CC BY
13
УДК 378:658:004
Н. Л. Казаршова,
докторант Донецького нац1онального ун1верситету
1ННОВАЦП В УПРАВЛШСЬКШ Д1ЯЛЬНОСТ1 ВИЩОГО НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ
М!нливють зовшшнього оточення економ!чних об'ект!в ставить питання оперативного реагування на них 1 розробки ефективних мехашзм!в управлшня, як! б забезпечували досягнення встановлених Цлей. За останн роки галузъ освгти 1 науки бiлъш н!ж !нш! галуз! економ-!ки зазнала суттевих вплив!в, що потребують удоскона-лення та побудови нових мехашзм!в управл!ння [1]. Перехвд на нову систему викладання 1 контролю знанъ, застосування трир!внево! системи тдготовки студент!в, надання частково! ф!нансово! незалежност! закладам державно! форми власност!, боротьба з корупц!ею в освь тянськ!й сфер!, — далеко не повний перелш вплив1в, що потребують коршних змш у менеджмент! ВНЗ.
1нновац1йн1 досягнення в галуз! науки 1 техмки потребують удосконалення юнуючих 1 розробки нових мехашзм1в управлшня, в основ! яких лежать сучаст кон-цепци менеджменту. Можливост! шформацшних техно-логш 1 систем значно розширюють контур управлшня в напрямках планування, облшу, анал1зу 1 контролю вама видами дальности й переводять и на яюсно новий р!вень.
Питання побудови ефективних систем управлшня розглядаються в роботах проввдних вгтчизняних 1 закордонних вчених: Р. Акоффа, В. Н. Амгтана, I. Ан-софа, I. Т. Балабанова, В. П. Гейця, В. I. Голикова, М. Г. Гузя, К. Друри, П. В. Егорова, В. А. Забродсь-кого, Ю. Г. Лисенка, I. Киору, У. Оучи, М. Ф. Тим-чука, В. Л. Петренка, О. I. Пушкаря, Э. А. Уткша, Р. А. Фатхутдшова, М. Г. Чумаченка.
Однак методи побудови ефективно функцюную-чих систем управлшня р1зними видами д!яльност! ВНЗ в умовах, коли зовшшне 1 внутршне середовище поспйно зм!нюеться, в даний час розроблено не дос-татньо, що обумовила виб1р теми досл!дження.
Робота виконуеться у вщповвднют! з науковими дос-лщженнями кафедри шформацшних систем управлшня Донецького нац!онального ушверситету в рамках науко-во-досл!дно! теми: , Днформацшне забезпечення механ!зм!в управлшня штегрованих корпоративних систем" (номер держреестрац!! 0110и001536, шифр Г — 10/53).
Метою статт е розробка ефективного мехашзму управл1ння процесом прийому документа ввд аб1-тур!енга 1 зарахуванням !х до складу студента з вико-ристанням шновацш комп'ютерних технологи 1 систем.
Економ!чш, полгтичт 1 фшансов! кризи, що при-таманн оточенню сучасного ВНЗ, наклали ввдбиток 1 на його управлшську д1яльнють, що потребуе побудови бшьш гнучких 1 зд1бних оперативно реагувати на вс збурююч! фактори систем управл1ння [2]. Показо-вим прикладом е робота приймально! комюн ВНЗ.
Протягом останнiх трьох рок!в неодноразово змшю-валися „Умови прийому до вищих навчальних заклад!в Укра!ни" Це, перш за все, пов'язано з намаганням уряду уникнути корупцшних схем п!дчас подання документ,
проведены вступних юпит!в та зарахувант абпу^енпв до складу студентов. Кр1м того, в останн роки гостро сто!ть питання державно! тдтримки ВНЗ, що визначае обсяги державного замовлення. Економчш 1 фшансов! негаразди в держав! призводять до того, що план державного замовлення визначаеться в останм дн! перед нормативним строком оприлюднення приказу про зарахування абпу^енпв до складу студент!в.
