CC BY
111
Porat Boris Oskarovich, Senior Lecturer. Novomoskovsk, Russia, Novomoskovsk, The Novomoskovsk’s Institute (subdivision) of the Mendeleyev Russian Chemical-Technological University,
Bolshakova Elena Vladimirovna, Senior Lecturer. Novomoskovsk, Russia, Novomoskovsk, The Novomoskovsk’s Institute (subdivision) of the Mendeleyev Russian Chemical-Technological University,
Zemlyakov Yuri Dmitrievich, academic IASSI, PhD, professor, director, Russia, Novomoskovsk, The Novomoskovsk’s Institute (subdivision) of the Mendeleyev Russian Chemical-Technological University, [email protected]
УДК 658.011.56
ИНФОРМАЦИОННОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В ОРГАНИЗАЦИИ
Е.Д. Саяпина, М.В. Колмыкова
Рассматриваются подходы к моделированию данных при проектировании автоматизированной информационной системы. На примере процесса учета материальных ценностей описываются модели DFD и «сущность-связь».
Ключевые слова: автоматизированная информационная система, моделирование информационных систем, диаграммы потоков данных, модель «сущность-связь».
Система бухгалтерского учета в любой организации является одной из основных информационных систем и предназначена для осуществления информационных процессов сбора, обработки, передачи и хранения учетной информации, которая в дальнейшем может использоваться руководством для анализа хозяйственной деятельности организации и планирования стратегий развития на будущее.
Среди информационных процессов преобладают трудоемкие рутинные операции, связанные с регистрацией и обработкой учетной информации. Простота математических алгоритмов процедур обработки учетной информации способствует простоте автоматизации таких информационных процессов.
Основные достоинства применения информационных технологий для автоматизации учета следующие:
- значительное снижение трудоемкости и, как следствие, сокращение времени выполнения учетных операций в результате выполнения рутинных действий с помощью вычислительной техники;
- снижение количества ошибок в ходе регистрации и обработки ин-
формации, что можно объяснить однократным вводом информации в информационную систему и многократным ее использованием в дальнейшем;
- повышение оперативности обработки учетной информации, в том числе возможность получения отчетности в любой момент времени, что играет важную роль в оперативном анализе деятельности организации;
- упрощение поиска необходимой информации в единой информационной базе, как работниками бухгалтерии, так и аудиторами и контролерами;
- возможность более совершенной организации структуры аппарата управления организаций в результате перераспределения основных функциональных задач учета и обязанностей работников бухгалтерии, особенно в случае применения сетевых информационных технологий.
Для того чтобы автоматизированная информационная система действительно была эффективной, при ее проектировании необходимо учитывать структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений. Независимо от того, будет ли автоматизированная информационная система бухгалтерского учета построена на основании готового программного решения, или она будет разрабатываться «с нуля», ее построение должно начинаться с анализа структуры управления организацией и моделирования информационной системы.
Практически все специалисты в области внедрения информационных систем отмечают, что наиболее сложными этапами внедрения являются начальные этапы - анализа требований и проектирования информационной системы. Ошибки, допущенные на этих этапах, порождают в дальнейшем трудные, часто неразрешимые проблемы и даже могут привести к неудаче всего проекта внедрения информационной системы.
Для того чтобы проанализировать требования к информационной системе, необходимо сначала создать ее адекватное описание - модель информационной системы. В теории проектирования информационных систем [1] разделяются роли постановщика задачи (data modeler), разработчика системы (data administrator) и пользователя системы (data operator).
Роль постановщика задачи сводится к подробному изучению предметной области исследуемого объекта (организации), и в результате, созданию модели функционирования объекта, описанию документооборота и функций обработки информации внутри объекта.
Разработчик системы обеспечивает проектирование структуры базы данных и разработку программного приложения. Структура базы данных разрабатывается на основе информационной модели, созданной постановщиком задачи. Программное приложение, управляющее базой данных, должно отвечать требованиям функциональной модели работы организации.
