CC BY
638
БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, АНАЛИЗ И АУДИТ: ВОПРОСЫ ТЕОРИИ И ПРАКТИКИ
Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2006. № 3. С. 82-90.
©Е.Б. Свердлина, Н.Е. Слобода, 2006 УДК 658.012.12
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АНАЛИЗА МАТЕРИАЛЬНЫХ РЕСУРСОВ
НА ПРЕДПРИЯТИИ
Е.Б. Свердлина, Н.Е. Слобода
Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского
In this article the author’s concept of material resources analysis is considered. Primary attention is paid to informational model of carrying out the analysis under consideration. The classification of analysis sources on the basis of information pattern is conducted. The sources are categorized according to the stages of proposed methodic.
Предприятие представляет собой сложную организационно-управленческую структуру, отдельные части которой связаны между собой информационно. Функционирование этой структуры, движение отдельных элементов в едином заданном направлении достигается посредством организации информационных потоков между субъектом и объектом управления в прямом и обратном направлении [1]. В условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы важной составляющей квалифицированного управления предприятием становится аналитическая информация.
Информационное обеспечение, таким образом, занимает важное место в организации аналитической работы на предприятии. От качества привлеченных источников, полноты и достоверности получаемой информации о состоянии объекта анализа, оперативности поступления и обработки этих данных зависят глубина анализа, достоверность и объективность аналитических выводов. Для различных видов экономического анализа используется разный набор источников информации. В значительной степени он определяется также отраслевыми и другими особенностями деятельности организации (производство, оптовая торговля, оказание услуг), его организационно-управленческой структурой, размером, степенью внедрения управленческого учета, уровнем автоматизации учета и анализа Рассмотрим наиболее универсальные классификации источников информации для целей проведения экономического анализа.
По отношению к предприятию выделяют внутренние и внешние источники информации [2] (см. рис. 1). С учетом сложившейся практики комплексного экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия определяющую роль играет внутренняя информация как
наиболее доступная, достоверная, качественная и в большей степени учитывающая состояние объекта анализа. В то же время в современных условиях, наряду с внутренней информацией, менеджерам предприятия для принятия рациональных управленческих решений необходимы данные о состоянии внешней среды. В состав внешней информации входят данные об экономической политике государства, о системе налогообложения, о состоянии спроса и предложения на различные товары и услуги, макроэкономические показатели, характеризующие состояние в отрасли, регионе; курсы валют, процентные ставки, темпы инфляции, рейтинги эмитентов, информация о финансовом состоянии поставщиков и прочие сведения.
По составу и содержанию данных источники информации подразделяют на нормативноплановые, а также источники учетного и внеучетного характера [3]. Согласно данной классификации к нормативно-плановым источникам анализа относятся все типы планов, смет, нормативных материалов. Источники информации учетного характера - это данные статистического, бухгалтерского, управленческого, оперативного учета и отчетности. Внеучетные источники информации - это данные, регулирующие хозяйственную деятельность организации, а также данные об изменении внешней среды функционирования предприятия (таблица 1).
Следует отметить, что результативность анализа напрямую зависит не только от характера информации, но и от организации информационных потоков на предприятии [2]. Таким образом, правомерно рассматривать информационное обеспечение анализа как совокупность двух составляющих: источники информации для проведения анализа и информационная логистика.
Информационное обеспечение анализа материальных ресурсов на предприятии
83
Источники информации для проведения анализа
ВНЕШНИЕ ВНУТРЕННИЕ
• Учредительные документы. • Политическая информация: эконо-
• Первичные документы, фиксирую- мическая политика государства в
щие состав и оценку материальных области поощрения и запрета от-
ресурсов предприятия. дельных видов деятельности, нало-
• Первичные документы, отражаю- гообложения.
