CC BY
106
Логистические аспекты создания единого информационного пространства малых предприятий
Хатеев Игорь Валерьевич
ассистент кафедры «Экономика торговли» Торгово-экономического факультета
Южно-Уральского государственного университета
Аннотация:
В статье рассматриваются аспекты создания единого информационного пространства малых предприятий. Автор рассматривает проблемы информационной поддержки малых предприятий, этапы и стадии внедрения информационной системы на предприятии. В статье раскрывается процесс создания единого информационного пространства предприятия.
Ключевые слова:
Единое информационное пространство, информационная логистика, информационные технологии, малые предприятия.
Abstract:
In article aspects of creation of integrated information field of small enterprises are considered. The author considers problems of information support of small enterprises, stages and stages of introduction of information system at the enterprise. In article process of creation of integrated information field of the enterprise reveals.
Key words:
Integrated information field, information logistics, information technologies, small enterprises.
Одной из ключевых проблем российской экономики является высокая степень монополизма. Следствием чего является неконкурентоспособность отечественной продукции и услуг по сравнению с товарами экономически развитых стран. Мировой опыт показал, что новая конкурентоспособная продукция может быть создана только в том случае, если ее разработчики имеют информацию о мировых достижениях в области создания новых технологий, об опыте внедрения
инноваций, о мировых рынках продукции, производителях. В странах с развитой инновационной экономикой вопросы управления процессами формирования и эффективного использования информационных ресурсов приобрели приоритетное значение.
Степень развития малого бизнеса и предпринимательской активности определяет уровень демократизации государства и степень развития экономики. Благодаря малым предприятиям государство может решить проблемы повышения уровня благосостояния и увеличения доли среднего класса в структуре населения. Налоговые поступления от малого бизнеса в значительной степени способствуют пополнению бюджета. Также малые предприятия способствуют развитию конкуренции, что позволяет сдерживать рост цен на товары и услуги, и побуждает предпринимателей постоянно повышать качество продукции и внедрять новые технологии. Малый бизнес решает проблемы с безработицей, а в странах с развитой рыночной экономикой от 50 до 90 % граждан заняты именно в этой сфере. Роль малого предприятия в рыночной экономической системе трудно переоценить, так как, именно предпринимательство является конструктивной единицей и гарантией существования развитой рыночной экономики.
В настоящее время в России вопросы рационального выбора и использования информационных ресурсов в инновационной деятельности компании недооценены и малоизученны. Вследствие этого развитие и разработка методов их эффективного использования в интересах инноваций представляется наиболее актуальным и задачи информационного обеспечения в части отбора наиболее значимых информационных ресурсов для инновационной деятельности выходят на первый план.
Современный этап развития общества характеризуется ускоренными темпами формирования средств производства и предоставления информации и знаний для принятия эффективных управленческих решений. В основе данного производства лежат логистические информационные системы, активизирующие процессы взаимодействия хозяйствующих субъектов, финансовых и кредитных
структур, государственных и муниципальных органов, организаций культуры, науки, образования и др.
Появление и быстрое распространение программных и информационных продуктов стимулировало появление информационного бизнеса, под которым понимается производство, торговля и предоставление информационных продуктов и услуг.
Развитие, так называемого информационного бизнеса, создает предпосылки создания единого информационного пространства предприятий (ЕИП). Продукты и услуги информационного предоставляемые комплексно, повышают эффективность их внедрения и использования, формируя при этом ЕИП инновационных предприятий. Реализация комплексного предоставления подобных услуг может быть организована с помощью технологических парков, инновационных центров и т. п. Особое значение создание ЕИП приобретает для развития малого предпринимательства. Это связано с тем, что малый бизнес не обладает широкими финансовыми и интеллектуальными ресурсами, особенно на стадии создания предприятия и поэтому нуждается в большей поддержке. Степень развития информационной составляющей экономики напрямую влияет на уровень предпринимательской активность и эффективность бизнес-процессов.
Наиболее распространенными информационными продуктами и услугами в настоящее время являются:
- производство микроэлектронных компонентов;
- производство технического обеспечения компьютеров;
- производство программного обеспечения;
- производство телекоммуникационного оборудования;
- предоставление консалтинговых услуг;
- производство и предоставление информационных ресурсов, а также услуг по информационному обслуживанию на государственном и региональном уровнях;
- сервисное обслуживание технических и программных комплексов и т. д.
