CC BY
478
6. Энциклопедия профессионального образования [Текст] : в 3 т. / под ред. С. Я. Батышева. — М. : Изд-во АПО, 1999. — Т. 2 : М — П. — 442 с.
7. Новиков, А. М. Научно-экспериментальная работа в образовательном учреждении : Деловые советы [Текст] / А. М. Новиков. — М . : Изд-во АПО РАО, 1996. — 302 с.
8. Поташник, М. М. Управление развитием образовательного процесса [Текст] / М. М. Поташник // Педагогика. — 1995. — № 2. — С. 20-26.
УДК 004.9/377 А. В. Марченков, специалист по кадрам
Московского колледжа градостроительства и предпринимательства, соискатель Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ), г. Москва, e-mail: [email protected]
ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ МОСКОВСКОГО КОЛЛЕДЖА ГРАДОСТРОИТЕЛЬСТВА
И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА)
Документирование информации является одним из важных элементов развития современного информационного общества. В данной статье рассматриваются основные проблемы и этапы создания и оформления документов в образовательной организации СПО на примере отдельного образовательного учреждения (ГБОУ СПО «МКГП»). Излагаются конкретные характеристики документооборота, описана маршрутизация документов внутри колледжа.
Ключевые слова: документирование, образовательная организация, регистрация, этапы подготовки документов.
В условиях современного информационного общества актуализируется проблема эффективности систематизации больших потоков разнообразной информации, в том числе в системе официального документооборота. В стране создаются электронные ресурсы, призванные упростить обращение граждан в органы государственного управления. В системе современного образования также встает вопрос качественных трансформаций принятых ранее правил документооборота. Сегодня в образовательной организации правильное решение стратегических и тактических задач при обработке информации определяет жизнеспособность всей образовательной системы вне зависимости от ее организационно-правовой формы собственности, подчинения и миссии. Рассмотрим данный процесс на примере государственного бюджетного образовательного учреждения среднего профессионального образования г. Москвы «Московский колледж градостроительства и предпринимательства» (ГБОУ СПО «МКГП»).
Документированная информация составляет основу управления, эффективность которого в значительной степени базируется на производ-
стве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов.
Основой управленческой деятельности являются документы, создаваемые в организации, и работа с ними; от выбранной технологии работы с документами зависит своевременность и качество принимаемых управленческих решений.
При подготовке любого документа необходимо знать правила его оформления. Соблю-
дение установленных правил оформления конкретного документа определяющим образом влияет на его юридическую силу, на придание ему официальности и достоверности.
Кроме того, объем документов, образующихся в процессе деятельности организации, является своеобразной памятью, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу организации, принимать наилучшие решения. Опыт показывает, что умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами оформить необходимый документ наряду с глубокими специальными знаниями и владением основами делового общения является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста и руководителя. В конечном счете успешная деятельность любого предприятия невозможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства.
В современной управленческой практике немаловажное значение придается автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении. Выбору автоматизированной системы должно предшествовать предварительное обследование документооборота организации. Необходимо выяснить цели и задачи организации, юридические, нормативные и деловые условия, в которых она ведет свою деятельность; выявить слабые места, связанные с недостатками в управлении документами; провести анализ деловых процессов; определить потребность организации в тех или иных видах документов; сопоставить характеристики представленных на рынке систем делопроизводства и документооборота с конкретными потребностями организации в сфере документационного обеспечения.
Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, — это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный анализ.
Недостатки в постановке документацион-ного обеспечения управления приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. Поэтому любая организация и любая служба документационного обеспече-
ния управления должны постоянно совершенствовать работу с документами.
Эффективная система документационного обеспечения управления позволяет не только ускорить движение документов и, следовательно, их исполнение, но и организовать их хранение, использование и правильный отбор на архивное хранение.
Объектом анализа в настоящей статье является документационное обеспечение управления ГБОУ СПО «Московский колледж градостроительства и предпринимательства».
Характеристика документооборота МКГП. В документообороте колледжа выделяют три потока документов: входящие, исходящие, внутренние.
Наиболее распространенным видом входящей корреспонденции являются письма по учебным вопросам (например, о подтверждении обучения, различные запросы из районных и объединенных военных комиссариатов). Большое количество писем поступает по вопросам проведения конференций, совещаний и пр. Во входящем документопотоке значительную долю составляет рекламная корреспонденция.
В секретариат директора, входящий в отдел документационного обеспечения колледжа, вся внешняя корреспонденция поступает двумя способами: по традиционной и электронной почте. Секретарь ежедневно забирает корреспонденцию из абонентского почтового ящика, расположенного в помещении коллежа, распечатывает письма, регистрирует их в журнале входящей корреспонденции, который ведется в электронном и рукописном видах. На первом листе входящего документа в правом нижнем углу штампом проставляется дата и номер поступления.