Пользователь системы подключается к работе лишь на заключи-
тельном этапе проектирования информационной системы: тестировании и сопровождении. Таким образом, описанные группы разработчиков являются практически независимыми друг от друга.
Однако в действительности невозможно обеспечить полную адекватность модели хозяйственной деятельности организации, если при ее построении не учитывать требования пользователя системы. При этом известно, что наиболее критическими являются первые стадии проекта, так как исправление ошибок, допущенных на предыдущей стадии, обходится примерно в 10 раз дороже, чем на текущей [2].
В данном исследовании стоит задача сформировать модель информационной системы таким образом, чтобы она была адекватна реальности, понятна и могла служить отправной точкой в работе других групп разработчиков.
На данный момент существует множество методик обследования и моделирования информационных систем, предназначенных для того, чтобы формализовать и ускорить процесс моделирования.
Рассматривая эти методики [3], можно заметить, что все авторы используют несколько типов графических моделей, причем в основном применяются одни и те же типы моделей:
- модели, описывающие организационную структуру организации;
- модели, описывающие функциональную структуру организации;
- модели, описывающие бизнес-процессы организации;
- модели, описывающие документооборот в организации;
- модели данных.
Остановимся на моделировании данных при построении информационной системы бухгалтерского учета. Для примера рассмотрим моделирование процесса учета материальных ценностей в Новомосковском институте РХТУ им. Д.И. Менделева (далее - НИ РХТУ).
В первую очередь необходимо выявить структуру данных, для чего изучаются основные единицы информации - реквизиты документов. Целесообразно вести единый справочник (словарь) реквизитов по всем формам документов, что позволяет унифицировать характеристики реквизитов.
Для описания документооборота и обработки информации чаще всего используются диаграммы потоков данных (Data flow diagramming, DFD). DFD представляет моделируемую систему как сеть связанных между собой работ [4]. DFD описывает:
1) функции обработки информации (учетные работы);
2) документы (стрелки, arrow), объекты, сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке информации;
3) внешние ссылки (external references), которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы;
4) таблицы для хранения документов (хранилища данных, data
store).
Представление потоков информации совместно с хранилищами данных и внешними сущностями делает модели DFD похожими на реальные системы бухгалтерского учета - движение первичных документов (arrow), хранение учетных данных (data store), внутренние и внешние пользователи учетной информации (external entities).
На рис. 1 представлена модель системы приобретения материальных ценностей в нотации DFD.
Система «Приобретение материальных средств» разделена на две основные составляющие:
- подсистема функций склада; подсистема функций бухгалтерии.
Рис. 1. DFD-диаграмма системы приобретения материальных
ценностей
Диаграммы более низких уровней декомпозиции являются более детальными описаниями отдельных учетных функций. Они показывают, с какими хранилищами данных, и с какими данными оперирует эта функция, т. е. описывают способы формирования данных в хранилищах, в том числе способы заполнения первичных документов.
На рис. 2 представлена DFD-диаграмма наиболее низкого уровня иерархии, отражающая оформление документа «Карточка количественносуммового учета материалов».
Прежде, чем приступать к собственно моделированию структуры данных, необходимо сформировать понятия о предметах, фактах и событиях, которыми будет оперировать данная система. Одним из наиболее удоб-
ных инструментов унифицированного представления данных является модель «сущность-связь» (entity-relationship model, ER-model).
Построение модели данных предполагает определение сущностей и атрибутов, т. е. необходимо определить, какая информация будет храниться в конкретной сущности или атрибуте. Сущность можно определить как объект, событие, информация о котором должна сохраняться. Сущности должны иметь наименование с четким смысловым значением, именоваться существительным в единственном числе, не носить «технических» наименований и быть достаточно важными для того, чтобы их моделировать [4].
