Мониторинг бизнес-процессов образовательной организации Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

ББК Ч48:У9(2)-823.2

МОНИТОРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ

ОРГАНИЗАЦИИ

Н.В. Кошкарева

Кафедра «Управление качеством и математические методы экономики», ГОУ ВПО «Сибирский государственный технологический университет»,

г. Красноярск

Представлена членом редколлегии профессором С.В. Мищенко

Ключевые слова и фразы: владелец процесса; зрелость процесса; объекты мониторинга; сеть процессов.

Аннотация: Предлагается методика создания системы мониторинга сети бизнес-процессов образовательной организации.

«Желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом», так гласит четвертый принцип менеджмента качества. Наиболее тесно с этим принципом связаны принципы системного подхода, принятия решений, основанных на фактах, и постоянного улучшения.

Эти принципы нами положены в основу создания системы мониторинга сети бизнес-процессов образовательной организации. Мониторинг предполагает непрерывное, целенаправленное, планомерное, независимое и объективное наблюдение, оценку, учет и анализ состояния управления процессом предоставления образовательных услуг (ОУ) с целью выявления их соответствия требованиям потребителей и других заинтересованных сторон и последующего улучшения процесса.

Бизнес-процессы (БП) имеют особую важность, они реализуют миссию образовательной организации и создают результаты ее деятельности, через них проходит образовательная услуга, результат получает потребитель (внешний - работодатель, внутренний - студент).

Нами определены следующие этапы построения сети бизнес-процессов образовательной организации и формирования системы их измерения и мониторинга: выделение, идентификация и классификация БП; определение взаимодействия БП между собой, а также с внешними поставщиками и потребителями, и проектирование их сети; определение владельцев БП; моделирование и документирование БП; определение объектов измерения и мониторинга БП; определение показателей, методов и средств измерения БП; определение должностных лиц и структурных подразделений, ответственных за предоставление, сбор и анализ информации.

Рассмотрим их реализацию на примере образовательной организации высшего профессионального образования (далее - вуза).

Под выделением БП нами понимается определение их границ - входа и выхода, под идентификацией - присвоение БП идентификатора в виде названия. Выделенные нами БП и их взаимосвязь представлены на рисунке. К владельцам

Процессы, связанные с потребите -

Довузовская

подготовка

Проектирование и разработка

Отбор

абитури-

ентов

Учебно-

организа-

ционная

деятель-

ность

Методи-

ческая

деятель-

ность

Образова-

тельный

процесс

Итоговая гос.

аттестация

выпускников

Содействие

трудоустройству

выпускников

Рис. Сеть бизнес-процессов образовательной организации

БП относятся лица, несущее ответственность за организацию, надлежащее функционирование и результаты БП и наделенные необходимыми ресурсами и полномочиями относительно него.

Для документирования бизнес-процесса используется его классификация по уровням и графическое описание. Первоначально мы представляем БП в виде сети подпроцессов с указанием входа и выхода каждого, а затем каждый из них описываем в виде диаграммы хода деятельности (ДХД), при построении которой описываются: название операции, исполнитель, вход и выход, управление, точки контроля или анализа процесса.

Объектами измерения и мониторинга БП являются: сам процесс, его результат и удовлетворенность его потребителей. Для определения показателей измерения БП необходимо изучить и оценить существующую систему измерения и мониторинга в вузах. Анализ показал, что основными показателями и формами оценки в вузе являются: внешние - лицензионные, аттестационные, аккредитационные при комплексной оценке деятельности вуза, рейтинга Минобрнауки РФ; показатели статотчетности (например, форма 3НК, 1-вуз); внутренние - рейтинговая система оценки деятельности факультетов и кафедр; показатели, используемые руководством при ежегодном анализе деятельности вуза, на основании годовых отчетов о работе структурных подразделений и отчетов по различным видам деятельности.

Однако используемая система оценки и ее показатели не всегда достаточны, довольно разрознены и не систематизированы. Поэтому внедрение системы измерения и мониторинга БП потребует анализа, детализации и расширения используемых показателей оценки. Вводя новые виды показателей и формы оценки в вузе, необходимо не потерять традиционно используемые, на основании которых анализируется деятельность вуза и отслеживается динамика развития.

Система показателей измерения и мониторинга БП должна формироваться «снизу вверх»: от оценки работы преподавателей и сотрудников, к показателям подразделений и процессов. При этом используется переход от объектноориентированного подхода к процессному. Исходя из представленных подходов, предложена форма сбора информации для формирования системы показателей измерения и мониторинга БП в виде таблицы, отражающей взаимосвязь: процесс -измеряемая цель - результат - показатели оценки процесса и его результата - метод измерения - участники процесса - кто измеряет - периодичность - запись. Пример для процесса методической деятельности приведен в таблице (цель про-

Мониторинг процесса методической деятельности

Результат Показатели для оценки результата Метод оценки Участники процесса Кто измеряет и представляет результаты Записи

Учебные из- Процент созданных УМКД от всех дисциплин кафедры (специальности) Вып. кафедры, преподаватели (ППС) Научная библиотека Отчет научной библиотеки (НБ)

дания (УИ) Электронные Процент УИ под грифом от всех дисциплин кафедры (специальности) НМСС, кафедры, ППС, РИЦ, редакционноиздательский совет Редакционноиздательский центр (РИЦ) Отчеты о работе кафедр, РИЦ