Л!берал!зац!я умов прийому у вищ! навчальн! закла-ди, пов'язан! з можлив!стю подавати заяви на дек!лька специальностей, велика ктькютъ р!зноман!тних гпльг, якими ма-ють користуватися абпуренти, обмежем строки подач! заяв ! жорсткий граф!к формування наказ!в, а також фактор пси-холог!чного тиску на робпниюв приймально! ком!с!! призводять до напруженост! ! помилок в !х робот!.
На приклад! провщного ВНЗ Укра!ни Донецького нацюнального ун!верситету розглянемо, як! пробле-ми прийшлося вир!шувати приймальт ком!с!! у вступнш кампан!! 2010 р.
Перш за все, маемо на уваз! велику кiлъкiстъ заяв, що надшшли до приймально! комiсi!.
Прийом заяв i документ!в вiд абiтурiентiв, що вия-вили бажання навчатися за освiтньо-квалiфiкацiйним рiвнем „бакалавр", було здшснено у два етапи: з 15.07.2010 р. по 5.08.2010 р. (перший етап), з 16.08.2010 р. по 21.08.2010 р. (другий етап). Це було р!шенням Мшютерства осв!ти i науки продовжити термш подання документш i заяв абiтурiентами.
На рис. 1 наведена загальна к!льк!сть заяв i документов у першому i другому етап! на денну та заоч-ну форми навчання.
Якщо враховувати усереднен показники лщен-з!йного набору на денну форму навчання (4845 оаб) i заочну форму навчання (4910 оаб), то спостер!гаеть-ся майже чотирикратне перевищення заяв лщензшно-го обсягу на деннiй форм! навчання i майже трикрат-ний недоб!р заяв на заочнiй форм! навчання.
Динамка змши конкурсно! ситуавд на факультетах за останм два роки (табл. 1), сввдчить, що розрив попиту абь турiентiв на престижм й непрестижн! спещальност! досить високий Але поняття конкурсу дещо ншелюетъся. У зв'яз-ку з тим, що абiтурiенти мали право подавати 6 заяв (денна i заочна форми навчання) на 3 спещальносп (а у випадках наявност! росшськомовних та укра!номовних поток!в 12 заяв) поняття конкурс стае дещо абстрактною величиною.
Приходиться констатувати, що лише 5% абь турiентiв, як! зверталися за допомогою до консульта-цшного пункту приймально! ком!с!! п!д час подання документа, мали нам!р !х подавати т!льки на одну спе-ц!альн!сть, про яку мали чгтку уяву; близько 40% ввд !х загально! к!лькост! не мали повного уявлення про спещальност!, на як! вони мали нам!р подати документи.
Анал!з динам!ки подання документов (рис. 2-3)
18000п /
16000- / м / /
14000- /
12000- /
10000- /
8000- /
6000- /
4000- /
2000- / / 1 J 7 ^ь }
денне заочне взагаш
□ перший 14404 1562 15966
□ другий 82 81 163
□ взагал 14486 1643 16129
Рис. 1. Кшьккть поданих заяв i документ1в на навчання на ОКР „бакалавр" у першому i другому етапах
Таблиця 1
Конкурсна ситуащя за факультетами (заяв на мкце державного замовлення)
Факультет Конкурс 2009 р. Конкурс 2010 р.
Матем атичний 5,12 6,72
Фiзичний 6,05 7,6
Хiмiчний 4,31 5,13
Бiологiчний 7,85 4,86
Фiлологiчний 11,51 7,83
1ноземних мов 9,97 9,35
1сторичний 17,64 11,68
Економiчний 17,02 14,97
О блiков о-фiна нсов ий 13,54 10,35
Економшо-правовий 13,54 13,0
ВЗАГАЛ1 10,65 9,1
сввдчить про те, що найбшьшу кшьшсть заяв 1 документов було подано у перш1 7 дшв, що обумовлено стислими строками подач1, встановленими МОНУ, 1 намаганням подати !х у декшька ВНЗ.