Оценка информационного бизнеса базируется на тех же показателях, что и оценка любого хозяйствующего субъекта. В качестве основного показателя эффективности используется доход от продаж, который обычно рассчитывается по следующим направлениям: технические средства; программное обеспечение; периферийное оборудование, сервисное обслуживание.
Информационные технологии на западе прошли долгий путь развития и одним из последних этапов этого развития являются ERP-системы (Enterprise Resource Planning System - Система планирования ресурсов предприятия). С развитием экономики все большее число предприятий внедряли подобные системы. Об этом говорит рост рынка программного обеспечения, значительную часть которого занимают ERP-системы, который в докризисные годы составлял до 150 %. В настоящее время завершаются проекты, начатые в предыдущие годы, т. к. внедрение подобных систем занимает продолжительное время, и его приостановка может повлечь значительные убытки для предприятий [1].
Для того чтобы создаваемая логистическая информационная система не была простым слепком существующей системы управления, а играла роль эффективного инструмента влияния на ее бизнес-процессы, необходимо выполнить ряд работ, важнейшими среди которых являются инжиниринг и реинжиниринг бизнес-процессов. Под инжинирингом понимается набор методов и средств, которые используются на предприятии для проектирования бизнеса. С их помощью осуществляется формальное описание существующих процессов, происходящих на предприятии. Цель бизнес-инжиниринга состоит в определении фактического состояния дел на предприятии и отражении его в моделях условно называемых «как есть». В отличие от инжиниринга реинжиниринг предусматривает замену старых методов управления новыми, обеспечивающими резкое улучшение деятельности предприятия. Для этого должно измениться мышление разработчиков, им необходимо перейти от дедуктивного мышления к индуктивному. Если традиционное мышление ориентировано на поиск решения в результате появления проблемы, то новое мышление заключается в поиске новой идеи, а затем проблем, которые будут решены на ее основе.
Реинжиниринг бизнеса - это радикальное перепроектирование бизнес-процессов для улучшения показателей деятельности предприятия. В результате создается модель «как должно быть». Реинжиниринг - это видение новых перспективных технологий работы предприятия.
При реинжиниринге сначала определяется, «что» должна делать компания, предприятие и т. д., а затем «как» она должна это делать. Переосмысление правил управления бизнесом, отражаемое в реинжиниринге, похоже на новое изобретение, так как оно должно обеспечить кардинальное изменение показателей предприятия.
В настоящее время для создания логистических информационных систем разработаны различные методики: ASAP, Oracle и т. д. Большинство методик предполагает разбиение процесса создания на стадии, каждая из которых делится на этапы. Весь процесс можно представить в виде набора стадий и операций.
Начальная стадия предназначена для формулирования целей создания логистической информационной системы, подбора коллектива проектировщиков и разработки плана и бюджета на выполнение всех работ.
Стадия моделирования состоит из двух этапов. На первом выявляются существующие бизнес-процессы и представляются в форме так называемых моделей «как есть».
В результате получают:
1. Общую и детализированную диаграммы потоков данных, являющихся содержанием функциональной модели бизнеса. В функциональной модели отражается взаимосвязь функций (операций) и документов, в которых фиксируются результаты производственно-хозяйственной деятельности.
2. Спецификации основных бизнес-операций, в которых описываются правила (алгоритмы) выполнения операций в различных стандартных ситуациях. Правила могут принимать различные формы: дерево решений, формулы, схемы и т. д.
3. Состав данных, используемых в основных и вспомогательных бизнес-процессах.
Все выявленные и формализованные бизнес-операции должны быть привязаны к структурным подразделениям с помощью специальных указателей.
Второй этап разработки моделей «как должно быть» - один их самых ответственных участков создания логистической информационной системы. В результате творческих поисков, направленных на радикальное улучшение бизнеса, определяются новые информационные сервисы, призванные поддерживать скорректированные бизнес-процессы. На данном этапе осуществляется реинжиниринг бизнеса.
Как правило, новые модели ориентируются на признанные стандарты МКР-ERP, согласно которым система должна быть открытой и поддерживать определенный набор функций управления. Бизнес-модели «как должно быть» должны обеспечить повышение согласованности в работе различных исполнителей бизнес-операций, сократить объемы циркулируемых документов, повысить оперативность и эффективность принимаемых решений.
