CC BY
122
W4MM
1 и информационные
технологии
Медицинские информационные системы
Н.Ф. КНЯЗЮК,
к.м.н., заведующая кафедрой менеджмента Байкальской международной бизнес-школы Иркутского государственного университета, заместитель главного врача Иркутского диагностического центра по качеству, [email protected] И.С. КИЦУЛ,
д.м.н., профессор кафедры общественного здоровья и здравоохранения ГОУ ДПО «Иркутский государственный институт усовершенствования врачей Росздрава», [email protected]
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
УДК 615.47:616-074
Князюк Н.Ф., Кицул И.С. Информационное обеспечение системы менеджмента качества медицинской организации (Байкальская международная бизнес-школа Иркутского государственного университета; ГОУ ДПО «Иркутский государственный институт усовершенствования врачей Росздрава»)
Аннотация: Статья посвящена формированию организационно-функциональной модели автоматизированной информационной системы управления документооборотом в системе менеджмента качества медицинской организации, которая содержит основные компоненты, соответствующие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008, и может использоваться при формировании стратегии развития информационной системы. Созданная модель после завершения разработки может предоставлять руководителям точную и полную картину организации деятельности, а также позволит более обоснованно принимать управленческие решения.
Ключевые слова: система менеджмента качества, ГОСТ Р ИСО 9001-2008, документооборот, информационное обеспечение, процессы, организационная структура.
UDC 615.47:616-074
Kniazuk N.F, Kitsul I.S. Information support of system of quality management of the medical organization
(Baikal international business school of Irkutsk state university; Irkutsk state institute for advanced studying of doctors) Abstract: Article is devoted formation of organizational-functional model of the automated information control system by document circulation in system of quality management of the medical organization which contains the basic components corresponding to requirements of GOST Р ИСО 9001-2008 and can be used at formation of strategy of development of information system. The created model after working out end can give to heads an exact and full picture of the organization of activity, and also will allow to make soundly more administrative decisions. Keywords: quality management system, GOST Р ИСО 9001-2008, document circulation, information support, processes, organizational structure.
□ дним из основных критериев эффективного управления организацией и создания высококачественной продукции является система менеджмента качества (далее СМК), соответствующая требованиям международных стандартов ISO (International Organization for Standardization) серии 9000. Требования международных стандартов все активнее применяются и в такой консервативной отрасли, как здравоохранение. Руководители медицинских организаций признают, что положение и устойчивость медицинской организации определяются уровнем управленческих технологий. Тем не менее, только внедренная и работающая система менеджмента качества приносит отдачу, а ее сертификация без внедрения остается лишь расходной статьей бюджета.
© Н.Ф. Князюк, И.С. Кицул, 2011 г.
18 ■ ■ ■ ■ ■■ ■ ■ ■ ■■■ ■ ■ ■ ■■ ■ ■ ■■■ ■ ■ ■ ■ ■
Медицинские информационные системы
www.idmz.ru 201 1 , 1Ма 2
■■■■
рчва
Поскольку принципиальным требованием к медицинской деятельности является документальный характер информационного взаимодействия между субъектами [1, с. 32-38], одним из наиболее очевидных направлений эффективного применения в здравоохранении современных информационных и коммуникационных технологий является организация автоматизированной технологии документооборота, которая должна изначально базироваться на сложившейся системе работы с документами, на национальной управленческой культуре. Следует отметить, что документация СМК создается на базе существующего документооборота в медицинской организации. Однако появляются дополнительные требования, устанавливаемые международными стандартами. В процессе разработки и внедрения, а также в рамках обеспечения функционирования системы прежде всего в адекватной информационной поддержке нуждаются организационные задачи. Создание, внедрение и сопровождение системы менеджмента качества (СМК) на основе международных стандартов серии ISO 9000 является трудоемким и длительным процессом, связанным с увеличением объема нормативной и рабочей документации, а также информационных потоков, которые должны быть четко определены и упорядочены. Все это приводит к значительному увеличению рутинной работы на всех уровнях управления организацией. В таких условиях обеспечить результативное выполнение процессов СМК, оптимизировав материальные и временные затраты, можно лишь прибегнув к использованию современных информационных технологий. Управлять нормативными документами системы менеджмента качества необходимо в соответствии с требованиями ISO 9001:2008. Основными задачами информационной поддержки СМК являются:
• поддержка жизненного цикла документов, обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
• обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
• предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов;
• управление записями системы менеджмента качества в соответствии с требованиями ISO 9001:2008, включая средства идентификации, хранения, поиска, восстановления, определения срока хранения и изъятия записей;
• осуществление мониторинга и измерения, анализа данных;
• применение корректирующих и предупреждающих действий;
• многое другое.