УИ Учебно- методические Процент созданных БТЗ для учебной дисциплины от всех дисциплин кафедры (специальности) Расчетный НМСС, кафедры, ППС, испытательная лаборатория тестовых материалов (ИЛТМ) ИЛТМ Отчет о работе ИЛТМ

комплексы дисциплин (УМКД) Процент созданных или имеющихся электронных УИ от всех дисциплин кафедры (специальности) НМСС, кафедры, ППС, ВЦ Вычислительный центр (ВЦ) Отчеты о работе кафедр, ВЦ

Электронные УМКД Процент обеспеченности дисциплин основной литературой по кафедре (специальности) Отдел комплектования НБ Отдел комплектования НБ Отчет отдела комплектования НБ

Банки тестовых заданий (БТЗ) для промежуточной и итоговой аттестации студентов Индекс удовлетворенности студентов методическим обеспечением Социоло- гический Соц. группа отдела мониторинга (ОМ), студенты Соц. группа ОМ Отчеты соц. группы ОМ

Подготовлено к печати и издано - план и факт, в том числе: монографий (на 100 чел. ППС); учебников и учебных пособий (на 100 чел. ППС); в том числе с грифом УМО или Минобрнауки России; учебно-методической литературы Расчетный Кафедры, ППС, РИЦ РИЦ Отчет РИЦ

ISSN 0136 - 5835. Вестник ТГТУ. 2006. Том 12. № 2Б. Transactions TSTU.

565

цесса - полностью обеспечить каждое направление (специальность) учебными изданиями и обеспечить удовлетворенность студентов методическим обеспечением).

Все выявленные показатели БП должны сравниваться с критериями, предлагаемыми Минобрнауки России, а также со стратегией, планируемыми целями и задачами. Для этого цели должны быть измеряемыми, а в основу измерения должна быть положена следующая логическая модель: политика в области качества - цели в области качества - цели процессов и структурных подразделений.

Внедрение в вузе системы измерения и мониторинга БП потребует создания новых или расширение функций существующих структурных подразделений и разработку эффективной системы сбора, анализа информации и взаимодействия в этом процессе структурных подразделений. В первую очередь нами рекомендуется тщательно проанализировать существующую систему сбора, анализа и хранения информации, в том числе разработанных показателей системы измерения и мониторинга процессов, а также других объектов оценки. Необходимо выявить те показатели, которые в данный момент не оцениваются, или оцениваются, но результаты оценки не анализируются и не используются для планирования улучшений.

По нашему предложению в структуре учебно-методического управления Сибирского государственного технологического университета создано новое подразделение - отдел мониторинга, одной из задач которого являются: измерение, сбор и анализ сведений для оценки БП, работы структурных подразделений и преподавателей (в том числе путем проведения социологических опросов). Также функционирование системы измерения и мониторинга БП будут обеспечивать Центр трудоустройства и маркетинга, отдел обеспечения качества и уполномоченные по качеству структурных подразделений, формирующие информационную базу мониторинга.

Система измерения и мониторинга БП предполагает объединение существующих в разных структурных подразделениях баз данных, по разным направлениям деятельности и процессам для сосредоточения всей информации о деятельности вуза. Наличие единой и доступной базы данных позволяет иметь в любой момент полную картину работы вуза по всем направлениям деятельности и значительно упростить работу руководителей подразделений по сбору, анализу и представлению необходимой информации. Ориентируясь на ранее выдвинутое утверждение, что система измерения и мониторинга должна формироваться «снизу вверх», нами принято решение о первоначальном создании базы данных, хранящей информацию о кадровом обеспечении образовательного процесса. Планируется ее установка в корпоративной сети университета с разграничением прав доступа к содержащейся в ней информации и дальнейшее дополнение информацией о методической и научной работе преподавателей.

Вся собранная, классифицированная и проанализированная в процессе мониторинга БП информация должна применяться высшим руководством для планирования деятельности вуза, принятия управленческих решений и организации улучшений. При отборе БП для улучшения необходимо оценивать важность процессов и качество их функционирования, а при определении подходов и методов улучшения для выбранных процессов оценивают их зрелость. Под зрелостью процессов понимают степень их управляемости, возможности поэтапной количественной оценки качества, контролируемости и эффективности результатов, и выделяют стадии зрелости - неизвестность, определенность, повторяемость, способность, эффективность, гибкость.

Изменения следует определять, оценивать, анализировать и подвергать управлению, чтобы понять степень их влияния на другие процессы, удовлетворенность потребителей и других заинтересованных сторон, а также достижение целей вуза.

Monitoring of Business Processes of Educational Institution N.V. Koshkareva

Department “Quality Control and Mathematical Methods of Economics”,

Siberia State Technological University, Krasnoyarsk

Key words and phrases: monitoring objects; processes net; process maturity; process owner.

Abstract: The methodology of creating the system of monitoring the net of business processes of educational institution is proposed.

Monitoring der Bisiness-Prozesse der Ausbildungsorganisation

Zusammenfassung: Es wird die Methodik der Schaffung des Systems des Monitorings des Netzes der Business-Prozesse der Ausbildungsorganisation vorgeschlagen.

Monitoring des bisiness-processus d’une organisation d’enseignement

Resume: Est proposee la methode de la la creation du systeme de monutoring du reseau des bisiness-processus d’une organisation d’enseignement.