Навгть наведен особливост вступно! кампанл св1дчать про необх1дн1сть пошуку ефективних заход1в, яю б забезпечили ритшчшсть роботи виконавщв 1 спри-ятлив1 умови подач1 документов 1 заяв абпур1ентами.
Якщо виходити з припущення, що на роботу 1з за-явою та документами одного абгту^ента витрачаетъся 0,5 часу виконавця приймально! комси, то загалъна ктькють часу на обробку вказано! кшькосп абгту^енпв потребуе приблизно 8 000 годин. Виходячи з припущення, що ва заяви 1 документи слщ прийняти протягом 15 дмв при 8 годинному робочому дн (одна година на перерву) потребуе приблизно 76 оаб. Приблизно така ж ктькють ос1б потребуеться для перев1рки та прошивання справ. Ще сттьки ж — на перев1рку сертифшапв незалежного тестування, розрахунку рейтингу та комп'ютерне введен-ня шформацц. Загалъна кiлъкiсть становить 200-250 оаб.
Така ктькють осiб не може бути залучена ттьки на прийняття заяв i документов ввд абiтурiентiв навiть для
такого ВНЗ, як Донецький нацiональний унiверситеx Треба враховувати, що ще необхвдно виконувати прийняття документов вiд бакалаврiв, яю бажають продовжити навчання за ОКР „спещалют" та „мапстр", надавати консультации послуги, проводити аналiтичну роботу за ди-намшэю надходження документов i заяв i iншi.
У Донецькому нацiональному умверситето впро-ваджена автоматизована система „Приймальна комь сiя", яка призначена для реестрацп даних абiтурiентiв, тдготовки документаци для проведення вступних вип-робувань i зарахування.
Основними цiлями створення системи „Приймальна комiсiя" е:
— спрощення процесу приймання документов вiд абiтурiентiв, скорочення виробничих витрат на введен-ня шформаци;
—тдвищення оперативносто обробки, надайносто i достовiрностi шформаци;
— тдвищення ефективносто i оперативностi роботи служб приймальнш комюп;
— полiпшення якосто оперативного облiку i контролю;
400 200 о
Л У Л У Л У Л У Л У Л У Л У Л У Л У Л У Л У Л У Л У Л У Л У Л У Л У лУ лУ л у л у л у
-су -су .w л® .су ^су .<? -cp .су ,су
<v n0). ^v ^y ф ф. ф ф ф ^v ^ ф.
дата
всього
денне,
Рис. 2. Динамша подання заяв i докуменпв вступниками на навчання ОКР „бакалавр" з 15.07.2010 р. по 05.08.2010 р. (перший етап)
16.08.2010 17.08.2010 18.08.2010 19.08.2010 20.08.2010 21.08.2010
дата
заочнезаяв
всього
-денне, заяв
Рис. 3. Динамша подання заяв i докуменив вступниками на навчання ОКР „бакалавр" з 16.08.2010 р. по 21.08.2010 р. (другий потш)
— оперативне ввдображення ходу приймально! кампани;
— тдвищення культури виробництва за рахунок упровадження новОтшх шформащйних технологой.
Ефективнють функцюнування системи „Прий-мальна комюОя" визначаетъся наступними шноващями:
— переосмисленням юнуючо! схеми прийому документов, орОентовану на !х групування по факультетам;
— одноразове введення первинно! шформащ! у мюто И виникнення в Онтегровану базу даних i багато-разове використання уама користувачами, яким таке право санкцюновано;
— застосування засобiв Internet, локально! мереж i мультимедшно! техмки для вiдображення результатов роботи приймально! комюп;
—оргатзащя консалтингових пунктов профорОента-цшно! спрямованостО у перюд роботи приймально! комОси;
— застосування програмного забезпечення пе-ревОрки сертифшатов незалежно! ощнки знань;
—застосування Internet—реестраци абОтурОентОв.
