Интеграция автоматизированных систем управления бизнес-процессами компании как составляющая унифицированного стандарта управленческого учета Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА

УДК 338.242.2

ИНТЕГРАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ КОМПАНИИ

КАК СОСТАВЛЯЮЩАЯ УНИФИЦИРОВАННОГО СТАНДАРТА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Т. В. ЗЫРЯНОВА,

доктор экономических наук, профессор,

заведующая кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита E-mail: tatyana. zyrianova@uapa. ru

Ю. С. ТАРНОВСКАЯ,

кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита E-mail: yulia. tarnovskaya@uapa. ru Уральский институт - филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации

В статье рассматриваются основные проблемы интеграции автоматизированных систем управления предприятием, подлежащие решению при объединении всех происходящих на предприятии бизнес-процессов, представлена классификация видов автоматизированных информационных систем для целей управления, разработана 1Т-архитектура систем планирования, учета и отчетности компании, предложена модель интеграции основных автоматизированных учетных систем компании по финансовому и

налоговому учету, в том числе производственному учету и учету реализации, а также планированию и бюджетированию.

Ключевые слова: управленческий учет, система управления, автоматизация, автоматизированные системы, интеграция, финансовый учет.

В современных условиях для многих топ-менеджеров, руководящих крупным и средним бизнесом, важное значение имеет обеспе-

чение стабильной работы всех бизнес-процессов, происходящих на предприятии. Способом достижения этого служит реализация обширной программы процедур по приведению текущей деятельности компании в соответствие со стратегией ее развития, которая требует решения таких задач, как:

- автоматизация всех бизнес-процессов, происходящих на предприятии;

- рост производительности труда;

- улучшение финансовых результатов деятельности;

- повышение результативности производства и конкурентоспособности выпускаемой продукции, что влечет за собой необходимость принятия принципиально новых управленческих решений для оптимизации управления.

Как известно, в мировой практике общепризнанной информационной системой, обеспечивающей потребности руководителей высшего и среднего звена для разработки и принятия управленческих решений, является управленческий учет, данные которого демонстрируют все особенности работы компании. Эта информация может детально раскрывать все технические, технологические и экономические возможности производства, сложившиеся внутрипроизводственные отношения и финансовые возможности.

Следует отметить, что только тогда получаемая информация будет достоверна, своевременна и оперативна, когда компания будет стремиться получить ее из интегрированной автоматизированной учетной системы, включающей в себя все виды бухгалтерского учета: финансовый, управленческий, в том числе учет производства, и

отдельную систему по учету реализации, а также налоговый учет.

Понятие «автоматизированная система» определено в государственном стандарте (ГОСТ) 34.003-90 [1] как система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций. В зависимости от вида деятельности выделяют следующие виды автоматизированных систем:

- автоматизированные системы управления (АСУ);

- системы автоматизированного проектирования (САПР);

- автоматизированные системы научных исследований (АСНИ) и др.

В зависимости от вида управляемого объекта (процесса) АСУ делят, например, на АСУ технологическими процессами (АСУТП), АСУ предприятиями (АСУП) и т. д.

Интегрированная автоматизированная система - это совокупность двух или более взаимоувязанных автоматизированных систем, в которой функционирование одной из них зависит от результатов функционирования другой (других) так, что эту совокупность можно рассматривать как единую автоматизированную систему.

В соответствии с ГОСТом по информационным технологиям и автоматизированным системам [1] представляем состав интегрированной автоматизированной системы управления (рис. 1).

Выражением наивысшей степени интеграции автоматизированных систем является автоматизированное предприятие, в котором интегриро-

Автоматизированное предприятие

как наивысшая степень интеграции

А

Интегрированная автоматизированная система управления

Автоматизированные системы управления технологическими процессами

Автоматизированные системы управления предприятием

Рис. 1. Состав интегрированной автоматизированной системы управления

ванная автоматизированная система управления (ИАСУ) охватывает цикл всех процессов, осуществляемых на предприятии.

