CC BY
353
УДК 004
Электронный документооборот учебного центра
Аннотация. На примере компании Xerox-Москва в статье представлены рекомендации по выбору программных продуктов для формирования электронного документооборота в учебном центре. Автор исследует основные принципы внедрения электронного документооборота в образовательных учреждениях; проблемы функционирования системы документооборота; факторы, влияющие на выбор программных продуктов для оптимизации системы документооборота компании; анализирует экономический эффект от внедрения электронного документооборота в учебном центре. Предмет исследования - организация информационного обеспечения управления документооборотом в условиях применения современных компьютерных технологий. Для оперативной работы с первичными документами, снижения загрузки сотрудников ручной обработкой документов и повышения качества обслуживания граждан автор предлагает усовершенствовать автоматизированную систему «Делопроизводство» в учебном центре компании Xerox-Москва с помощью внедрения нового функционала системы «Галактика ERP» для штрих-кодирования печатных документов.
По мнению автора, с помощью данного функционала системы «Галактика ERP» учебный центр компании Xerox-Москва сможет сократить время на поиск и идентификацию счетов, договоров, архивных документов. Автоматизация по штрих-кодированию позволит всем службам учебного центра оптимизировать работу. Бухгалтерия получит возможность оперативного изменения статусов документов. Отдел кадров сможет пакетно утверждать приказы, а секретари получат возможность быстро находить необходимые документы.
Ключевые слова: документооборот; учебный центр; автоматизация; «Галактика ERP»; штрих-кодирование; делопроизводство.
Abstract. Purpose - working out references of choice of software product for building electronic documents circulation in Training Centre (in company Xerox).
Main foundations for introduction of «electronic documents circulation» in educational institutions;
Operation problems in documents circulation system in Xerox;
Choice of software products for optimization documents circulation system in the company;
Analysis of efficacy of introduction of «electronic documents circulation» in Training Centre;
Object t of the research - Training Centre (in company Xerox)
Subject of the research - creation of dataware for documents circulation controlling in state-of-the-art computer technologies conditions.
We offer introduce new system Galaxy ERP for printed document coding, it will improve AS Office work in Training Centre (in company Xerox). Besides, new system will contribute to effective working with basic documents, reduce human processing of documents and improve consumer service.
Training Centre will reduce the time for documents search and identification with help of new system Galaxy ERP. Coding automation will allow optimize their work to all departments of Training Centre. Accounts department will quickly change documents status. Personnel department will confirm orders in packs. Secretaries will find documents very quickly too.
Key words: documents circulation; Training Centre; automation; Galaxy ERP; Coding; office work.
r>
ill
ктуальность темы обусловлена целым рядом тенденций, характеризующих современное состояние отрасли управления документа-Финансового университета Я %ми в России. Во-первых, безусловно, следует
Н [email protected] назвать крупные государственные проекты в рамках
построения в России «электронного правительства». Данная задача требует скорейшего и максимально
Научный руководитель: Дадян Э.Г., кандидат технических наук, доцент, профессор кафедры «Информационные технологии».
Электронный документооборот учебного центра
возможного перехода к электронным формам делового взаимодействия, включая автоматизацию как внутренних, так и межведомственных процессов документооборота.
в деятельности любой образовательной организации присутствует работа по подготовке административных решений и нормативных актов
Актуальность темы исследования определила его цель, задачи и структуру.
объект исследования - учебный центр на примере компании Хегох-Москва.
Предмет исследования - организация информационного обеспечения управления документооборотом в условиях применения современных компьютерных технологий.
Целью исследования является разработка рекомендаций по выбору программных продуктов для формирования электронного документооборота в учебном центре на примере компании Хегох-Мо-сква. Для достижения поставленной цели в работе исследованы:
• принципы внедрения электронного документооборота в образовательных учреждениях;
• функционирование системы документооборота в компании Хегох-Москва;
• программные продукты для оптимизации системы документооборота компании;
• экономический эффект от внедрения электронного документооборота в учебном центре.
основные принципы внедрения электронного документооборота в образовательных учреждениях
Особенности системы электронного документооборота в образовательных учреждениях обусловлены необходимостью обеспечения работы с разными слоями населения и общества (другие образовательные организации, граждане, бизнес-сообщество) и большими объемами информации [1-3].
В деятельности любой образовательной организации присутствует работа по подготовке административных решений и нормативных актов. Система электронного документооборота (СЭД) экономит время на сбор необходимой информации для подготовки нормативных документов, в разы ускоряет их согласование, позволяет организовать совместную подготовку и хранение промежуточных версий документов.
Важной частью работы в образовательных учреждениях является выдача лицензий и разрешений. Этот процесс состоит из приема комплекта документов, его рассмотрения и выдачи заключения [4, 5].
Благодаря применению реализованных в СЭД интернет-технологий процесс рассмотрения документов становится более прозрачным. Современные технологии позволяют вести в оперативном режиме списки действующих лицензий, сведения о принятии решений о предоставлении лицензии или отказе (с сообщением причин отказа), а также график плановых проверок соблюдения условий лицензирования.
Система электронного документооборота обеспечивает также контроль исполнения заданий и поручений по обрабатываемым документам, в результате чего повышаются исполнительская дисциплина и качество работы образовательных учреждений [6].
