CC BY
67
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА
УДК 65.01.005
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ПОДХОД к АНАЛИЗУ ИНВЕСТИЦИЙ В АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
Т. В. ЛЕСИНА,
кандидат экономических наук, старший преподаватель кафедры учета, анализа, аудита E-mail. ru: jalesina@mail. ru Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, Калужский филиал
В статье рассмотрены основополагающие вопросы функционального подхода к анализу инвестиций и возможности использования его для анализа инвестиций в автоматизированные информационные системы (АИС). Сформированы предложения по использованию функционального подхода для анализа эффективности инвестиций в АИС.
Ключевые слова: функционально-стоимостной анализ, функциональный подход, АИС, инвестиции в АИС, анализ инвестиций в АИС.
Выбор АИС для предприятия является сложным и ответственным решением, которое может в результате его реализации привести либо к оптимизации системы управления, либо к потере управляемости предприятия. Принять правильное решение в выборе АИС чрезвычайно сложно. Внедрение новой АИС сопряжено не только с финансовыми затратами, но и трудозатратами и частичной сменой персонала. Организационно-методические аспекты анализа эффективности инвестиций в АИС на промышленных предприятиях на сегодняшний день тре-
буют проведения дополнительных исследований и разработки новой методики проведения анализа, ориентированного на пофункциональную методику, что позволит повысить эффективность и оперативность внедрения АИС на предприятии.
Исследование методов экономической и финансовой оценки эффективности инвестиций в АИС — недостаточно изученная область экономических знаний. Это объясняется тем, что невозможно заранее предусмотреть все последствия инвестиций в АИС, реализация которых чаще всего связана с риском и неопределенностью. Автор предлагает новый подход, основанный на использовании данных функционального учета и функционального анализа.
Целью исследования являются формирование функционального подхода к анализу эффективности инвестиций в АИС и его практическая реализация.
История метода функционально-стоимостного анализа (ФСА) уходит своими корнями в 1940-е гг. и связана с работами русского инженера
Ю. М. Соболева на Пермском телефонном заводе и американца Л. Майлза в компании General Electric, Inc. [3]. Тогда метод ФСА применялся для совершенствования технических систем, т. е. продукции.
В 1980-е гг. метод ФСА широко применялся в электротехнической промышленности СССР для совершенствования продукции и технологических процессов. С помощью этого метода решались как инженерные задачи улучшения конструкции технических систем, так и экономические задачи организации производственных процессов [1].
В статье рассмотрено применение функционального анализа инвестиций в АИС. Исследование направлено на раскрытие возможностей использования методики функционального анализа в отношении специальных объектов (АИС, прикладные решения АИС).
Подготовка к проведению анализа требует введения следующих базовых понятий:
— функция — проявление свойств автоматизированного подразделения предприятия, заключающееся в его действии (которое может быть воздействием или взаимодействием) на изменение состояния других материальных объектов;
— объект функции — автоматизированное подразделение предприятия, на которое направлено действие рассматриваемой функции;
— функциональная единица — элемент автоматизированного подразделения, представленный человеческими или материальными ресурсами, реализующий свою функцию.
В результате автоматизации могут меняться как сами функции, функциональные единицы, так и их воздействие и взаимодействие. Целевой установкой при осуществлении инвестиций в АИС является получение положительного эффекта.
Целесообразное использование инвестиций, ограниченность финансовых ресурсов требуют от предприятий детального пофункционального подхода к анализу эффективности инвестиций в АИС.
Традиционно специалисты по ФСА, в частности В. В. Рыжова, выделяют следующие его функции:
— общее управление и контроль;
— управление прогнозированием и планированием;
— управление обеспечением кадрами и социальным развитием;
— управление изучением и использованием рынка, продвижением товаров на рынке;
— управление конструкторской, технологической и инженерной поддержкой процесса «подготовка — обеспечение — контроль производства»;
— управление процессами финансирования предпринимательской деятельности, бухгалтерский учет и отчетность;
— управление обеспечением материально-техническими ресурсами;
— управление документооборотом [2].