Интеграция может рассматриваться в различных направлениях, которые перечислены в табл. 1 [3].

Интеграция систем автоматизации должна идти в двух направлениях:

- горизонтальном;

- вертикальном [1, 2].

Горизонтальная интеграция - это объединение между собой всех автономных систем автоматизации технологических и производственных процессов, а также административных отделений в единую информационную сеть, обеспечивающую необходимый обмен данными в реальном масштабе времени между всеми подразделениями основного и вспомогательного производства, в том числе это и система учета, организованная на каждом этапе производственного процесса, от поставки исходного сырья до склада готовой продукции и ее реализации до конечного потребителя.

Вертикальная интеграция - это интеграция АСУП и АСУ IП с целью обеспечения максимальной эффективности всех систем автоматизации. Вертикальная интеграция основывается на организации потоков информации от нижнего уровня (датчиков и контроллеров технологического обору-

Направления интеграции автом{

дования) во внутренние и внешние компьютерные сети предприятия и через них в административные системы управления. Данная задача решается на основе объединения промышленных и административных сетей. Основная цель вертикальной интеграции - устранение препятствий на пути информационных потоков между уровнями АСУП и АСУ IП с целью оперативного обмена данными.

Создание ИАСУ требует решения целого ряда общих проблем, краткая характеристика которых приведена в табл. 2 [3].

Решение вышеназванных проблем интеграции ИАСУ обеспечит предприятию следующие преимущества:

1) исключение дублированного ввода данных по хозяйственным операциям для нужд различных систем учета;

2) высокую степень достоверности управленческой информации, достигаемую при однократном вводе данных и за счет минимизации вероятности ошибки при многократной обработке одной и той же информации в различных учетных системах;

3) сравнимость и соответствие данных из различных систем учета, основывающихся на использовании единого информационного пространства;

4) отсутствие потребности в содержании дополнительных служб для параллельного ведения различных видов учета;

Таблица 1

шрованных систем предприятия

№ п/п Вид интеграции Характеристика интеграции

1 Организационная Рациональное сочетание управленческой деятельности персонала по всем уровням ИАСУ

2 Функциональная Обеспечивает единство локальных целей функционирования, согласованность функций и критериев эффективности всех компонентов. Требует разработки общей функциональной структуры всей системы, декомпозиции системы на компоненты. Устанавливает для каждого компонента: - критерий эффективности; - модели функционирования; - процедуры обработки данных; - функциональные и информационные связи между компонентами

3 Информационная Требует единого подхода к сбору, представлению, хранению и использованию информации об объекте управления на всех уровнях иерархической системы управления. Обеспечивает взаимосвязанную циркуляцию информации между компонентами

4 Программная Обеспечивает совместное функционирование программных средств, используемых для решения задач

5 Техническая Обеспечивает объединение средств вычислительной техники, средств низовой автоматизации и локальных сетей ЭВМ, позволяющее проводить автоматическую реализацию всех направлений интеграции при распределенной обработке информации

Таблица 2

Основные проблемы, подлежащие решению при создании ИАСУ

№ п/п Название проблемы Характеристика проблемы

1 Комплексное совершенствование системы управления Обеспечение условий для взаимосвязанного и согласованного управления организационно-экономическими технологическими процессами. Оптимизация принятия решений по системе в целом

2 Декомпозиция объекта Разделение объекта автоматизации на части, позволяющие осуществить эффективную автоматизацию каждой из них и автоматизируемой системы в целом

3 Декомпозиция целей Построение дерева целей и установление для группы взаимосвязанных целей критериев интеграции, определяющих степень согласованности функционирования отдельных частей ИАСУ

4 Межуровневая и внутриуровневая интеграция Установление рациональных способов организации взаимосвязи и взаимодействия частей одного иерархического уровня и различных уровней