После регистрации документы сортируются по структурным подразделениям. Часть документов поступает на имя директора. К ним относятся: письма из вышестоящих организаций (Министерство образования и науки Российской Федерации, Департамент образования г. Москвы, Учебно-методический центр профессионального образования ДОгМ, Управление по СВАО ГУ МЧС России по г. Москве, главы управ районов города). Порядок прохождения входящих документов представлен в таблице 1.
Кроме того, секретарь ежедневно проверяет электронный почтовый ящик колледжа, регистрирует и рассылает письма в электронном виде по структурным подразделениям.
Схема организации работы с входящими документами в колледже представлена на рисунке 1.
Таблица 1
Оперограмма движения входящих документов
Операция Исполнители
Директор Руководители структурных подразделений Секретарь директора Сотрудник
1. Прием документов *
2. Вскрытие *
3. Сортировка *
4. Регистрация *
5. Передача на рассмотрение директору
6. Рассмотрение директором
7. Возвращение документов с резолюцией ~ *
8. Передача в подразделение *
9. Получение документа подразделением Л___
10. Передача на исполнение —>■ *
Рис. 1. Схема организации работы с входящими документами
Отправляемые колледжем документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
1) составление проекта документа исполнителем;
2) проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
3) согласование проекта документа с руководителем структурного подразделения;
4) подписание документа руководителем (в необходимых случаях — утверждение);
5) регистрация документа;
6) отправка документа адресату;
7) подшивка копии в дело (рис. 2).
Рис. 2. Схема организации работы с исходящими документами
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудниками отдела документационного обеспечения (ДО) колледжа. Руководитель отдела ДО вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю [1].
Исходящие документы оформляются в одном экземпляре; после подписания и регистрации документа делается его копия, которая затем подшивается в папку «Исходящие документы». Факсы и телефонограммы также составляются в одном экземпляре.
Директор колледжа рассматривает и подписывает все документы, касающиеся основной деятельности колледжа. Документы, касающиеся определенных направлений деятельности, подписываются директором только после согласования с профильным заместителем. Некоторые виды документов (например, справки об обучении студентов, кроме формы № 2 РВК) подписываются заместителем директора по учебной работе. На время отсутствия директора (ежегодный отпуск, командировка и пр.) правом первой подписи обладает заместитель директора. После подписания руководителем исходящий документ передается секретарю для регистрации.
Исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело «Исходящие документы».
Порядок прохождения исходящих документов представлен в таблице 2.
Внутренний документ — это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы колледжа по формам и назначению можно разделить на три группы:
- организационные, регламентирующие деятельность образовательного учреждения (Устав, Положения об отделах, службах, инструкции и т. п.);
- распорядительные (приказы и распоряжения), издаваемые директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
- информационно-справочные, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т. д.).
Ввиду постоянного роста количества персонала, студентов и специальностей количество внутренних документов возрастает.
Схема организации работы с внутренними документами в колледже представлена на рисунке 3.
Таблица 2
Оперограмма движения исходящих документов
Операция Исполнители
Директор Руководители структурных подразделений Секретарь директора Сотрудник
1. Составление проекта *
2. Согласование *
3. Внесение изменений К ___
4. Распечатывание документа
5. Внесение изменений *
6. Передача на подпись —*
7. Подписание * ■*—
8. Передача на регистрацию ' -»- *
9. Регистрация * У
10. Отправка ▼ *
Рис. 3. Схема организации работы с внутренними документами
Анализ объема документооборота колледжа за последние четыре года показывает его рост.
Стабильное увеличение объема документооборота связано прежде всего с изменением организационной структуры колледжа за счет открытия новых специальностей и увеличения
числа студентов, с постоянным возрастанием количества работников.
Итоговые данные, свидетельствующие о том, что объем документооборота в Московском колледже градостроительства и предпринимательства увеличивается, представлены в таблице 3.
Таблица 3
Объем документооборота в МКГП в 2010-2013 гг.
Год Количество входящих документов Количество исходящих документов Количество внутренних документов Итого
2010 326 402 52 780
2011 585 524 99 1208
2012 850 720 258 1828
2013 945 862 625 2432
Регистрация и контроль сроков исполнения документов в колледже. Регистрация — важнейший этап работы с документами. Этот процесс определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения [2].
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации формируется информационно-поисковая система по всем документам колледжа, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов [3].
Правила регистрации установлены инструкцией по делопроизводству колледжа, в которой регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации, поэтому здесь же описывается порядок создания традиционных и автоматизированных баз данных по всему массиву документов колледжа.
Наибольшая эффективность работы достигается при централизованной системе регистрации, предполагающей осуществление всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации во всех подразделениях и филиалах [3].
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. е. непосредственно в структурных подразделениях.