щие движение материально-произ- • Экономическая информация: со-
водственных запасов. стояние спроса и предложения на
• Проектно-техническая документа- рынке сырья и материалов, про-
ция. центные ставки за кредит, колеба-
• Юридические документы, фикси- ния курсов иностранных валют, со-
рующие отношения с поставщиками стояние и перспективы развития от-
материалов. дельных отраслей народного хозяй-
• Данные бухгалтерского, статисти- ства.
ческого и оперативного учета. • Информация о деятельности, фи-
• Акты ревизий, инвентаризаций. нансовой устойчивости и перспек-
• Планово-нормативная документа- тивах развития конкретных контр-
ЦИЯ. агентов предприятия
• Бизнес-планы
Рис. 1. Классификация источников информации по отношению к предприятию
Таблица 1
Характеристика внеучетной информации для проведения анализа
№ п/п Наименование источника Содержание
1 Официальные документы Законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителя предприятия, решения совета директоров, собраний акционеров
2 Хозяйственно-правовые документы Договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации
3 Научно-техническая информация Публикации, отчеты по результатам научно-исследовательской работы
4 Техническая и технологическая документация Паспорта, описания технологического процесса, руководства пользователя
5 Материалы специальных обследований Хронометраж, фотография
6 Информация об основных контрагентах предприятия Отчеты эмитента, данные экспресс-анализа, аналитические статьи
7 Данные об основных конкурентах Показатели их деятельности, сильные и слабые стороны, полученные из Интернета, газет, журналов, информационных бюллетеней, маркетинговых исследований
8 Данные о состоянии рынка материальных ресурсов Объемы рынков, уровень и динамика цен на отдельные виды ресурсов, основные поставщики
9 Сведения о состоянии рынка капитала Ставки рефинансирования, официальные курсы иностранных валют, ставки коммерческих банков по кредитам и депозитам
10 Данные о состоянии фондового рынка Цены спроса и предложения по основным видам ценных бумаг, объемы и цены сделок по основным видам фондовых инструментов, сводный индекс динамики цен на фондовом рынке
11 Информация Г оскомстата Данные об изменениях макроэкономической ситуации в стране
84
Е.Б. Свердлина, Н.Е. Слобода
Рассмотрим одну из подсистем информационной модели предприятия: информационноучетное обеспечение анализа материальных ресурсов.
Обеспеченность экономического субъекта материальными ресурсами необходимого количества и качества и их эффективное использование при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг являются отдельным направлением управленческой деятельности. Поступление материальных ресурсов, их хранение на складе, отпуск в производство, потребление в технологическом процессе затрагивает различные отделы и службы предприятия, что отражается на большом и разнообразном потоке информации, дающей представление о состоянии объекта управления.
Классификация источников информации по составу и содержанию данных для целей анализа материальных ресурсов предприятия и их характеристика представлены в приложении.
Значительную роль в анализе материальных ресурсов играет информация нормативнопланового характера, включающая бюджет прямых материальных расходов, бюджет закупок сырья и материалов, плановые калькуляции себестоимости единицы товара, работы, услуги по статьям калькуляции, сметы капитального ремонта и капитального строительства, утвержденные лимиты расходования материалов, норматив запасов на начало и конец периода, норматив оборачиваемости видов товарноматериальных ценностей и другая информация. Эти данные формируются на предприятии в таких подразделениях, как отдел бюджетирования, планово-экономический отдел, отдел капитального строительства, отдел главного технолога, финансовый отдел. Эта информация необходима для проведения «план-факт» анализа, анализа выполнения норм расхода материальных ресурсов, а также для оценки политики предприятия в части управления материальными запасами.