5 Совместимость Обеспечение совместимости средств технического, программного, информационного обеспечения ИАСУ

6 Повышение эффективности системы Увеличение эффективности ИАСУ по сравнению с суммарной эффективностью функционирующих автоматизированных систем

7 Полная реализация задач автоматизированного управления Расширение границ постановки задач управления по сравнению с задачами обработки данных. Задачи в ИАСУ должны охватывать все фазы управления: - измерение; - учет; - контроль; - выработку управляющего воздействия

8 Адаптивность Возможность перехода к эффективному функционированию в условиях меняющихся целей и ресурсов

9 Выбор средств реализации Анализ и выбор средств реализации, обеспечивающих создание в приемлемые сроки компонентов ИАСУ и их совместимость

10 Согласование компонентов ИАСУ Выбор согласованных параметров точности, достоверности информации, производительности и надежности взаимодействующих компонентов ИАСУ, обеспечивающих достижение цели

11 Координация и управление частями ИАСУ Организация управления обменом и распределением ресурсов. Согласование целей и критериев функционирования локальных компонентов

12 Методическое обеспечение ИАСУ Формирование общих требований к ИАСУ, разработке норм и правил классификации, технологии разработки, внедрения и эксплуатации систем, к составу и содержанию документации

5) совершенствование документооборота в компании.

Изучив имеющийся опыт по вопросам автоматизации управленческого учета, авторы предлагают возможные модули автоматизированной информационной системы (АИС), которые могут формировать единое информационное пространство компании для целей эффективного учета и управления (рис. 2).

Одним из решающих факторов выбора программного обеспечения является максимальный объем функций с расширением их на перспективу. Впрочем, абсолютно очевидно, что требования, предъявляемые к системам автоматизации бизнес-процессов со стороны различных предприятий, достаточно индивидуальны.

На начальном этапе не нужно стремиться интегрировать все учетные системы, функционирующие на предприятии, а также находящиеся в разработке. Для начала целесообразнее объединить финансовый и налоговый учет с управленческим учетом, с постепенным подключением в дальнейшем дополнительных автоматизированных учетных систем (управление персоналом, управление инвестициями и др.).

При внедрении выделенных модулей следует подчеркнуть, что автоматизированная информационная система компании строится как совокупность технических, программных и организационных решений, включающих хозяйственные, производственные, технологические и финансовые процессы, происходящие на предприятии, тем самым объединяя все предприятие в единое инфор-

Взаимосвязь

Рис. 2. Модули, входящие в контур единой информационной системы предприятия

мационное пространство. При этом модули могут быть разработаны как в виде отдельных программных комплексов, так и могут входить в состав более масштабных программных комплексов.

Условием для организации ИАСУ предприятия служит наличие внутри компании единой корпоративной сети передачи данных, связывающей все структурные подразделения.

В результате интеграции АИС образуется глобальное универсальное хранилище данных, и все подразделения компании получают возможность оперативно обмениваться информацией и взаимодействовать друг с другом.

Все учетные АИС, входящие в контур единой информационной системы по управленческому учету, по мнению авторов, следует классифицировать по следующим видам:

- основные;

- дополнительные;

- вспомогательные (рис. 3).

Основные АИС являются определяющими при постановке управленческого учета на предприятии. Традиционно ими являются информационные системы по финансовому и налоговому учету и подсистемы управленческого учета, в том числе по учету производства и реализации, по планированию и бюджетированию.

Дополнительные АИС (специальные системы) - это совокупность программных продуктов, необходимых для обеспечения решения задач финансового и управленческого учета. Их разработка и внедрение для организации является желательным, но не обязательным элементом единой информационной системы по управленческому учету. Перечень этих программных продуктов организация устанавливает самостоятельно, исходя из реальных потребностей и финансовых возможностей бизнеса.

Вспомогательные АИС (процессинговые учетные системы) - это системы обработки и хра-

Основные АИС (О)

Финансовый, налоговый учет и отчетность.