Стадия реализации проекта, т. е. внедрения логистической информационной системы, состоит из двух этапов создания новых сервисов и тестирования полученных результатов. Создание новых сервисов предполагает либо настройку вновь приобретенной системы на специфику новых бизнес-процессов, либо программирование в соответствии с полученными моделями.
Последняя стадия - внедрение проекта - предполагает осуществление опытной эксплуатации системы, ее документирование и обучение персонала. Опытная эксплуатация ориентируется на специально выделенные бизнес-процессы, предназначенные для более глубокой проверки и анализа качества поставленного информационного сервиса. Как правило, в период опытной эксплуатации работают две системы - старая и новая, что позволяет сверить полученные результаты (оперативность, качество, новые показатели, новый базис и т. д.).
Параллельно с опытной эксплуатацией происходит документирование процессов информационного обслуживания и обучение персонала, который будет эксплуатировать новую систему.
Удачные разработки логистических информационных систем, создаваемые на основе национальных стандартов, со временем распространяются за пределы одного государства и становятся достоянием многих стран. Для них может и не существовать международных стандартов, однако стремление к высокому уровню эффективности за счет информационной поддержки всего цикла управления (планирование - учет - анализ - регулирование) возводит их в статус фактических стандартов.
В условиях развития современных рынков создание информационной инфраструктуры предприятия на основе единого информационного пространства предприятия приобретает первостепенное значение. Его создание предусматривает интеграцию разнородной научно-технической, инженерной, финансовой, маркетинговой и других видов информации в рамках единой системы, что позволяет реализовать единый непрерывный цикл инновационной деятельности предприятия, гибко учитывающий рыночную конъюнктуру в процессе модернизации продукции, позволяющий реагировать на изменения потребностей клиентов.
Процесс создания ЕИП предприятия должен включать следующие основные этапы [2]:
1. Разработка стратегии построения ЕИП и анализ деятельности предприятия. В мировой практике наиболее актуальной и эффективной методологией формирования концепции стратегического развития является Balanced Scorecard (BSC -Система Сбалансированных Показателей, ССП), разработанная в начале 1990-х годов профессорами Г арвардской школы экономики Дэвидом Нортоном и Робертом Капланом. Система BSC оценивает и увязывает показатели деятельности предприятия.
Методология BSC предусматривает формирование стратегии организации, опираясь на описание ее миссии, ценностей, видения, позволяя выбрать стратегию создания ЕИП, опираясь на наиболее надежные методы стратегического планирования, такие как SWOT-анализ - исследование сильных и слабых сторон организации, возможностей по осуществлению своей миссии и угроз, способных ей воспрепятствовать.
2. Выбор информационной системы ЕИП. В настоящее время наибольшую популярность среди современных информационных систем приобрели системы управления класса MRP-ERP. 1980-е годы были годами быстрого развития систем MRP (планирование материальных ресурсов), а затем и MRP II (планирование производственных ресурсов). Создавались эти системы на базе стандарта, принятого Американским обществом управления производством и запасами в 1989 г. Данный стандарт впоследствии многократно модифицировался путем добавления новых возможностей. Последовательность его развития такова:
- MRP (Material Requirements) - планирование потребности в материалах;
- MRP II (Manufacture Resources Planning) - планирование производственных ресурсов;
- ERP (Enterprise Resources Planning) - планирование ресурсов предприятия;
- CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) - планирование ресурсов предприятия в зависимости от потребностей клиента;
- ERP II (Enterprise Resources and Relationship Processing) - планирование ресурсов и внешних связей предприятия.
Базой для всех модификаций служит MRP II Standard System, которая содержит описание 16 групп функций: планирование продаж, планирование ресурсов, управление складом, планирование поставок, планирование производственных операций, управление финансами, оценка результатов деятельности и др.
Со временем стандарт MRP II стал дополняться, так как не обеспечивалась необходимая интеграция с системами проектирования и конструирования. Кроме того, в нем мало внимания уделялось управлению затратами, а связь с кадрами вообще отсутствовала. В итоге появилась система ERP, которая стала претендовать на мировой стандарт.
В состав ERP-систем в большинстве случаев стали включать такие функции как: производство, планирование, кадры и заработная плата, сбыт и снабжение, научно-исследовательские и конструкторско-технологические разработки.