Традиционно основным источником информации для проведения анализа материальных ресурсов являются данные бухгалтерского учета и отчетности. Это связано в первую очередь с тем, что потоки бухгалтерской информации являются самыми отлаженными в информационной системе организации. Использование учетной информации для получения данных о фактическом размере материальных запасов, затратах материальных ресурсов за отчетный период, выходе продукции и размере выручки позволяет избежать дублирования потоков данных. В то же время необходимо понимать, что
бухгалтерская информация имеет ряд недостатков:
• отставание во времени: данные о затратах сырья и материалов агрегируются в бухгалтерии лишь в конце отчетного периода, т. е. носят ретроспективный характер;
• формы сводных регистров бухгалтерского учета регламентированы, вследствие чего типовые регистры не всегда обеспечивают необходимую информацию для целей анализа и обоснования управленческих решений, детализацию информации;
• использование исторической оценки для отражения хозяйственных операций, т. е. не учитывается фактор морального старения активов, потери ликвидности и потребительских свойств в результате порчи, длительного хранения и других возможных причин;
• использование только стоимостной оценки активов, что делает невозможным проведение оценки качества сырья и материалов, их соответствия стандартам и нормам.
Восполнить эти пробелы позволяют данные оперативного учета и отчетности, которые формируются на предприятии исходя из целей управления материальными ресурсами и методики их анализа. Сбор и предоставление данных в системе оперативного учета, форма и содержание этих регистров тесно связаны с утвержденным на предприятии регламентом бюджетного процесса и комплексным планом проведения аналитической работы, запросами административно-управленческой среды. Оперативная информация поступает непосредственно от отделов и служб, отвечающих за эти показатели. Например, производственные участки предоставляют информацию о дневном расходе видов основных материалов, обслуживающие хозяйства - о расходе инструментов и запасных частей на ремонт отдельного объекта, отдел капитального строительства - о вовлечении строительных материалов согласно сметам на капитальное строительство.
Дополняет данные, полученные от бухгалтерского, статистического и оперативного учета, информация внеучетного характера: официальные внутренние документы, хозяйственноправовые документы, техническая и технологическая документация, данные о состоянии рынка материальных ресурсов. На основе приказов и распоряжений руководства определяются лимитирующие факторы, учитываемые при анализе состояния политики управления материальными ресурсами (ограничения в выборе каналов поставки, сроков доставки материальных ценностей и пр.). Данные хозяйственно-правовых договоров используются для анализа обеспе-
Информационное обеспечение анализа материальных ресурсов на предприятии
85
ченности потребности в материальных ресурсах договорами, ритмичности поставок, выполнения графика поставок и его влиянии на размер выпуска продукции. Информация технического и технологического содержания предоставляется отделом технолога или главным инженером предприятия и служит основой для поиска резервов повышения эффективности использования материальных ресурсов на основе внедрения ресурсосберегающих технологий, повышения уровня механизации и автоматизации, оптимизации структуры конструкционных материалов. Для выявления тенденций изменения цен на отдельные виды товарно-материальных ценностей, изучения емкости рынка сырья и материалов, поиска недостатков и резервов роста необходимы данные о состоянии рынка материальных ресурсов. Такая информация используется в рамках бюджетного процесса для учета инфляционных факторов при разработке отдельных статей операционного и финансового бюджетов, а также для принятия отдельных ре-
шений, например: о замене видов сырья и материалов в условиях их нехватки, сезонных колебаний предложения или общего спада в экономике.
С целью оценки полноты информационной базы для проведения анализа материальных ресурсов целесообразно систематизировать источники информации по этапам анализа, выделенным согласно разработанной методике. Методика анализа материальных ресурсов конкретного предприятия должна сочетать в себе черты общих методик (классические аналитические процедуры) и одновременно учитывать отраслевые особенности данного предприятия. На наш взгляд, с учетом современной теории и практики комплексного экономического анализа следует выделить этапы анализа материальных ресурсов согласно блок-схеме, представленной на рис. 2.
Далее проводится классификация источников информации по этапам анализа (таблица 2).