Рис. 2. DFD-диаграмма оформления документа «Карточка количественно-суммового учета материалов»
В информационной системе бухгалтерского учета материальных ценностей в НИ РХТУ сущности разделены на справочники, таблицы и документы. Можно выделить следующие сущности-справочники:
- «Единицы измерения» содержит информацию об основных единицах измерения, их кратком и полном наименовании;
- «Материально-ответственное лицо» содержит краткую информацию обо всех сотрудниках НИ РХТУ, являющихся материальноответственными лицами;
- «Склады» представляет собой список складов организации;
- «Подразделения» - список структурных подразделений организации;
- «План счетов», «Вид оплаты», «Очередность платежа», «Статьи расходов» содержат информацию из соответствующих нормативных документов;
- «ВУЗ» содержит информацию об организации (НИ РХТУ), необ-
ходимую для работы информационной системы по учету материальных ценностей. Хранение информации о вузе именно в таком виде наиболее удобно: возможно внесение необходимых изменений, которые тут же отражаются во всех документах.
Сущность «Поставщики» также играет роль справочника. Но все необходимые данные о поставщиках невозможно хранить в одной таблице, в виду требований нормализации базы данных, поэтому вся информация представлена в трех таблицах: «Поставщики», «Банковские реквизиты», «Телефоны». Описанным выше справочникам характерна их независимость от других сущностей.
Основной рабочей таблицей проектируемой информационной системы является таблица «Операции с МЦ», в которой регистрируются все операции с материальными ценностями.
Каждая операция фиксируется тем или иным документом, данные о котором хранятся в соответствующих сущностях: «Требование», «Накладная», «Доверенность», «Платежка», «Сопроводительные документы».
На рис. 3 представлен фрагмент разработанной модели данных, отражающий связи между сущностями «ВУЗ», «Платежка» и «Поставщики».
Рис. 3. Фрагмент модели данных
Таким образом, использование при построении информационной модели нотаций DFD и «сущность-связь» позволяет использовать естественные обозначения основных объектов модели и представить ее в наглядном виде, понятном одновременно пользователю и разработчику информационной системы.
Построенная модель данных в дальнейшем служит основой:
1) для совершенствования документооборота, в том числе оптими-
зации маршрута движения документов, их реквизитного состава и проектирования хранилищ данных;
2) для разработки оптимальной структуры автоматизированной информационной системы, если принято решение разработать программный модуль для автоматизации отдельной функциональной задачи.
Список литературы
1. Вендров А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1998. - 176 с.
2. Калянов Г.Н. CASE-технологии: Консалтинг в автоматизации бизнес-процессов. -3-е изд. - М.: Горячая линия-Телеком, 2002. -320 с.
3. Саяпина Е.Д. Совершенствование бюджетного учета как единой информационной системы: дис. на соискание ученой степени канд. экон. наук: 08.00.12. - Орел, 2005. - 163 с.
4. Черемных С.В., Ручкин В.С., Семенов И.О. Моделирование бизнес-процессов: учебное пособие. М: Финансовая академия, 2001.
Саяпина Екатерина Дмитриевна, канд. экон. наук, доцент, Россия, Новомосковск, НИ (ф) РХТУ им. Д.И. Менделеева,
Колмыкова Маргарита Валерьевна, старший преподаватель, Россия, Новомосковск, НИ (ф) РХТУ им. Д.И. Менделеева
INFORMATION MODELING OF ACCOUNTING OF THE TANGIBLES IN THE
ORGANIZATION
E.D. Sayapina, M.V. Kolmykova
The article discusses approaches to data modeling in designing of automated information system. DFD and ER-model is described on an example of accounting of the tangibles.
Key words: automated information system, modeling of information systems, data flow diagramming, entity-relationship model.
Sayapina Ekaterina Dmitrievna, Ph.D. in Economics, docent, Russia, Novomoskovsk, The Novomoskovsk’s Institute (subdivision) of the Mendeleyev Russian Chemical-Technological University,
Kolmykova Margarita Valerievna, senior lecturer, Russia, Novomoskovsk, The Novomoskovsk’s Institute (subdivision) of the Mendeleyev Russian Chemical-Technological University