Эти организационные задачи могут быть реализованы с помощью различных программных продуктов, относящихся к продуктам класса Orgware (организационный продукт — англ.), которые ориентированы на решение задач систематизации, хранения и обработки информации о деятельности медицинской организации. Средствами поддержки «организационного менеджмента» могут быть программные компоненты информационных систем, позволяющих обеспечить основной принцип менеджмента качества — «принятие решений, основанных на фактах», разрабатываемые параллельно продуктам, предназначенным для управления материальными или финансовыми ресурсами. В отличие от последних, организационные продукты отвечают не на вопросы «сколько?», а «что?» и «как?». С появлением таких программных средств стало возможным говорить об использовании в практике управления медицинской организацией современных технологий организационного управления. Эти технологии основаны на применении информационных моделей предприятия: моделей организационно-функциональной структуры, процессов, жизненного цикла медицинских услуг, а также моделей реагирования на изменения внешней среды. Введение специальных клас-
■ ■ ■ ■ ■ ■■ ■ ■ ■ ■■■ ■ ■ ■ ■■ ■ ■ ■■■ ■ ■ ■ ■ 19 ■
W4MM
1 и информационные
технологии
Медицинские информационные системы
сификаторов, объединенных в информационные модели, позволяет точно идентифицировать и объективно оценивать качество системы управления медицинской организацией. Кроме того, полученные модели позволяют создавать и поддерживать в рабочем состоянии все документированные регламенты, стандарты, стандартные операционные процедуры, описывающие распределение функций и реализации процессов.
Основные функции автоматизированной информационной системы управления документооборотом в системе менеджмента качества медицинской организации должны быть определены еще при формировании стратегии развития информационной системы организации. В первую очередь необходимо обеспечить:
• Возможность работы специалистов всех служб медицинской организации с нормативной документацией СМК в электронном виде в многопользовательском режиме доступа к информации.
• Автоматизацию процедур формирования, учета, коррекции документов, поиска и просмотра документов конечными пользователями, сбора и обработки статистической информации на основании протокола работы с документами СМК.
• Определение актуальности документов СМК на основании статистических данных с целью совершенствования нормативной базы.
• Анализ и систематизацию информации о результатах проведения проверок СМК.
• Сбор, хранение и анализ информации о дефектах и несоответствиях при проведении экспертной оценки, информации об оценке удовлетворенности потребителей в электронном виде для выработки корректирующих действий, а также автоматизацию процедур их регистрации и систематизации.
• Оценку эффективности функционирования СМК для определения путей ее совершенствования.
И, наконец, данные технологии позволяют быстро отслеживать любые изменения в организации, обеспечивая развитие в управляемых и контролируемых условиях. Таким образом, при документировании деятельности (а это является одним из основных требований стандартов менеджмента качества ISO 9000) современным решением является создание не системы взаимосвязанных документов, а системы взаимосвязанных информационных моделей медицинской организации, которые и будут порождать требуемые документы. Кроме того, благодаря технологии создания документов из единой системы моделей, они не будут противоречить друг другу.
Структурная схема автоматизированной информационной системы управления документооборотом в системе менеджмента качества медицинской организации может быть представлена крайне простым и понятным для пользователей способом, отражающим требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (аутентичный ISO 9001:2008 национальный стандарт), в соответствии с требованиями которого строится система менеджмента качества (рис. 1). Данная модель представляет совокупность основных компонентов СМК медицинской организации в документированном виде, которые разделены в соответствии с разделами стандарта. Такое построение системы документооборота позволяет создать информационно-методический блок по формализации и совершенствованию деятельности СМК, организации подготовки к сертификации на соответствие требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ISO 9001:2008). Данная модель применима как для медицинских организаций, которые начинают построение системы менеджмента качества практически с нуля, так и для организаций, которые намерены совершенствовать уже функционирующую систему менеджмента качества. Использование данной модели позволяет значительно сократить временные и финансовые затраты на реализацию проекта построения и серти-
.„0. ■ ■ ■ ■ ■■ ■ ■ ■ ■■■ ■ ■ ■ ■■ ■ ■ ■■■ ■ ■ ■ ■ ■
Медицинские информационные системы
www.idmz.ru 201 1 , 1Ма 2
■■ I
рчва
Процессы, в рамках которых реализуется требование, руководители (владельцы) процессов
га & Hi i
^ I
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Система N менеджмента качества. Требования
' 4. СМК
---5. Ответственность руководителя
---6. Менеджмент ресурсов
---\Г^| 7. Процессы жизненного цикла
Л медицинских услуг
---8. Измерение, анализ, улучшение
т--------------------
Ответственный за выполнение требований в организационной структуре (матрица ответственности)
В соответствии с какими документами реализуется требование
| Законы Щ Правила ^ Программы
^ Стандарты ^ Инструкции || Процедуры
^ Методики S Формы записей It о качестве
Процессы
Оргструктура
Документы
Рис. J. Структурная схема управления документооборотом СМК медицинской организации в соответствии с требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008
фикации СМК, минимизировать риски проекта, а также внедрить в деятельность медицинской организации успешные практики и готовые решения. Представленная модель СМК содержит успешные практики и решения, модели, документы, регламенты по основным ее компонентам: стратегия, цели, показатели деятельности организации, все виды процессов и процедур, организационную структуру и персонал, методологию и медицинские стандарты, регламентацию и документооборот, системную архитектуру, многое другое.