1. Оценка обоснованности плановой потребности в материальных ресурсах
і
2. Анализ обеспеченности предприятия материальными ресурсами
і
2. 1. Анализ выполнения плана материально-технического снабжения по объему, ассортименту, качеству и ритмичности поставок____________________________
і
2. 2. Анализ состояния складских запасов
і
2. 3. Оценка политики управления запасами
і
3. Анализ использования материальных ресурсов
і
3. 1. Общая оценка эффективности использования материальных ресурсов
і
3. 2. Факторный анализ материалоемкости
і
3. 3. Анализ влияния материалоемкости на объем услуг и работ
і
4. Анализ влияния величины и эффективности использования материалов на конечные
показатели деятельности организации
і
5. Обобщение выявленных резервов и разработка мероприятий по совершенствованию политики управления материальными ресурсами
Рис. 2. Блок-схема анализа материальных ресурсов предприятия
86
Е.Б. Свердлина, Н.Е. Слобода
Таблица 2
Потребность в источниках информации для проведения анализа материальных ресурсов
на предприятии
Направления анализа материальных ресурсов согласно блок-схеме Источники информации, используемые в практике российских предприятий Дополнительные источники, необходимые для проведения комплексного (полного) анализа
1. Оценка обоснованности плановой потребности в материальных ресурсах Бюджет материальных ресурсов, бюджет закупок товарноматериальных ценностей, нормативы их запасов, плановые калькуляции План технической ликвидации, план оприходования материалов и оборудования от демонтажа основных средств
2. Анализ обеспеченности предприятия материальными ресурсами Справки бухгалтерии о выполнении договоров на поставку товарно-материальных ценностей в суммарном выражении, справка склада о неликвидных запасах, динамика средних запасов по месяцам Справки отдела материально-технического снабжения и юрисконсульта о предъявленных штрафных санкциях (поставки некачественного сырья), графики поставки и справки о выполнении графиков поставки материальных ресурсов, отчет о расходе материалов по службам и по объектам капитального строительства и капитального ремонта
3. Анализ использования материальных ресурсов Расход материалов по статьям бюджета и службам, справки об объемно-стоимостных показателях деятельности за период Оперативные данные о расходе материалов в сравнении с производственными нормами, причины перерасхода
4. Анализ влияния величины и эффективности использования материалов на конечные показатели деятельности организации - Бухгалтерская отчетность, бюджет по балансовому листу, план производственной себестоимости, отчет о выполнении основных показателей деятельности организации
5. Обобщение выявленных резервов и разработка мероприятий по совершенствованию политики управления материальными ресурсами - Справки о средних показателях себестоимости в отрасли, мероприятия по внедрению новых технологий, расчеты эффективности использования новых материалов
Как уже указывалось в данной статье, немаловажным аспектом информационной модели анализа материальных ресурсов является организация информационных потоков. Под организацией информационных потоков понимается регламентированный порядок, сроки, форма и лица (отделы, службы), ответственные за представление данных [4]. Разработка процесса движения информации о состоянии материальных ресурсов основывается на методике анализа и составляется для каждого отдельного этапа анализа материальных ресурсов в виде схемы «источник информации - ответственный отдел - получатель информации». Например, анализ обеспеченности предприятия материальными ресурсами проводится на основании данных складского и производственного учета (отдел снабжения, бухгалтерия), договоров поставок (отдел договорных отношений). Часть аналитических расчетов выполняет отдел снабжения и в виде промежуточных отчетов направляет в пла-
ново-экономическую службу и отдел бюджетирования (рис. 3).
Актуальной проблемой информационной логистики в современных условиях является ограничение доступа к информационной базе предприятия. В целях соблюдения коммерческой тайны и обеспечения достоверности информации необходимо регламентировать права специалистов различных служб по вводу, получению, корректировке данных.
Результатом комплекса работ по созданию информационного обеспечения анализа материальных ресурсов должен стать внутрифирменный регламент (стандарт). Это документ, который содержит подробное и четкое описание методики анализа, источников информации, обязанностей должностных лиц по вводу, обработке, контролю, передаче информации, сроков проведения работ. Как правило, данный регламент утверждает руководитель предприятия.