Для досягнення цшей створення системи „Прий-мальна комюОя" автоматизоваш наступи функци:
— ведения шформацшно! бази по абггурОентах, журналу особистих справ абпурОентОв i ствробОтнишв приймально! комюи; ведення довщника термов навчання; довОдника вартостей навчання, довОдника голы; здабно-стей, переваг, довОдника предметов конкурсного циклу, довОдника порядку зарахування, плану набору;
— формування документов для „ Особисто! спра-ви абпурОента", документов для проведення вступних випробувань, документов для зарахування;
— формування i друк вихвдних форм;
— оперативний мошторинг за результатами подачО заяв, вступних випробувань i зарахування;
Абггмнент
РС «Старший техшчний секретар»
п/с «Ведения журналу особистих справ абпур1енпв» п/с «Ведения журналу сшвробггниюв приймально'1 комки»
РС «Оператор попереднього ^введения даних»
п/с «Реестращя даних абпур1ента»
РС «Техшчний секретар»
РС «Адмшктратор баз даних 1 системний адмппстратор системи «Приймальна комк1я»
п/с «Експорт даних» Ведения довщниюв Адмш1стрування прав доступу
Сервер
База даних
п/с «Формування документов для особисто! справи абггур1ента»
Пргшняття документе
РС «Вщповщальний за напрямок роботи приймально! комки»
п/с «Формування й друк вс1х звггних форм»
п/с «Оперативний мошторинг
прийому документа» п/с «Формування проекту
протоколу про допуск»
п/с «Формування документов для
вступних юиипв»
п/с «Уведення результата
вступних юпита»
п/с «Оперативний мошторинг вступних ¿сиипв»
п7с «Оперативний мон1торинг
зарахування»
п/с «Формування проекту
протоколу про зарахування»
п/с «Формування проекту
наказу про зарахування»
п/с «Формування рекомендацш
до залку»
п/с «Формування листа
зарахування»
Зал ¡к
Рис. 4. Схема функцюнування пщсистем „Приймальна комк1я"
— експорт даних.
Схема функцюнування системи „Приймальна комюОя" наведена на рис. 4.
Якщо аб1тур1ент уперше подае документи, оператор попереднього введення даних заносить в базу дат документа, що засввдчують особу абОтурОента, i довОдки про привласнення iдентифiкацiйного номера.
Оператор попереднього введення даних iз слОв абiтурiента заносить до бази даних вибрану спе-щальнють напрям, форму навчання, факультет, прОзвище, iм'я, по батьковi батьшв, ïх мОсце проживання, ким i де вони працюють, а також данi документа про освОту.
Технiчний секретар перевiряе наявнiсть i пра-вильнiстъ оформлення необхОдних документов. У разi потреби зазначае в базi наявнiсть у абiтурiента винаго-род, пОльг i переваг, якО враховуються в конкура пОд час вступу, перевiряе вщповщнють введених даних i документов, що подаються. Вiн формуе екзаменацшний аркуш, опис документов, якО додаються до заяви, бланк договору у разi потреби. Перерахован документи вхо-дять до складу „Особово1' справи абгтурОента"
За умов формування особових справ старший тех-нОчний секретар веде ïх о6лОк в спецОальному електронно -му журналi i оновлюе його тверду копою. За допомогою оперативного монОторингу вОдповОдальний за напрям роботи приймально1' комОси контролюе процес подачО документов, готуе оперативну ОнформацОю для керОвництва прий-мальною комОсОею i на стенд. Виршення про допуск абь турОентОв до вступних випробувань оформлюеться окре-мим протоколом приймально! комОси, проект якого готуе вОдповОдальний за напрям роботи приймальнш комОси.
ТехнОчний секретар формуе пакет документов, необхОдних для проведения вступних випробувань. Пюля 1'х завершення технОчний секретар вводить результата випробувань. За допомогою оперативного монОторингу вОдповОдальний за напрям роботи приймальнш комюп контролюе процес забезпечення вступних випробувань необходною документащею i введення 1'х результатОв, готуе оперативну ОнформацОю для керОвництва приймальною комюОею i на стенд.
