количество Сумма, руб. Количество Сумма, руб. Количество Сумма, руб. Количество Сумма, руб. Количество Сумма. руС. Количество Сумма, руб. Количество Сумма, руб.

1

<

"О I

00 Е

X ё

ГО

"О >

Са) >

00

гл о

Я

НАКОПИТЕЛЬНАЯ ВЕДОМОСТЬ N8 ПО РАСХОДУ ПРОДУКТОВ ПИТАНИЯ

ма

(категория питающихся) Г.

Учреждение _

Мчтериально ответственное лицо

Форма 399 по ОКУД

Дата по ОКПО

КОДЫ

0504213

Номенклатурный номер Наименование продуктов питания Единица измерения Числа месяца

Число довопьствующихся (питающихся)

и зр вероломно цене зе единицу сумме, руб.

Мясо (говядина, баранина) кг

Свинина

Птица л

Субпродукты мясные (печень, почки, язык, мозги)

Колбаса вареная

Сардельки, сосиски

Рыба кг

Сельди

Масло сливочное кг

Масло топленое

Маргарин

Масло растительное

Молоко свежее л

Молоко сгущенное кг

Кефир л

Сметане кг

Творог л

Сыр

Яйцо шт.

Молочные смеси кг

Мука пшеничная л

Крахмап л

Крупа гречневая

Крупе маннея

Рис

Пшено л

5. Г|| 1«

ш

III

Единица измерения ь : : й •

1 X в 8 1 1 X £ ! « 1 I1 I: 1ь: !М Н з о <2 с || \1 нш. У! i: в Е с ■ Ш; р

Номенклатурный номер

т> I

го Е

X §

з; н

го

ы >

го

я

я

Руководитель учреждения

УТВЕРЖДАЮ

(подпись)

(расшифроека подписи) г.

ВЕДОМОСТЬ НА ВЫДАЧУ КОРМОВ И ФУРАЖА №

Форма Ыв 307

Учреждение (централизованная бухгалтерия)

Структурное подразделение_

Материально ответственное лицо

поОКУД Дата

поОКПО поКСП

КОДЫ

0504203

Дата выдачи Вид животных Наименование корма (фуража) Подпись получателя

Коли-

чество голое единица измерения норма выдано единица норма выдана единица измерения норма выдано единица измерения норма выдано

п код по ОКЕИ II код по ОКЕИ II код по ОКЕИ наименование код по ОКЕИ

1 2 3 4 5 в 7 8 0 10 11 12 13 14 15 1в 17 18 19 20

•

•

51

¡г ч

I

I

2 о

7?

I?

М

! I

II §1

2 х

5- I

X о 11

ч

2 *

и-

г 1

КНИГА УЧЕТА ЖИВОТНЫХ

Форма 395 по ОКУД

Учреждение (централизованная бухгалтерия)_ по ОКПО

Структурное подразделение _ по КСП

Материально ответственное лицо_

КОДЫ 0504208

Форма 395 с. 2

Вид животных_ Код вида | |

Возрастная группа _ Код группы | |

Дата Номер мемориального ордера Дата поступления животного Содержание записи (откуда животное поступило или куда выбыло, привес и др.) Инвентарный номер животного Дебет Кредит

количество голов вес. кг сумма, руб. количество голов вес. кг сумма, руб

1 2 3 4 б 6 7 8 9 10 11

•

•