Информационное обеспечение анализа материальных ресурсов на предприятии
87
Рис. 3. Схема организации информационных потоков на этапе анализа выполнения плана
материально-технического снабжения
Таким образом, построение модели информационного обеспечения анализа материальных ресурсов включает следующие этапы:
1. Разработку комплексной методики анализа материальных ресурсов, учитывающей все особенности предприятия и потребности управления.
2. Отбор соответствующих источников информации в целом для анализа и по каждому отдельному его этапу с целью рационализации документооборота и информационных потоков в целом.
3. Регламентация ввода, обработки движения информации между структурными подразделениями.
4. Разработка и утверждение внутрифирменного регламента «Информационно-учетное обеспечение и анализ материальных ресурсов».
Последовательное решение поставленных задач позволит сформировать модель учетноинформационного обеспечения анализа материальных ресурсов, соответствующую принципам комплексности, научности, рациональности,
систематичности, достоверности и полноты; организовать аналитическую работу по заданному направлению; четко регламентировать функции специалистов на участке материальной логистики. Перечисленные меры, безусловно, будут способствовать повышению эффективности управления материальными ресурсами на конкретном предприятии.
1. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и перераб. М.: ИКФ Омега-Л: Высш. шк., 2002. 528 с.
2. Барнгольц С.Б., Мельник М.В. Методология экономического анализа деятельности хозяйствующего субъекта: Учеб. пособие. М.: Финансы и статистика, 2003. 240 с.
3. Савицкая Г.В. Экономический анализ: Учебник. 9-е изд., испр. М.: Новое знание, 2004. 640 с.
4. Сергеев В.И. Логистика в бизнесе: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2001. 608 с.
88
Е.Б. Свердлина, Н.Е. Слобода
Приложение
Классификация источников информации для анализа материальных ресурсов предприятия
Источник информации для анализа материальных ресурсов предприятия Отдел в организационноуправленческой структуре предприятия, предоставляющий сведения, или внешний источник Содержание Аналитические процедуры, основанные на полученной информации
і 2 3 4
1. Источники информации нормативно-планового характера
1.1. Бюджет прямых материальных расходов Отдел бюджетирования, планово-экономи -ческий отдел Объем расходования материальных ресурсов по основным видам (топливо, строительные материалы, запасные части, энергия, инструменты, спецодежда и т. д.) в целом за год и с разбивкой по месяцам Анализ обоснованности плановой потребности в материальных ресурсах, анализ выполнения плана по прямым материальным расходам, анализ отклонений, анализ темпов роста, анализ плановой и фактической структуры потребления материальных ресурсов
1.2. Бюджет закупок сырья и материалов, план материально-технического снабжения Отдел бюджетирования, финансовый отдел Запасы сырья и материалов на начало и конец периода, отпуск материалов в производство, сумма затрат на закупку материалов всего за период и с разбивкой по месяцам Анализ обоснованности плана МТС, анализ выполнения плана МТС по объему, ассортименту, расчет влияния плана снабжения на объем выпуска
1.3. Плановые калькуляции себестоимости единицы товара, работы, услуги по статьям калькуляции Планово-экономический отдел, отдел главного технолога Расход отдельных видов материалов на производство единицы товара, работы, услуги Факторный анализ материалоемкости
1.4. Сметы капитального ремонта и капитального строительства Отдел капитального строительства, проектно-сметный отдел, законодательные акты РФ Расход основных строительных материалов, топлива, запасных частей в расчете на отдельный объект реконструкции и капитального ремонта
1.5. Утвержденные лимиты расходования материалов Отдел главного технолога, планово-экономический отдел Лимит расхода материалов по их видам в количественном и суммарном выражении для отдельных служб предприятия Анализ отклонений в разрезе причин и виновных лиц