По мнению автора, построение функциональных зависимостей для конкретно взятого предприятия должно осуществляться с учетом специфики вида экономической деятельности хозяйствующего субъекта, структуры АИС, включающей функциональные блоки, подлежащие внедрению.
Для лучшего понимания предлагается ввести понятие «функциональная единица» — f— базовый годовой оклад рабочего (самого низкого оклада на предприятии). Для всех остальных уровней работников будет выведен относительный средний годовой оклад, измеряемый в f
В исследовании предлагается осуществлять анализ эффективности инвестиций в АИС на основании последовательно реализуемых этапов (табл. 1).
К таблице 1 необходимы следующие пояснения. Затраты на внедрение делятся на капитальные и операционные. Под капитальными затратами понимаются затраты, которые увеличивают стоимость. К ним относятся стоимость лицензий программного обеспечения, стоимость сервера, стоимость внедрения (затраты на консалтинг, дополнительные разработки и заработную плату персонала предприятия). Под операционными затратами понимается стоимость владения (TCO -Total cost of ownership) — стоимость ежегодной поддержки внедренного решения. В рассматриваемом примере к ним относятся:
— абонентское обслуживание — ежемесячная оплата по тарифу и получение сопровождения системы, включающее определенный комплекс услуг за более низкую стоимость;
Таблица 1
Структура методики функционального анализа инвестиций в АИС
№ этапа Характеристика этапа Источники для проведения анализа
1 Определение и выбор объектов и элементов объектов анализа Функция. Объект функции. Функциональная единица
2 Формирование информационной базы для анализа инвестиций в АИС Традиционные источники информации: бухгалтерская отчетность, статистическая отчетность, экспертная оценка, бизнес-план, карточки счетов 01, 04, 08, 10, 15, 20, 25, 26, 41, 43, 51, 66, 67, 70, 80, 90, 99, 84. Данные функционального учета счета 06 «Затраты на инвестиции в АИС» и субсчетов: 06.1 «Инвестиции на обеспечение функционирования управления»; 06.2 «Инвестиции на обеспечение функционирования производства»; 06.3 «Инвестиции на обеспечение функционирования продаж»; 06.4 «Инвестиции на обеспечение функционирования снабжения»; 06.5 «Инвестиции на обеспечение функционирования системы учета и формирования отчетности»
3 Установление элементов анализа Выполняемая функция (индивидуально на каждого работника). Количество сэкономленных окладов, руб. Сумма годового оклада, f. Сумма экономии, f. Сумма экономии, руб.
4 Определение общей суммы годовой экономии Установленные элементы анализа
5 Определение затрат Капитальные затраты (внедренное информационное решение). Операционные затраты (стоимость ежегодной поддержки внедренного решения)
6 Определение показателя оценки эффективности внедрения АИС в зависимости от автоматизации функционального элемента Определение комплекса показателей в зависимости от концепции АИС. Распределение частных показателей финансового анализа в зависимости от функционального назначения модулей АИС
7 Расчет годовой экономии от внедрения АИС на основе определенных функций Выраженное в процентах отношение заработанных денег к инвестициям, осуществленным в предприятие (подразделение) (ROI - Return on investment). Показатель средней нормы прибыли на инвестиции (ARR - Average rate of return). Период окупаемости проекта (PP - Payback period). Индекс рентабельности (PI - Profitability Index). Дисконтированный период окупаемости (DPP - Discounted Payback Period). Чистый дисконтированный доход (NPV - Net present value). Внутренняя норма прибыли (IRR - Internal rate of return). Модифицированная внутренняя норма доходности — (MIRR - Modified Internal Rate of Return)
— дополнительные услуги по использованию АИС.
Расчет эффективности использования АИС на конкретном предприятии можно оценивать при помощи такого показателя, как возврат на вложенные инвестиции - ROI. Рассмотрим применение методики на примере ОАО «КЗАЭ».
В качестве совершенствования организации и учета заработной платы работников предприятия
предлагается дополнительное приобретение программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8». Это — программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.