Планирование и бюджетирование (УУ).

Учет и управление производством.

Учет и управление сбытом

Рис. 3. Классификация видов автоматизированных информационных систем предприятия

Информационные потоки

Дополнительные АИС

(Д)

Учет и управление персоналом.

Учет и управление инвестициями.

Учет и управление капитальным строительством. Учет и управление закупками. Учет по движению товарно-материальных ценностей. Учет и управление ремонтами. Учет и управление автотранспортом

Информационные потоки

Информационные потоки

Вспомогательные АИС (В)

Процессинговые учетные (по обмену данными) системы:

- система отпуска по картам;

- клиент-банк;

- система управления объектами

нения данных для обеспечения возможности оперативного перенаправления потока информации в основные и дополнительные АИС без изменения его качества (например система отпуска по картам (банковским, дисконтным), клиент-банк).

Таким образом, информация может поступать как напрямую из дополнительных и вспомогательных АИС в основные АИС, так и поэтапно из вспомогательных в дополнительные и далее уже в основные АИС.

На основе перечня модулей и классификационной схемы видов АИС (см. рис. 2, 3) авторами была разработана модель ГГ-архитектуры систем планирования, учета и отчетности в компании (рис. 4).

Спроектированная модель учетных систем позволяет обозначить место и проследить взаимосвязи каждого программного продукта в единой информационной системе предприятия.

Центральное положение в ГТ-архитектуре систем планирования, учета и отчетности компании занимают основные АИС:

- по финансовому и налоговому учету (АСФНУ);

- по планированию и бюджетированию (АСПБ);

- по учету производства (АСУПр);

- по реализации (АСУР).

Причем данные (плановые и фактические), выгружаемые из АСПБ в Excel в формате управленческой отчетности, являются результатом всех учетных процессов, происходящих на предприятии, что необходимо для оперативного и стратегического принятия управленческих решений.

Потоки первичных данных в основные АИС из дополнительных и вспомогательных и обратный обмен данными позволяют исключить ручной ввод данных в разных системах, обеспечивая тем самым точность передачи первичных информационных потоков.

По мнению авторов, на крупных и средних предприятиях желательно разграничить ведение финансового учета и управление производством и сбытом отдельными программными продуктами, так как:

1) во-первых, учет производства и реализации продукции должен быть более детализирован (количественно-суммовой учет), чем финансовый учет (суммовой учет), и методики учета тоже могут быть различными;

2) во-вторых, разграничение видов учета - это дополнительная безопасность от несанкциони-

*

Ь

<

X

>

■О

О Ь х сг

СП

<

X

-1

>

ь ч

т ■о

г>

<

Л т

Отчетность компании т . 1С7//У - выгручка в Ихсе! (факт и план)

РКЧУ.'П.ТЛТ

- потоки первичных данных в АСПБ;

-►обратное движение данных / обмен данными автоматизированных систем

>

09

ш

4

5

Ы

ш с

<

£

О

3

Рис. 4. Модель 1Т-архитектуры систем планирования, учета и отчетности компании

(Л

ю и и

и и

N О

N

рованного доступа и случайного повреждения первичных данных пользователями различных учетных систем;

3) в-третьих, большой объем информации, накапливаемый в одной учетной системе, затрудняет ее быстродействие.

Интеграция автоматизированных информационных систем - достаточно сложная процедура и требует максимальной увязки всех учетных процессов (программных продуктов), происходящих на предприятии.

На основе результатов теоретических и практических исследований авторами была разработана модель методики формирования и согласования данных управленческого учета с использованием автоматизированных учетных систем (рис. 5).

На основании фактических данных вспомогательных (процессинговых) программ учета в АСУР формируются данные об объемах закупок, выручке и объемах продаж за отчетный период.