Перевод разработанной системы менеджмента качества на новую информационную основу осуществляется обычно в три этапа. Работа начинается с создания организационно-функциональной модели, где фиксируются все виды услуг в соответствии с имеющейся лицензией, существующий набор функций и реализующая их организационная структура. Затем на основе модели организационно-
функциональной структуры (которая отвечает на вопросы «что и кто делает?») осуществляется переход к модели взаимосвязанных процессов: процессов выполнения услуг, ориентированных на удовлетворение потребностей клиентов; процессов, обеспечивающих эту деятельность процессов, и процессов управления, а также процессов измерения, анализа и улучшения. Такая логика позволяет оперативно получать ответы на вопрос «каким образом осуществляется эта деятельность?». Заключительная стадия работы — генерация из модели организационной документации, позволяющей регламентировать установленную деятельность, проводить регулярную оценку выполнения запланированных результатов, инициировать и проводить корректирующие и предупреждающие действия.
Созданная модель после завершения разработки может предоставлять руководителям точную и полную картину организации дея-
■ ■ ■ ■ ■ ■■ ■ ■ ■ ■■■ ■ ■ ■ ■ ■ ■■■ h ■■ ■ ■ ■■■ ■■ ■■ ■ ■ ■ ■■■ ■■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■■ ■■ ■ ■
W4MM
1 и информационные
технологии
Медицинские информационные системы
тельности, а также позволит более обоснованно принимать управленческие решения по ее изменению. Кроме того, наличие модели позволяет не просто зафиксировать регламенты деятельности в организационно-распорядительных документах, но и своевременно обновлять их с тем, чтобы постоянно приводить их в соответствие с постоянно меняющейся внешней и внутренней средой.
В заключение отметим, что информационно-технологическая среда поддержки системы менеджмента качества с использованием данной модели может быть реализована подсистемами корпоративной информационной системы, построение которых может опираться на программные средства, существующие в медицинской организации. В базах данных этих программ отражается ход процессов жизненного цикла медицинской услуги и других процессов, влияющих на качество, — результаты операций по сбору, регистрации и обработке данных (то есть записи и отчеты о качестве). Актуальной задачей на сегодняшний день является обеспечение системного управления всем объемом этих разнородных
данных, которые аккумулируются, хранятся и используются в программных средствах медицинской организации.
Таким образом, большие расходы, связанные с «бумажной» СМ К, можно сократить, применив современные технологии — системы электронного документооборота. Тем более, что, согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008, документация может быть в любой форме и на любом носителе, то есть стандарт не требует ведение документов в «бумажном» виде. Наш опыт показал, что использование логики изложения стандарта для формирования структуры документации СМК и выполнения требований к документообороту при формировании подходов к информационному обеспечению является наиболее простым, интуитивно понятным для сотрудников, прошедших предварительное обучение. Внедренная система электронного документооборота становится надежной основой для непрерывного улучшения СМК, что является прямым требованием ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (п. 8.5.1) и способствует развитию и совершенствованию медицинской организации.
ЛИТЕРАТУРА
1. Столбов А.П. Организация электронного документооборота в здравоохране-нии//Врач и информационные технологии. — 2007. — № 5. — С. 32-38.
2. Исаев Р.А. Комплексная бизнес-модель коммерческого банка/ДИ^Ь http://www.bu-sinessstudio.ru/procedures/business/bank_complex (дата обращения: 25.02.2011).
22