В программе «1С: Зарплата и Управление персоналом 8» реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности. Реализованы все унифицированные формы по учету труда, включая формы № Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.
Стоимость предлагаемого программного продукта фирмы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8» на шесть пользователей составляет 109 700 руб. (табл. 2). При этом расчет суммы экономии осуществляется с использованием следующих данных:
— выполняемая функция (индивидуально на каждого работника);
— количество сэкономленных окладов, руб.;
— сумма годового оклада, f;
— сумма экономии, f;
— сумма экономии, руб.
Чтобы оценить ROI и, следовательно, период возврата инвестиций, необходимо определить величину затрат, относимых на внедрение программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», и определить преимущества от его внедрения.
Результатом капитальных затрат становится внедренное информационное решение, которое является собственностью организации.
Под операционными затратами понимается стоимость владения TCO - стоимость ежегодной поддержки внедренного решения. В рассматриваемом примере к ним относятся:
— абонентское обслуживание программы «1С» — ежемесячная оплата по тарифу и получение сопровождения программы «1С», включающее определенный комплекс услуг за более низкую стоимость;
— информационно-технологическое сопровождение (ИТС) — профессиональная информационная система, созданная специально для пользователей программ «1С: Предприятие 8.2», «1С: Предприятие 8.3».
После определения полной стоимости внедрения и стоимости владения необходимо определить эффекты от внедрения. Каждый эффект должен быть однозначным и легко проверяемым.
Рассмотрим расчет функции на основе расчета ROI при внедрении программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», когда автоматизируются кадровые бизнес-процессы: кадровый учет, расчет заработной платы, набор персонала и управление обучением и кадровым развитием.
Расчет производится для ОАО «КЗАЭ», в котором работают 1 800 сотрудников: 1 100 рабочих, 400 офисных сотрудников и 300 руководителей различного уровня; в кадровых процессах принимают участие сотрудники кадровой службы (пять человек) и бухгалтерии (три сотрудника, рассчитывающие заработную плату).
Капитальные затраты представим как сумму внешней стоимости и затрат внутренних ресурсов. Внешняя стоимость всегда определена и понятна, в рассматриваемом случае она составляет 666 820 руб., ее расчет представлен в табл. 2.
Показатель окупаемости инвестиций ROI определяется отношением получаемой прибыли и сэкономленных при внедрении затрат к затратам на внедрение программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8». Таким образом, чем выше прибыль от проекта и чем меньше величина затрат по проекту и поддержке, тем больше показатель ROI. При вычислении прибыли и затрат за год показатель ROI будет обратно пропорционален (1/Л) количеству лет, через которое будет получена точка безубыточности.
Ранее в исследовании было введено понятие функциональной единицы f— базовый годовой оклад работника уровня рабочего. Для всех остальных уровней выведем относительный средний годовой оклад, измеряемый в единице функциональности f Подробный расчет экономии от внедрения программы приведен в табл. 3.
Сумму экономии определим равной количеству базовых годовых окладов по должности. Согласно произведенному расчету общая годовая экономия в примере составляет 9,88 f Рассчитаем сумму экономии в рублях: f = 6 500 руб. х х 12 = 78 000 руб.
