CC BY
94
УДК 002
НЕКОТОРЫЕ АСПЕКТЫ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ЦЕЛЬЮ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ
В СОЦИАЛЬНЫХ СИСТЕМАХ
Е.А. Рогозин, В.С. Гундарев, С.И. Попов, А.А. Пригородов
В статье рассматриваются вопросы нормативного правового обеспечения систем электронного документооборота (СЭД). Раскрываются основные задачи автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ)
Ключевые слова: электронный документ, СЭД, АС ДОУ
Развитие информационных и коммуникационных технологий привело к тому, что в Российской Федерации всё более широкое применение находит обмен электронными документами.
Целью данной статьи является показать определённую совокупность преимуществ, возникающих в ходе развития СЭД в социальных системах, что способствует повышению эффективности управления в этих системах.
На федеральном уровне подготовлен ряд нормативных правовых актов, регламентирующих вопросы использования информационных и коммуникационных технологий в органах государственной власти и органах местного самоуправления. Основополагающим документом является федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)», утверждённая постановлением Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 года № 65. В дальнейшем постановлением Правительства Российской Федерации от 15 августа 2006 года № 502 в неё были внесены изменения. По существу, в августе 2006 года была принята новая редакция федеральной целевой программы «Электронная Россия» (2002 - 2010 годы)», в которой были скорректированы цели и задачи программы, а также изменены сроки выполнения ряда пунктов.
Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства исходит из необходимости повышения эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоёмкости их обработки, исключения подготовки и пересылки бумажных документов. Конечно, и бумажные, и электронные документы имеют свои преимущества и свои недостатки. Но, очевидно, что делопроизводство,
Рогозин Евгений Алексеевич - ВИПС (филиал) Академии ФСО России, д-р техн. наук, профессор, тел. 8-906-673-95-36 Гундарев Валерий Станиславович - ВИПС (филиал) Академии ФСО России, канд. техн. наук, тел. 8-951-870-20-14 Попов Сергей Иванович - ВИПС (филиал) Академии ФСО России, канд. техн. наук, тел. 8-910-349-67-39 Пригородов Александр Александрович - ВИПС (филиал) Академии ФСО России, преподаватель, тел.
8-961-183-45-36
использующее электронные документы, имеет несколько явных преимуществ [5]:
стоимость их распространения и хранения значительно ниже, чем у документов на бумажных носителях;
время распространения и воспроизведения документа в другом месте измеряется не неделями, а минутами и секундами;
способность производить содержательный (контекстный) поиск документа является принципиально новым качеством этой технологии;
взаимодействие, как между сотрудниками, так и между учреждениями осуществляется на новом качественном уровне.
В Федеральном законе «Об электронной цифровой подписи» впервые дано определение понятия «электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронноцифровой форме». В данном нормативном правовом акте предусмотрена возможность подтверждения юридической силы документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись является основным реквизитом, идентифицирующим информацию, зафиксированную в электронном документе [2].
Организациями, обеспечивающими функционирование системы электронной цифровой подписи, являются удостоверяющие центры. Они организуют свою деятельность с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти, задачами которого являются не только осуществление контроля и надзора за деятельностью удостоверяющих центров, но и ведение единого государственного реестра сертификатов ключей подписей, используемых удостоверяющими центрами при работе с клиентами, а также выполнение ряда других функций.
В настоящее время самой распространённой и приближенной к системе электронного документооборота в федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления является автоматизированная система документационного обеспечения управления [5].
Автоматизированная система документационного обеспечения управления призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счёт автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решать следующие основные задачи:
документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
обеспечение документооборота (приём, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);
обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения; учёт, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов сотрудниками при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение принятия решений и отчётности по документам; информационное обслуживание пользователей);
автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершён (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов) [5].
Автоматизированная система документационного обеспечения управления создаёт единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации в течение всего их жизненного цикла.
Осуществить внедрение АС ДОУ в организациях можно следующим образом:
заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;
приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.
Необходимо отметить, что в настоящее время созданию систем электронного документооборота препятствуют следующие факторы:
не утверждены стандарты взаимодействия систем, т.е. не определены форматы, состав и содержание электронных документов, структура информационного взаимодействия систем;
не действует единая система классификации даже в федеральных органах государственной власти;
не сформирована система удостоверяющих центров для использования электронной цифровой подписи [5].
Таким образом, в данной статье проведён анализ нормативного правового обеспечения систем электронного документооборота, кратко раскрыты основные задачи АС ДОУ; определены факторы, препятствующие созданию систем электронного документооборота в социальных системах.
Литература
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»// Собр. законодательства РФ. 2006. - № 31. Ст. 3448.
2. Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»// Собр. законодательства РФ. 2002. - № 2. Ст.127.
3. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 января 2002 года № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)»// Собр. законодательства РФ. 2002. - № 5. Ст. 531.
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 августа 2006 года № 502 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)»// Собр. законодательства РФ. 2006. - № 37. Ст. 3875.
5. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. М.: РАГС, 2009. - 84 с.
Воронежский институт правительственной связи (филиал) Академии ФСО России
SOME ASPECTS OF DEVELOPMENT OF SYSTEM OF ELECTRONIC DOCUMENT CIRCULATION WITH THE PURPOSE OF INCREASING OF THE MANAGEMENT
EFFICIENCY IN SOCIAL SYSTEMS
E.A. Rogozin, V.S. Gundarev, S.I. Popov, A.A. Prigorodov
The article describes questions concerning normative legal maintenance of systems of electronic document circulation (SED). The concepts of primary missions of the automated systems of documentary maintenance of management (AS DMM) are examined
Key words: electronic document, SED, AS DMM