В 1980-2000 гг. изменились требования к информационным системам. В результате появились системы, ориентированные на учет: глобализации сбыта и по-
ставок, роста конкуренции из-за возможностей получения информации из глобальной информационной сети, увеличения количества заказных производств (производство по заказам).
Учет новых требований отразился на составе ERP-систем. Появилась новая концепция, известная как ERP II, которая частично обеспечивает перечисленные требования. Главная особенность такого класса систем состоит в том, что обработка заказов должна быть связана с планированием производства, а плановые потребности автоматически должны стыковаться с планами закупок (снабжения). Стоимость продукции автоматически изменяется в соответствующих бухгалтерских регистрах, а критическая информация о прибыльности немедленно становится известной соответствующим должностным лицам.
3. Внедрение системы ЕИП и ее эксплуатация. Процесс внедрения системы ЕИП предприятия может происходить скачкообразно или же постепенно. Выбор методологии внедрения зависит от размера предприятия, его структуры, особенностей бизнес-процессов, характеристик информационных потоков, денежных средств, выделенных на внедрение, и других факторов.
В случае скачкообразного внедрения все модули системы единого информационного пространства вводятся в полномасштабную эксплуатацию синхронно по всему предприятию. Как правило, такое внедрение производится на основе тестовой эксплуатации опытной версии системы.
Скачкообразное внедрение включает, в большинстве случаев, три стадии: описание действующих или разработка новых бизнес-процессов и их реализация в программном обеспечении; тестирование разработанных программных модулей и отладка их взаимодействия; одновременный запуск новой системы на всех подразделениях и по всем бизнес-процессам.
Одной из фундаментальных проблем логистических информационных систем, являющихся базой ЕИП предприятия, на пути их внедрения в практику управления это определение их эффективности, которая в области информатики в целом пока не решена. Однако в процессе принятия решений об инвестициях в информационную инфраструктуру все острее ставится вопрос о финансовой от-
ветственности специалистов в области информационной логистики. Требование эффективного применения капитальных вложений предприятия в информационный сервис является ключевым.
Несмотря на то, что логистические информационные системы стали крупнейшей статьей корпоративных расходов, инвестирование в них в достаточной мере совершается вслепую, без ясного видения результатов. Такое положение дел является следствием, причина которого заключается в сложности определения результатов, ожидаемых в процессе эксплуатации информационной инфраструктуры вообще и информационных систем в частности. Проблемным является также и процесс подсчета затрат, так как, с одной стороны, затраты на информационные технологии распределяются по многим направлениям бухгалтерского учета, а с другой - существуют невидимые затраты, объем которых значителен [3].
Если каким-либо образом, например с помощью экспертных или других оценок, доходы удается определить, то экономическую эффективность логистической информационной системы можно рассматривать как разность между результатами, полученными в процессе ее применения, и затратами, имеющими место в процессе ее эксплуатации.
В целом при выборе метода оценки функционирования информационной системы необходимо рассматривать соотношении стоимости внедрения и возможных эффектов от ее внедрения, а также следует учитывать качество существующей системы управленческого учета. Наиболее часто для определения эффективности работы информационной системы используют классические методы оценки (имеют четкую систему оценки, предоставляют конкретные цифры). У затратных методов есть недостаток - они не учитывают, какой доход может принести система. Эти два подхода не учитывают специфику каждого конкретного проекта. Что же касается сбалансированной системы показателей, то в ней определенную сложность представляет подобрать набор ключевых показателей.
В заключение можно отметить, что основной эффект от создания единого информационного пространства и системы информационного обеспечения малого предприятия - это рост производительности труда: экономия времени, эффектив-
ное применение человеческих ресурсов, сокращение стоимости совершения той или иной транзакции на предприятии.
Библиографический список
1. Еременко, М. ЕКР-системы в России: текущая ситуация и перспективы развития [тест] / Еременко Мария // Финансовая газета. - 2008. - № 5.
2. Романов, А.Н. Информационные системы в экономике [текст]: Учеб. пособие / Под ред. проф. А.Н. Романова, проф. Б.Е. Одинцова - М.: Вузовский учебник, 2008. - 411 с.
3. Некрасова, Е.А. Информационная система предприятия: эффекты или эффективность? [электронный ресурс] / Е.А. Некрасова // Журнал «СЮ». -http://www.iteam.ru/ риЬНсайош/й^есйоп_53/агйс1е_1491.