Посля закОнчення вступних випробувань технОчний секретар формуе рекомендаций до зарахування, а пОсля ïх затвердження—листи зарахування. За допомогою оперативного монОторингу вОдповОдальний за напрям роботи прий-мальнОй комОси контролюе процес забезпечення зарахування необхОдною документацОею, формуе оперативну ОнформацОю для керОвництва приймальною комОсОею i на стенд. У завершены вОдповОдальний за напрям роботи приймальнОй комОсй формуе проект наказу про зарахування.
У мОру необхОдностО вОдповОдальний за напрям роботи приймально!' комОсй' формуе i друкуе звгтш фор-ми на основО бази даних по абОтурОентах.
Старший технОчний секретар веде облш спОвро-бОтникОв приймально!' комюи в електронному журнала За даними цього журналу формуються перепустки для спОвробОтникОв приймально!' комюи.
Позначками на рис.4 е: РС — робоча станщя (Онструмент вОдповОдно1' особи), п/с — пОдсистема.
Сформульоваш цш, визначенО напрямки ефектив-
ностО та структурована схема функцОонування системи „Приймальна комюОя" покладенО в основу побудови ïï бОзнес-процесОв, в основО яких використовуються шно-вацОй у галузО ОнформацОйних технологОй i систем.
Л^ература
1. Андриенко В. Н. Система компьютеризованного финансового менеджмента высшего учебного заведения / В. Н. Андриенко, Ю. Г. Лисенко, А. И. Ак-маев и др. — Донецк : ООО „ Юго-Восток, Лтд", 2006. — 490 с. 2. Казаршова Н. Л. Принципи побудови системи фшансового менеджменту вищого навчаль-ного закладу. / Н. Л. Казаршова // Торговля i ринок Украши: Темат. зб. наук. Пр. Вип.. 23 т. 1 / Голов. ред. О. О. Шубш. — Донецьк : ДонНУЕТ, 2007. — С. 333 — 340.
Казаршова Н. Л. 1нновацп в управлшськш дiяльностi вищого навчального закладу
У роботО розглянуто питання застосування сучас-них концепцш менеджменту в управлшськш дальностО вищого навчального закладу (ВНЗ) на основО шновацш, що надають ОнформацОйнО технологiï i системи. Розглянуто бОзнес-процеси одного з напрямкОв роботи ВНЗ, пов'язаного з прийомом документов вОд абОтурОентОв i зарахуванням ï^ до складу студентОв.
Ключовi слова: менеджмент, реОнжинОринг, вищий навчальний заклад, приймальна комОсОя, абОтурОент, студент, ефективнютъ систем управлОння.
Казаринова Н. Л. Инновации в управленческой деятельности высшего учебного заведения
В работе рассматриваются вопросы применения современных концепций менеджмента в управленческой деятельности высшего учебного заведения на основе инноваций, которые предоставляют информационные технологии и системы. Рассмотрены бизнес процессы одного из направлений работы, связанного с приемом документов от абитуриентов и зачислением их в состав студентов.
Ключевые слова: менеджмент, реинжиниринг, высшее учебное заведение, приемная комиссия, абитуриент, студент, эффективность систем управления.
Kazarinova N. Innovations are in administrative activity of higher educational establishment
The questions of application of modern conceptions of management are in-process examined in administrative activity of higher educational establishment (INSTITUTE OF HIGHER) on the basis of innovations which give information technologies and systems. Biznes — process of one is considered of work of INSTITUTE of higher, related to taking of documents over university entrants and put of them in the complement of students assignments.
Key words: management, reiginiring, higher educational establishment, receiving commission, university entrant, student, efficiency of control system.
Стаття надОйшла до редакцл 12.10.2010
Прийнято до друку 15.03.2011