Регистрация приказов по личному составу и отпускам сотрудников колледжа производится в отделе кадров с использованием отдельной нумерации. При регистрации используется журнальная форма для приказов по личному составу и приказов о предоставлении отпусков. Регистрация приказов по основной деятельности производится секретарем директора в журнале.
Журнал имеет следующие графы:
Регистрационный № приказа Дата регистрации приказа Краткое содержание Ф. И. О. исполнителя Подпись исполнителя
Нумерация приказов валовая в пределах ка- сле первичной обработки входящих документов
лендарного года. секретарь вносит данные о поступивших доку-
Регистрация входящих документов в кол- ментах в регистрационный журнал. ледже проводится секретарем директора. По- Журнал имеет следующие графы:
№ Дата Адресат (кому) Краткое содержание Кому направлен на исполнение (Ф. И. О.) Подпись исполнителя Примечание
При регистрации исходящих документов краткое содержание или заголовок; отметка об указываются следующие реквизиты: порядко- исполнении (запись о решении вопроса, номера вый номер документа; адресат (корреспондент); документов-ответов); исполнитель.
На исходящих документах колледжа проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах валовой нумерации календарного года для исходящих документов.
Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов [2]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Постановка документов на контроль осуществляется секретарем на основании распоряжения директора. Как правило, сроки исполнения документов составляют 14 рабочих дней с даты подписания заявления у директора (даты резолюции); для запросов на выдачу документов из архива, подготовку и выдачу дубликатов дипломов, академических справок, для ответа на входящую корреспонденцию — 7 рабочих дней; для изготовления и выдачи дубликатов студенческих билетов и зачетных книжек — 4 рабочих дня; для подготовки справок об обучении и справок в военные комиссариаты — 7 рабочих дней. По истечении сроков исполнения документов секретарь обзванивает исполнителей и предупреждает об окончании сроков исполнения документов, стоящих на контроле.
Хранение документов. Быстрый поиск и использование документов возможны только при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел [3].
Номенклатура дел — это классификационный справочник, который служит основой для достижения информационной совместимости поисковых массивов; это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [2]. Номенклатура дел составляется в целях обосно-ванногораспределениядокументов,формирования и учета дел, а также обеспечения поиска документов и используется при построении информационно-поисковой системы. Номенклатура дел является классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам) для их оперативного поиска.
В существующей номенклатуре дел присутствует четкое разделение по структурным подразделениям, заголовки документов внесены в соответствии с типовыми заголовками; номен-
клатура дел полностью соответствует штатному расписанию колледжа. Однако она не лишена и отдельных недостатков. В частности, присутствует путаница с местами расположения и хранения тех или иных документов.
Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку [3].
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. В ГБОУ СПО «МКГП» формирование дел проводится по номинальному признаку — названиям видов документов (приказы, акты, протоколы, переписка и т. д.). Формирование дел директора колледжа производит руководитель отдела ДО; эти дела хранятся в кабинете директора. Формированием дел в структурных подразделениях колледжа занимаются руководители и сотрудники этих подразделений. В течение оперативного делопроизводства дела хранятся в структурных подразделениях. Контроль правильности формирования и внешнего оформления дел в структурных подразделениях осуществляет руководитель отдела ДО и ответственный за архив.
Дела колледжа подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного (в случае личных дел студентов — учебного) года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится секретарями структурных подразделений под методическим наблюдением ответственного за архив.
В зависимости от сроков хранения сотрудники структурных подразделений производят полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и дела по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; оформление листа-заверителя дела; составление, при необходимости, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела [4]. В колледже объем дел некоторых структурных подразделений (бухгалтерии, отдела кадров, методического отдела) превышает 250 листов.
По окончании календарного или учебного (в зависимости от видов документов) года в над-
писи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.).
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Возможен и другой вариант оформления:
01 января 2010 — 31 декабря 2010 01.01.2010 — 31.12.2010
В колледже предпочтительным является первый вариант оформления даты, хотя некоторые структурные подразделения используют второй вариант, а некоторые и вовсе смешивают оба варианта.
При изменении названия структурного подразделения колледжа в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое название подразделения.
Этапы подготовки документов к сдаче в архив включают: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения. Приказом директора колледжа № 81 от 17 февраля 2014 г. создана экспертная комиссия из сотрудников административно-управленческого персонала колледжа. В состав комиссии входят: заместитель директора; заместитель директора по учебной работе; заместитель главного бухгалтера; руководитель отдела практики, аналитики, статистики и содействия трудоустройству; заведующий учебной частью; специалист по кадрам — ответственный за архив; методист. Председателем комиссии назначен заместитель директора, секретарем — методист. Достаточно большой состав комиссии объясняется тем, что в процессе деятельности колледжа создается большое количество документов соответствующих подразделений, поэтому в комиссию введены их представители.
