CC BY
44
Двоеносова Г.А.
КТО УПРАВЛЯЕТ ДОКУМЕНТАМИ?
Документ - явление столь же древнее, как и письмо. Оба феномена возникли одновременно вследствие необходимости фиксировать информацию, чтобы сохранить ее в неизменном виде для дальнейшего использования. Вместе с ними появился и особый вид деятельности -документирование. Черты профессиональной деятельности документирование информации приобретает с образованием первых государств.
Человек, занимавшийся составлением и перепиской документов, назывался писец. Так как этой профессией могли овладеть немногие, только грамотные люди, она считалась одной из самых уважаемых. В сохранившемся папирусе II в. до н.э. древнеегипетский писец сравнивает свою профессию с другими: «Я видел кузнеца за его работой. Его пальцы покрыты морщинами, как крокодилова кожа... Каменщик постоянно борется с твердым камнем... Парикмахер бреет до самой ночи, и только когда садится есть, он может опереться на локти, чтобы отдохнуть... Лодочник плавает, чтобы получить плату за свой труд... Посол завещает свое имущество детям, когда уезжает в дальние страны, потому что опасается встречи с дикими животными или разбойниками... Обувщик несчастен, все время стонет, когда дубит кожу... Профессия же писца является самой важной, потому что на этом свете нет праздных слов. Кто с детства научится этому, станет уважаемым человеком» [1].
В Древней Руси писец был человеком несвободным, личным слугой князя, вел его письменные дела и являлся хранителем княжеской казны.
С XIV в. писцы стали называться греческим словом «дьяк». Дьяками становились худородные, но деловитые люди. С появлением в XV в. первых государственных учреждений-приказов, дьяки становятся профессиональными чиновниками [2].
В начале XVIII в. центральные учреждения исполнительной власти - приказы, были заменены коллегиями. Работа коллегий регулировалась специальным законодательным актом Генеральным регламентом, утвержденным 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент стал первым законом, устанавливающим порядок ведения делопроизводства в государственных учреждениях. Этим актом вводились специальные структурные подразделения (канцелярия, архив) и новые должности, соответствующие функциям делопроизводства: секретарь, нотариус,
актуариус, регистратор, канцелярист, подканцелярист, копиист, переводчик, толмач, архивариус [3].
К началу XIX в. состав канцелярских должностей сохранился почти без изменений. Секретари, регистраторы, копиисты, архивариусы и др. выполняли свою рутинную работу в канцеляриях центральных органов исполнительной власти, губернских канцеляриях, органах городского и сословного самоуправления, постепенно превращаясь в ключевые фигуры при решении дел. Вот как, к примеру, оценивал роль секретаря в Государственном совете министр внутренних дел П.А.Валуев: «Члены Государственного совета - ничто, председатель -кое-что, государственный секретарь - все» [3].
До революции профессия секретаря-делопроизводителя была мужской, в советском делопроизводстве она становится женской.
Несмотря на столь давнюю историю профессии, специальные кадры для нее не готовились очень долго. Впервые вопрос о профессиональной подготовке кадров по делопроизводству был поставлен весной 1941 г. на совещании по оргтехнике, которое проводилось Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. На совещании рассматривались вопросы механизации управленческого труда, решению которых препятствовал существующий беспорядок в делопроизводстве. Принятая в итоге программа мероприятий предусматривала установление единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров и введение в средних школах изучения правил составления служебных документов [3].
Однако в связи с начавшейся войной к решению этих вопросов вернулись только через двадцать лет. В 1960 г. в Москве на Всесоюзном совещании по вопросам механизации труда инженернотехнических работников и работников административноуправленческого аппарата был вновь поставлен вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по делопроизводству. Эта задача была связана с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). За ее осуществление взялся Московский государственный историко-архивный институт. Здесь была создана первая в стране кафедра советского делопроизводства [1]. Новая специальность получила название «Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях». Выпускнику присваивалась квалификация «документовед».
В 1990-х гг. в процессе массовой компьютеризации учреждений, организаций, предприятий и интеграции России в мировое информационное пространство произошла переоценка значимости работы с документами. К традиционным документам на бумажной основе добавились их электронные аналоги. Делопроизводство уступило место документационному обеспечению управления. Изменилось и название спе-
циальности: «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Что знает и умеет делать документовед? Документы - это сердце и душа каждой организации, кровеносные сосуды любого бизнеса. Документ - это незаконченный процесс, в то время как процесс - это документ, еще не отправленный в архив. Однако, во многих организациях и даже в большинстве из них в области управления документацией царит полный хаос. Изменить ситуацию поможет документовед. Он знает, какие правовые акты и стандарты регулируют работу с официальными документами. Такие знания являются гарантией аутентичности создаваемых в организации документов. Он приведет в порядок бумажные документы, унифицирует их состав и формы, оптимизирует документопотоки. Спроектирует документную систему организации с нуля или подкорректирует существующую, внедрит единую технологию работы с документами и информацией, подготовит организацию к переходу на электронный документооборот, будет осуществлять постоянный мониторинг и аудит работы системы, то есть управлять документами организации. Документовед также подготовлен к работе офис-менеджером и секретарем-референтом руководителя.