Проблемы функционирования системы документооборота в компании Хегох-Москва
Исследование системы документационного обеспечения управления в учебном центре (УЦ) компании Хегох-Москва выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения. Анализируя методы составления писем сотрудниками УЦ компании Хегох-Москва, можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при подготовке писем руководствуются собственными представлениями о том, как следует составлять и оформлять данный вид документов.
Вся ручная работа, связанная с приемом заявок на участие в тренингах и семинарах, уведомления, оформление договоров на оказание услуг, выставление счетов, оформление актов сдачи-приемки оказанных услуг, а также обработка, проверка и сортировка документов занимают неоправданно много времени.
За 247 рабочих дней в 2014 г. учебный центр принял 3970 заявок и соответственно было оформлено 19 850 сопровождающих документов. Таким образом, за один рабочий день в УЦ приходило в среднем 16 заявок, что вызывало необходимость подготовить 80 сопровождающих документов.
Делопроизводство с использованием бумажных носителей редко обходится без ошибок. Срабатывает пресловутый «человеческий фактор», когда индивидуальные особенности психофизических возможностей, профессиональной подготовки и опыта работ-
ника, которые проявляются в умении, не отвлекаясь, сосредоточиться на задании, не забыть, что, как и в какой последовательности нужно делать, и других существенных умениях, влияют на конечный результат работы. В итоге в нашем примере прохождение всех поступивших за один день документов занимало 2-3 дня.
Между тем, 70% документооборота в УЦ компании Хегох-Москва осуществляется на бумажных носителях, так как документы, поступившие по электронной почте, распечатываются, регистрируются и докладываются начальнику УЦ компании Xerox-Москва как обычные документы на бумажном носителе. Регистрационный (учетный) номер присваивается документам в нарастающем порядке в течение года.
выбор программных продуктов для оптимизации системы документооборота компании
Платформой для построения и поддержки электронного документооборота является программно-аппаратный комплекс со следующим набором функций:
• выполнение приложений;
• возможность совместной работы;
• управление содержимым;
• управление пользователями;
• контроль и управление производительностью;
• поддержка коммуникаций;
• персонификация;
• профилирование;
• поиск;
• обеспечение безопасности;
• стандартный интернет-доступ к системе;
• возможность распознавания текста.
Выявленные проблемы позволили определить
цель проектного решения, которая состоит в следующем: осуществить модернизацию электронного документооборота на основе введения электронно-цифровой подписи и технологии штрих-кодирования документов.
Для оперативной работы с первичными документами (сокращения времени поиска и идентификации счетов, договоров, архивных документов), снижения загрузки сотрудников ручной работой и повышения качества обслуживания граждан предлагается внедрить в АС «Делопроизводство» УЦ компании Хегох-Москва новый функционал системы «Галактика ERP» для штрих-кодирования. Автоматизация по штрих-кодированию позволит всем службам УЦ оптимизировать работу: бухгалтерия получит возможность оперативно изменять статус документов; отдел кадров - пакетно утверждать
приказы, а секретари - быстро находить необходимые документы.
Экономический эффект от внедрения электронного документооборота с использованием штрих-кодирования
Еще до внедрения любого проекта возникает вопрос об экономической эффективности и практической целесообразности. Оценка стоимости и эффективности системы необходима для определения форм и методов ее построения и функционирования. В результате анализа были получены следующие экономические показатели проекта:
• затраты на создание и функционирование системы в течение трех лет - 7 056 717 руб. (в том числе на внедрение - 206 394 руб.; на функционирование системы - 1 932 005 руб.);
• экономический результат в течение трех лет -9 157 104 руб.;
• экономический эффект в течение трех лет -2 100 387 руб.
выводы
Исследованные технико-экономические показатели проекта свидетельствует о его эффективности. Внедрение проекта может дать положительный результат уже в ближайшем будущем.
Литература
1. Птицын Н.А. Анализ влияния факторов на стоимость АЗС как бизнеса: сб. научн. трудов XII Международной научно-практической конференции «Формирование новой информационной среды образовательного учреждения с использованием технологий 1С» (31 января-1 февраля 2012 г.). М., 2012. С.499-501.
2. Птицын Н.А. Анализ и расчет экономических показателей предприятия в условиях ограниченности информации с помощью Deductor Studio: сб. научн. трудов XII Международной научно-практической конференции «Формирование новой информационной среды образовательного учреждения с использованием технологий 1С» (31 января-1 февраля 2012 г.). М., 2012. С.501-505.
3. Птицын Н.А., Дадян Э.Г. Анализ и расчет экономических показателей предприятия в условиях ограниченности информации с помощью Deductor Studio / тезисы доклада: сб. научн. трудов XII международной научно-практической конференции «Формирование новой информационной среды образовательного учреждения с использованием технологий 1С». М., 2012. С. 501-505.
4. Дадян Э.Г Практикум. Проектирование современных баз данных: учеб.-метод. пособие. М.: Финансовая академия при Правительстве РФ, 2009.
5. Дадян Э.Г. Проектирование бизнес-приложений в системе «1С: Предприятие 8»: учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2013.
6. Дадян Э.Г. Проектирование современных баз данных: учеб. Пособие. М.: Финакадемия, 2007. 117с.