Кроме того, в АСУР формируются данные по объемам закупок, по остаткам и движению товаров и готовой продукции, величинам транспортных расходов, прочих доходов и расходов в части излишков, недостач и пересортицы, движению денежных средств по продажам и закупке

товаров, по остаткам и оборотам задолженностей покупателей и поставщиков за отчетный период и пр. Данные АСУР за отчетный период переносятся в АСФНУ.

В АСУПр формируются данные об объемах производства, по остаткам и движению товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и готовой продукции, по затратам на производство и остаткам незавершенного производства, движению денежных средств, по закупке сырья и материалов и т. д. Данные АСУПр за отчетный период переносятся в АСФНУ.

В АСФНУ отражаются данные финансового учета по затратам на производство, операционным расходам, транспортным расходам, выручке и себестоимости реализации товаров и услуг, прочим доходам и расходам, движению денежных средств, изменению задолженностей, другим изменениям активов и обязательств организации за отчетный период в финансовой и налоговой отчетности.

Данные управленческого учета формируются на основании данных финансового учета, предусмотренных на счетах и регистрах АСФНУ, используя аналитические регистры управленческого учета. Таким образом, данные АСФНУ за отчетный период переносятся в АСПБ.

Вспомогательные (ироцессинго-вые) системы учета:

- система отпуска по картам;

- система управления объектами

Автоматизированная система учета реализации (АСУР)

Формируются данные по:

1) объемам закупок;

2) остаткам и движению товаров и готовой продукции;

3) величинам транспортных расходов;

4) прочим доходам и расходам в части излишков, недостач и пересортицы;

5) выручке и объемам продаж за отчетный период;

6) движению денежных средств по продажам и закупу товаров;

7) остаткам и оборотам задолженностей покупателей и поставщиков за отчетный период

Выгрузка данных

Автоматизированная система учета производства (АСУПр)

Формируются данные по:

1) объемам производства;

2) остаткам и движению ТМЦ и готовой продукции;

3) затратам на производство и остаткам незавершенного производства;

4) прочим доходам и расходам в части излишков, недостач и пересортицы;

5) движению денежных средств по закупке сырья и материалов;

6) остаткам и оборотам задолженностей поставщиков ТМЦ за отчетный период

Выгрузка данных

Автоматизированная система финансового и налогового учета (АСФНУ)

Отражаются данные финансового учета по:

1) операционным расходам (по производству и реализации в процессе текущей деятельности);

2) транспортным расходам;

3) прочим доходам и расходам;

4) выручке и себестоимости реализации готовой продукции, товаров и услуг;

5) движению денежных средств;

6) изменению задолженностей;

7) другим изменениям активов и обязательств за отчетный период

Данные управленческого учета (УУ) формируются с использованием аналитических счетов УУ, преду смотренных на счетах и регистрах АСФНУ

Выгрузка данных

12.

Автоматизированная система планирования и бюджетирования (АСПБ)

Рис. 5. Модель ведения управленческого учета с использованием АСУР, АСФНУ и АСПБ (сценарий «Факт»)

Авторами составлен алгоритм заполнения 1-й этап. Ведение управленческого учета на

данных вАСПБ поср едствоминтеграции АСФНУ основании данных АСФНУ, получение данных

и АСУР (рис. 6).

1-й этап^>

2-й этап ^

3-й этап

4-й этап^>

5-й этап^^

6-й этап

>

7-й этап

>

8-й этап

>

учета реализации АСУР, выгрузка данных в АСПБ

АСУПр

АСФНУ

АСУР

Ежемесячные регламентные операции

V

Ввод данных в аналитике: по объектам управленческого учета, центрам финансовой ответственности

Формирование исходных данных в служеб ных формах, проформах

АСПБ

V

Блок «Доходы»

Блок «Закупки»

Формирование управленческой отчетности

Расчет фактических и плановых значений

Блок «Расходы»

V

Блок «Финансы»

У.