В рейтинге «ТОП-20 самых востребованных специалистов с высшим образованием в Татарстане», опубликованном в газете «Молодежь Татарстана», профессия офис-менеджера и секретаря стоит на третьем месте, уступая менеджеру по продажам и работе с персоналом и бухгалтеру [4].
Сегодня таких специалистов готовят около 130 вузов вместе с филиалами в разных городах России.
В Татарстане первым учебным заведением, начавшим подготовку кадров высшей квалификации по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», стал Казанский государственный энергетический университет (КГЭУ). В сентябре 1998 года в аудитории КГЭУ (тогда еще это был КФ МЭИ) пришли первые студенты для обучения новой специальности. Была набрана группа в количестве 30 человек. Это была первая гуманитарная специальность, открытая в нашем вузе.
За подготовку специалистов сначала отвечала кафедра общественных наук, которую тогда возглавлял доктор политических наук, профессор Н.М.Мухарямов. В высших учебных заведениях Казани в то время не было квалифицированных профессорско-преподавательских кадров, являющихся специалистами в области документационного обеспечения управления. Поэтому для преподавания дисциплин доку-ментоведческого цикла была приглашена автор этой статьи, выпускница факультета государственного делопроизводства Московского государственного историко-архивного института, возглавлявшая в то время отдел в Национальном архиве Республики Татарстан. Профильное ба-
зовое образование и опыт работы по контролю за постановкой делопроизводства учреждений, организаций и предприятий г. Казани оказались полезными для развития новой для региона специальности .
Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» сразу же стала популярной. Ежегодный набор на дневное отделением составляет, примерно, 50-70 человек — две или три академические группы. В 2003 г. приступили к занятиям студенты, поступившие на заочную форму обучения. В настоящее время на дневном отделении по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» обучается 293 студента, на заочном - 79. Осуществляется подготовка по программам повышения квалификации, профессиональной переподготовки и второго высшего образования.
В 2004 г. состоялся первый выпуск специалистов. В качестве председателя государственной аттестационной комиссии была приглашена ведущий специалист в области документоведения и документационного обеспечения управления, зав. кафедрой документоведения Историкоархивного института РГГУ профессор Т.В.Кузнецова, которая высоко оценила уровень специальных знаний и дипломных работ студентов.
На основании решения Ученого совета КГЭУ от 26.05.2004 и приказа ректора от 01.06.2004 №86 с целью оптимизации учебного процесса при подготовке студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» была создана кафедра «Документоведение». Основу ее составила часть профессорско-преподавательского состава кафедры «Общественные науки».
Поскольку специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» является междисциплинарной, кафедра формировалась из преподавателей с историческим, техническим и экономическим образованием. Кадровая политика кафедры реализуется по двум принципам: 1) привлечение к подготовке будущих специалистов только тех преподавателей, которые имеют практический опыт работы по специальности или в области преподаваемой дисциплины; 2) «выращивание» собственных научно-педагогических кадров из числа выпускников.
В настоящее время преподавательский состав кафедры уже пополнился ее выпускниками.
При разработке основной образовательной программы подготовки специалиста учитывались различные факторы: специфика вуза (приоритетной является подготовка кадров для энергетической отрасли), варианты трудоустройства выпускников и особенности их профессиональной адаптации.
Профессиональной адаптации способствует преподавание кафедрой таких спецкурсов как «Документационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления», «Документационное обеспечение деятельности негосударственных структур», «Буху-
чет», «Документационное обеспечение управления в энергетике», «Делопроизводство в кадровой службе».
В целях практикоориентированной подготовки специалистов на кафедре выработана система написания курсовых работ. Курсовые работы выполняются на материалах учреждений, организаций, предприятий. Такая форма выполнения курсовой работы с выходом в организацию обеспечивает связь теории с практикой и способствует лучшему усвоению материала по дисциплине. На втором курсе пишется курсовая работа по документоведению, на третьем - по организации и технологии ДОУ, на четвертом курсе - по бухучету и оргпроектированию, на пятом -по архивоведению. Таким образом, к пятому курсу студент уже подготовлен к выполнению дипломной работы оргпроектного характера.