1.6. Норматив запасов на начало и конец периода Финансовый отдел Анализ состояния складских запасов
1.7. Норматив оборачиваемости видов товарноматериальных ценностей Финансовый отдел, планово-экономичес -кий отдел Анализ оборачиваемости материальных ресурсов по видам и основным группам
Информационное обеспечение анализа метериальных ресурсов на предприятии
89
Продолжение приложения
1 2 5 4
1.8. Нормы расхода отдельных видов товарно-материальных ценностей (бензин, моторные масла, дизельное топливо и пр.) Законодательные акты, отраслевые инструкции
2. Источники учетного характера
2.1. Данные бухгалтерского учета и отчетности
- оборотно-сальдовые ведомости по счету 10 «Сырье и материалы» Бухгалтерия
- первичные документы о движении товарно-материальных ценностей Бухгалтерия Лимитно-заборные карты, накладная на отпуск материалов в производство и на сторону, товарная накладная, счет-фактура, требование-накладная, ведомости переработки давальческих материалов, наряд-заказ, отчет о расходе основных строительных материалов в строительстве в сопоставлении с производственными нормами, акт о приемке материалов, оставшихся от ликвидации основного средства, дефектные ведомости, акты о списании материалов с подотчета, форма КС-14 Анализ использования материалов и материалоемкости продукции, анализ выполнения норм расхода материальных ресурсов
- данные складского учета Складское хозяйство, бухгалтерия Карточки учета материалов, складские ведомости, акты о произведенном взвешивании, пересчете, обмере
2.2. Данные статистического учета и отчетности
- форма № 5-з «Сведения о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг)» Планово-экономический отдел, бухгалтерия
- 1-СН, 3-СН, 4-СН, 11-СН, 12-СН о наличии и использовании материальных ресурсов Планово-экономический отдел, бухгалтерия
2.3. Данные оперативного учета и отчетности
90
Е.Б. Свердлина, Н.Е. Слобода
Окончание приложения
1 2 5 4
- формы, разработанные для центров ответственности, производственных цехов и участков для предоставления агрегированных показателей расходования материалов за день, неделю Произв одственные участки, цеха, бригады, отдел материально-технического снабжения, склад Любая информация, полезная для управления предприятием: данные о поступлении материальных ресурсов от поставщиков, отпуск материалов в количественном выражении в отдельные цеха, потребление сырья, материалов, электроэнергии по отдельным рабочим местам в сопоставлении с планом и нормами, данные об оприходованных отходах, причины перерасхода и прочая информация Используется в любых аналитических процедурах в соответствии с разработанной методикой анализа материальных ресурсов
3. Источники информации внеучетного характера
3.1. Официальные документы внутреннего характера Служба делопроизводства Приказы и распоряжения руководства предприятия, например о разрешении выдачи наличных денежных средств на покупку материалов, о запрете заключения договоров с индивидуальными предприятиями
3.2. Хозяйственно-правовые документы (договора с поставщиками материально-производственных запасов, агентские договора, договора комиссии) Отдел материальнотехнического снабжения, договорной отдел Информация о поставках материалов в соответствии с заключенными договорами по количеству и сумме, сроки поставки и другие особые условия Анализ выполнения графика поставок, анализ недопоставок продукции
3.3. Техническая и технологическая документация (паспорта, лицензии, патенты, сертификаты качества) Служба главного технолога, бухгалтерия, производственные участки Сведения об особенностях технологического процесса, о потребляемой мощности, о выходе продукции, о качестве изделий, конструкционные особенности и пр. Поиск резервов повышения эффективности использования материальных ресурсов предприятия
3.4. Данные о состоянии рынка материальных ресурсов Планово-экономический отдел, отдел бюджетирования, маркетинговый отдел Объемы рынков, уровень и динамика цен на отдельные виды сырья и материалов, условия поставки, условия расчетов Сравнительный анализ, анализ условий договоров поставки, анализ альтернативных решений