Стоимость внедрения предлагаемой функциональности составляет 459 600 руб. Ежегодная поддержка — 204 720 руб., срок внедрения — 6 мес. Соответственно, за первый год внедрения будет потрачена сумма внедрения и сумма поддержки за полгода: 459 600 +
Таблица 2
Стоимость капитальных и операционных затрат при внедрении программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8» на шесть пользователей
№ п/п Затраты Цена, руб. Примечание
Приобретаемые программные продукты
1 1С: Зарплата и Управление персоналом 8 14 500
2 1С: Предприятие 8.2. Лицензия на сервер 72 000
3 Клиентская лицензия на одно рабочее место. Программа «1С: Предприятие 8» 5 200
4 Клиентская лицензия на пять рабочих мест. Программа «1С: Предприятие 8.2» 18 000
Итого 109 700
Стоимость внедрения
5 Перенос данных из программы «1С: Зарплата и Кадры 7.7» в программу «1С: Зарплата и Управление персоналом 8» при наличии ошибок в учете, изменений в программе 30 000 Цена может меняться в зависимости от вида ошибок и количества изменений в программе
6 Первоначальная настройка выполняется программистом 10 000
7 Обучение пользователей программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8»: знакомство, полное обучение сотрудников фирмы до начала уверенной работы 6 х 6 100 = 36 600
Итого 76 600
Стоимость сопровождения
8 Абонентское обслуживание тариф «Профессиональный» (в год) 15 000 х 12 = 180 000
9 Сервисное обслуживание по линии ИТС (в год) 24 720 Первые полгода бесплатно
Итого 204 720
Прочие затраты
10 Рыночная стоимость компьютеров 6 х 35 000 = 210 000
11 Стоимость терминала общего доступа 65 800
Итого 275 800
Всего 666 820
Таблица 3
Расчет годовой экономии от внедрения программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8»
Должность Количество сэкономленных окладов Сумма годового оклада, /" Сумма экономии, /" Сумма экономии, руб.
Кадровый работник 2 1,39 2,78 216 840
Администрация 0,4 6,12 2,44 190 320
Офис 0,57 2,92 1,66 129 480
Рабочий 3 1 3 234 000
Итого 9,88 770 640
+ (204 720 — 24 720) /2 = 549 600 руб. (сервисное обслуживание ИТС первые полгода осуществляется бесплатно, поэтому из указанной суммы вычитается 24 720 руб.). Прибыль за первые полгода составит 770 640 / 2 = 385 320 руб.
Данные табл. 4 отражают динамику движения к точке безубыточности, которая достигается на втором году эксплуатации информационной системы.
Результаты расчетов показали, что при внедрении АИС годовая экономия будет равна 770 640 руб., а окупаемость вложенных инвестиций составит 1,5 года.
Высвобождаемое время сотрудников кадровой службы может быть переведено не в фактическую прибыль от внедрения АИС, а оценено как высвобождающееся дополнительное время,
Таблица 4
Движение к точке безубыточности (анализируются накопительные результаты), руб.
Показатель 1-й год 2-й год
Затраты 549 600 204 720
Прибыль 385 320 770 640
Разница 385 320 — 549 600 = -164 280 770 640 — 204 720 — 164 280 = 401 640
которое будет потрачено на развитие персонала компании в целом.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод об экономической эффективности и целесообразности внедрения программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8», автоматизирующей учетные процессы на ОАО «КЗАЭ». При этом обеспечиваются оптимизация времени выполнения стандартных кадровых процессов в информационной системе, расширение возможностей по формированию отчетов и удобство выполнения операций.
Использование функционального подхода позволило наиболее достоверно оценить эффективность внедрения АИС и получить достаточно точные результаты.
Представляется, что использование функционального подхода даст возможность расширить аналитическую и методическую
базы при осуществлении анализа инвестиций в АИС.
Список литературы
1. Герасимов В. М., Литвин С. С. Учет закономерностей развития техники при проведении функционально-стоимостного анализа технологических процессов / Практика проведения функционально-стоимостного анализа в электротехнической промышленности. Для разработки новой и совершенствования действующей технологии, для рационализации управления и организации производства / под ред. М. Г. Карпунина. М.: Энергоатомиздат, 1997.
2. Рыжова В. В. ФСА в решении управленческих задач по сокращению издержек. М.: Эксмо, 2009.
3. Справочник по функционально-стоимостному анализу / под ред. М. Г. Карпунина, Б. И. Май-данчика. М.: Финансы и статистика, 2000. 431 с.
ИЗДАТЕЛЬСКИЕ УСЛУГИ
Издательский дом «ФИНАНСЫ и КРЕДИТ» выпускает специализированные финансово-экономические и бухгалтерские журналы, а также оказывает услуги по изданию монографий, деловой и учебной литературы.
Тел.: (495) 989-9610 e-mail: [email protected]