С учетом того, что примерно одна треть выпускников ежегодно трудоустраивалась в службы управления персоналом, в 2006 году на кафедре была открыта специализация «Делопроизводство в кадровой службе».
Кафедра располагает собственным компьютерным классом с локальной вычислительной сетью. Студенты обучаются проектированию систем документационного обеспечения управления и работе с системами электронного документооборота, получившими наибольшее распространение в учреждениях, организациях и на предприятиях Татарстана.
Университетом заключен долгосрочный договор с ОАО «Татэнер-го» по вопросу организации всех видов практик. Кроме того, студенты проходят практику в Аппарате Президента Республики Татарстан, Государственном Совете Республики Татарстан, Кабинете Министров Республики Татарстан, Аппарате Главного федерального инспектора по Республике Татарстан, органах исполнительной власти и местного самоуправления, других учреждениях, организациях, предприятиях.
Все дисциплины ООП специальности имеют полное методическое обеспечение. В состав учебно-методических комплексов входят: программа дисциплин, конспект лекций, методические указания к практическим (семинарским), лабораторным занятиям, методические указания по выполнению курсовых работ и других видов самостоятельной работы студентов, контрольные тесты, методические указания по всем видам практик и выполнению дипломной работы. По всем дисциплинам ООП разработаны фонды тестовых заданий в системе компьютерного адаптивного тестирования Ast. test.
За 10 лет работы по образовательной программе специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» преподавателями кафедры было издано 25 учебных и учебно-методических пособий, опубликовано 5 монографий, более 100 статей, в том числе в центральных журналах «Отечественные архивы», «Делопроизводство», «Секретарское дело» и др., тезисов докладов на международных, всероссийских и региональных конференциях. Кафедра является постоянным
участником ежегодной Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе», проводимой Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, расширенных заседаний Учебно-методического объединения вузов Российской Федерации в области историко-архивоведения и прикладной информатики. Преподаватели кафедры являются дипломантами всероссийского конкурса «Лучшая книга года». На кафедре обучаются 1 аспирант и 2 соискателя.
Со второго курса к научно-исследовательской работе начинают привлекаться студенты. Кафедра проводит конкурсы на лучший реферат, лучшую курсовую работу, лучшую дипломную работу. Студенты участвуют также в конкурсе на лучший реферат, организованный компанией «Электронные офисные системы». При кафедре создан студенческий научный кружок «Post scriptum». Работа в кружке помогает студентам подготовиться к участию в ежегодной молодежной научной конференции «Тинчуринские чтения», проводимой КГЭУ, а также в межвузовских студенческих конференциях. За годы обучения в университете будущими документоведами опубликовано около 30 научных работ, в том числе в центральных специализированных журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело».
Студенты, обучающиеся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», - активные участники работы органов студенческого самоуправления и центра художественного творчества университета. Они составляют основу танцевального коллектива «Кристалл», участвуют в студенческом театре «Сдвиг по фазе», в соревнованиях различного уровня в составе ведущих спортивных команд республики.
За 10 лет КГЭУ было подготовлено и выпущено 240 специалистов с квалификацией «документовед». Выпускники работают в службах документационного обеспечения управления и кадровых службах ОАО «Татэнерго» и на предприятиях его системы, в Аппарате Главного Федерального инспектора по Республике Татарстан, в органах государственной власти и местного самоуправления, в высших учебных заведениях, на крупных предприятиях Москвы, Санкт-Петербурга, Казани, других городов Татарстана, субъектов Российской Федерации и Украины.
Кафедра документоведения совместно с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Татарстан активно проводит работу по повышению квалификации и профессиональной переподготовке специалистов в области документационного обеспечения управления, оказывает консалтинговые услуги по вопросам организации работы с документами. Удостоверение о повышении квалификации по программам «Документационное обеспечение управления» и «Организация секретарского обслуживания» получили 70 работников
учреждений, организаций и предприятий. В перспективе - обучение по программе «Системы электронного документооборота».
Кафедра готова к обмену опытом, сотрудничеству, работе над совместными проектами.
Литература
1. Кузнецова Т.В. Введение в специальность. Учебное пособие для специальности №350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления». М.: РГГУ, 2003. С. 12.
2. Демидова Н.Ф. Служилая бюрократия в России XVII в. И ее роль в формировании абсолютизма. М.: Наука, 1987, С.57.
3. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. М.: МГИАИД959. С. 59.
4. Молодежь Татарстана. Студенческая газета. 5 сентября 2008. № 35.