Блок «Аналитика»

показателей за от четный период

Контроль качества и сопоставимости управленческой отчетности

^ 1

С данными управленческого учета за отчетный период

С данными предыдущего отчетного периода

С данными бухгалтерской (финансовой) отчетности за отчетный период

Рис. 6. Алгоритм заполнения данных в АСПБ посредством интеграции АСФНУ и АСУР (сценарий «Факт»)

дают возможность проверить, соблюдаются ли соответствия и взаимосвязи между аналитическими элементами управленческого учета:

- счетами и субсчетами;

- субконто;

- регистрами;

- признаками.

2-й этап. Регламентные операции управленческого учета по закрытию отчетного периода производятся на основании аналогичных регламентных операций финансового учета.

3-й этап. После закрытия периода управленческого учета проводится контроль качества и сходимости данных управленческого учета с данными АСФНУ и АСУР.

4-й этап. Данные управленческого учета из АСФНУ за отчетный период вводятся в АСПБ по сценарию «Факт» (за соответствующий месяц) в необходимых аналитических разрезах и по объектам управленческого учета, центрам финансовой ответственности.

5-й этап. Формируются исходные данные АСПБ в служебных формах загрузки факта по блокам «Доходы», «Закупки», «Расходы». Данные на регистре управленческого учета АСУР «Анализ продаж управленческого учета реализации» (по способам продаж, по выручке без учета скидок и др.) используются для загрузки факта по блоку «Доходы» АСПБ.

По этим исходным данным заполняются проформы АСПБ (настраиваемые формы АИС для ввода данных) сценария «Факт» по блокам «Доходы», «Закупки», «Расходы». Данные относятся напрямую или распределяются по необходимым аналитическим регистрам (объектам управления, ЦФО, способам и каналам продаж, видам бизнеса и т. д.). При распределении выручки по способам продаж, транспортных расходов может быть использована структура аналогичных данных управленческого учета в регистрах АСУР.

6-й этап. На основании проформ указанных блоков формируются основные формы управленческой отчетности блока «Финансы» по фактическому исполнению бюджета доходов и расходов (БДР), бюджета движения денежных средств (БДДС), управленческого баланса в тех же форматах, что и бюджеты организации.

7-й этап. В блоке «Аналитика» на основании данных форм управленческой отчетности рас-

считываются фактические и плановые значения бюджетных показателей за отчетный период.

8-й этап. Выполняется контроль качества и сопоставимости управленческой отчетности с данными:

- управленческого учета за отчетный период;

- предыдущего отчетного периода;

- финансовой отчетности за отчетный период.

Таким образом, за счет интеграции четырех основных АСУ (по финансовому и налоговому учету, учету производства, учету реализации, планированию и бюджетированию), соблюдения методики последовательности заполнения данных, их проверки и контроля через систему управленческой отчетности обеспечивается достижение основной цели интеграции и автоматизации - оперативное и стратегическое руководство всеми бизнес-процессами, происходящими на предприятии.

В заключение необходимо сделать акцент на то, что успешность реализации проекта по постановке автоматизированной системы по управленческому учету и его интеграция с существующими на предприятии видами учета зависят не только от грамотной постановки методологии управленческого учета, наличия в компании высококвалифицированного персонала и правильного выбора программного продукта для автоматизации, но и от заинтересованности и участия в проекте топ-менеджеров компании, которые являются главными пользователями управленческой информации.

Список литературы

1. ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Автоматизированные системы. Термины и определения // Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. М.: Комитет стандартизации и метрологии СССР, 1991. С. 144.

2. Любашин А. Н. Интегрированные системы автоматизации для отраслевых применений // Средства и системы компьютерной автоматизации: http:www. Гзой. ги

3.Мусаев А. А., ШерстюкЮ. М. Интеграция автоматизированных систем управления крупных промышленных предприятий: принципы, проблемы, решения // Автоматизация в промышленности. 2003. № 10. С. 40-45.