Экспертиза ценности документов [3] — это изучение документов на основе принципов
и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы архивов организаций. Деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов колледжа регламентируется Положением об экспертной комиссии, разработанным на основании Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия [5]. Положение содержит главы и разделы, в которых отражены основные функции и задачи экспертной комиссии, ее права и обязанности, ответственность. Положение рассмотрено на заседании Совета колледжа и утверждено директором.
Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение представляемых службой ДОУ и архивом описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу для определения научно-практической и исторической ценности документов и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения; составление актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. В результате работы экспертной комиссии все документы, образовавшиеся в процессе деятельности колледжа за последние пять лет, были разделены на четыре группы:
- документы постоянного срока хранения (личные дела директоров колледжа, приказы по основной деятельности колледжа, номенклатуры дел, штатное расписание, приказы по личному составу);
- документы, предназначенные для долгосрочного архивного хранения (личные дела студентов — 75 лет, личные дела работников — 75 лет);
- документы с коротким сроком хранения (зачетные и экзаменационные ведомости — 5 лет, журналы учебных занятий — 5 лет, лицевые счета работников — 5 лет, бухгалтерские документы — 5 лет или до бухгалтерской проверки);
- документы, подлежащие уничтожению.
После проведения экспертизы ценности
документов выделяются документы и дела к уничтожению и составляется акт об уничтожении документов. После подписания акта всеми членами экспертной комиссии и приглашенными лицами (при их наличии) работник архива снимает с акта копию, а оригинал оставляет в архивном деле «Акты об уничтожении документов, не имеющих исторической и научно-практической ценности». Физическое уничтоже-
ние документов и дел производится работником архива при помощи шредера. Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всего колледжа и содержит более 300 позиций. Если в акт входят дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт не под общим заголовком, а каждый отдельно, что делается для удобства проверки акта. Проверку актов об уничтожении документов, как правило, осуществляет директор колледжа.
Все структурные подразделения колледжа хранят дела оперативного делопроизводства по месту создания. По истечении срока оперативного делопроизводства проводится экспертиза ценности документов, по результатам которой решается вопрос о передаче документов на архивное хранение или об их уничтожении.
Подводя итоги, необходимо отметить, что в колледже имеется организационно-распорядительный документ — Устав, в котором закреплены все основные виды деятельности, цели и задачи колледжа.
При анализе работы секретаря директора и руководителей структурных подразделений по формированию дел были выявлены следующие недостатки:
1) не указывались обязательные реквизиты оформления обложек дел, что не соответствует требованиям Основных правил работы архивов организаций;
2) на обложках личных дел не указывались даты принятия на работу и увольнения сотрудников;
3) обложки ведомостей не оформлены (указания написаны только на корешке);
4) обложки дел долгосрочного и постоянного хранения оформлялись лишь частично;
5) отсутствовали листы внутренней описи и листы-заверители дел;
Библиографический список
6) папки с делами, находящимися в оперативном делопроизводстве, не оформлены, что является грубым нарушением Основных правил работы архивов организаций;
7) документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы в несколько дел;
8) присутствует большое количество неактуальных копийных документов.
Таким образом, при формировании дел секретарю директора и руководителям структурных подразделений необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
2) помещать вместе все документы, касающиеся одного вопроса;
3) группировать в дело документы одного календарного или учебного (в зависимости от назначения документа) года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
5) в дело не должны помещаться копии, лишние экземпляры, черновики;
6) дело не должно превышать 250 листов.
Изучение организации работы с документами показывает, что в колледже применяется смешанная система делопроизводства, при которой часть документов проходит службу документа-ционного обеспечения управления и секретариат дирекции, где централизовано регистрируется, а часть поступает непосредственно в структурные подразделения и в одних случаях регистрируется повторно, а в других не регистрируется, что приводит к потере документов и затрудняет справочную работу. Организация хранения документов также децентрализована: часть хранится у секретаря директора, часть в структурных подразделениях. Формирование дел ведется с незначительными отступлениями от принятых правил, в частности, нередки отступления от установленных типовых заголовков дел.
1. Инструкция по делопроизводству ГБОУ СПО «МКГП» [Текст]. — М. : РИЦ МКГП, 2012. —
57 с.
2. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст] : нац. стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.82013. — М. : Федер. агентство по техн. регулированию и метрологии (Госстандарт России), 2013. — 15 с.
3. Быкова, Т. А. Делопроизводство [Текст] / Т. А. Быкова, Л. В. Санкина, Л. М. Вялова. — М. : МЦФР, 2006. — 558 с.
4. Марченков, А. В. Требования, предъявляемые к документам при сдаче в архив колледжа [Текст] / А. В. Марченков. — М. : РИЦ МКГП, 2009. — 10 с.
