CC BY
116
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИИ КАК ОДНО ИЗ НАПРАВЛЕНИЙ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СИСТЕМЕ МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Юлия ЮРЬЕВНА ОРЛОВА,
адъюнкт факультета подготовки научно-педагогических и научных кадров Московского университета МВД России имени В.Я. Кикотя Научная специальность 12.00.14 — административное право;
административный процесс Научный руководитель: начальник кафедры административной деятельности органов внутренних дел, кандидат юридических наук,
доцент Кардашевский В.В. E-mail: [email protected] Рецензент: доцент кафедры административной деятельности органов внутренних дел, кандидат юридических наук, доцент Суслова Г.Н.
Citation-индекс в электронной библиотеке НИИОН
Аннотация. Рассматривается документационное обеспечение управления как вид управленческой деятельности в системе МВД России.
Ключевые слова: управленческая деятельность; документационное обеспечение управления; делопроизводство; документирование; документооборот.
Annotation. Examined the documentary management software as a kind of administrative activity in the sistem of bodies of Internal Affairs of Russia.
Keywords: management activity; documentation support management; clerical work; documentation; flow of documents.
В настоящее время нормативными и правовыми актами не регламентировано понятие управленческой деятельности. Так, в словаре основных терминов по менеджменту дается следующее определение «управленческая деятельность — тип профессиональной деятельности, специфика которого определяется ее основной и наиболее общей задачей — необходимостью организации деятельности других людей в направлении достижения общих целей, а также опорой при этом на принцип иерархии»1.
Профессор Н.И. Кабушкин под управленческой деятельностью понимает «вид общественного труда, основной задачей которого является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности, как отдельных участников совместного трудового процесса, так и трудовых коллективов в целом»2.
Профессор Г.В. Атаманчук считает, что «управленческая деятельность — набор (совокупность) выработанных историческим опытом, научным познанием и талантом людей навыков, умений, способов, средств целесообразных поступков и действий челове-
ка в сфере управления»3.
Профессор А.П. Коренев управленческую деятельность рассматривал как «деятельность по реализации функций управления, осуществляемую в установленных формах и соответствующими методами»4.
По нашему мнению, в данных определениях рассматривается управленческая деятельность в общем аспекте. Применительно к органам внутренних дел — это деятельность специально созданных структурных подразделений и должностных лиц, направленная на эффективное функционирование системы МВД России для решения стоящих перед ней задач.
В органах внутренних дел управленческая деятельность осуществляется путем применения определенных средств (процесс совместного труда работников, организационное устройство, властное распорядительство объектом управления со стороны субъекта управления) и методов организующего воздействия (специализированные виды деятельности; функции внутрисистемного управления; технологическая деятельность по реализации штабных функций)
на управляемые объекты и их правоохранительную деятельность, направленность и качество которой обеспечивается за счет включения методологического потенциала штабных функций на всех этапах подготовки, принятия и реализации управленческих решений5.
Изложенное позволяет сформулировать авторское определение понятия управленческая деятельность, под которым понимается особый вид деятельности специально созданных структурных подразделений и должностных лиц, обладающих самостоятельностью, направленный на обеспечение согласованности, оптимального функционирования и развития системы МВД России с целью эффективного решения стоящих перед ней задач.
Сущность управленческой деятельности заключается в том, что она создает, обеспечивает функции управления. Управленческая деятельность не имеет самоценности, а только призвана осуществлять реализацию целей и функций управления, обеспечивать подготовку и внедрение в жизнь управленческих решений и действий. Данная деятельность представляет собой совокупность научного знания, технических средств, трудовых и интеллектуальных способностей человека, имеет стадийный характер и осуществляется с помощью определенных методов, форм и технологий управленческого воздействия аппаратов Министерства внутренних дел Российской Федерации на подчиненные им подразделения. Она также представляет собой совокупность отношений: социальных, организационных, информационных, технологических, правовых. Указанные отношения возникают при решении задач, стоящих перед органами внутренних дел.
Содержание управленческой деятельности включает в себя:
• реализацию целей, задач (подразделений);
• разработку и совершенствование организационной структуры подразделений;
• подготовку и реализацию управленческих решений;
• обеспечение взаимодействия органов, подразделений;
• регулирование их организации и функционирования с учетом изменений оперативной обстановки и отклонений от намеченных целей.
Управленческая деятельность представляет собой практическую реализацию функций управления. Однако, не каждой функции процесса управления соответствует вид управленческой деятельности (и наоборот), поскольку одну функцию могут обеспечивать
несколько видов управленческой деятельности.
Осуществление функций любого органа управления связано с получением, обработкой и передачей информации. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и др.) становится документом. Документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. По этой причине эффективность управленческой деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами. Состояние документационно-го обеспечения управления оказывает позитивное или негативное воздействие на функционирование самого аппарата. Нерациональное документационное обеспечение управления образует большие экономические и организационные издержки.
В соответствии с ГОСТом Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст взамен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и введенным в действие с 1 марта 2014 г. устанавливается, что:
• «документационное обеспечение (управления)» понимается (ДОУ) деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
• «делопроизводство» понимается деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов;
• «управление документами» понимается деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации6.
Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией «регулярного менеджмента» (регулярный менеджмент — это система администрирования, которая делает из группы людей организацию), основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в Организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Каждый из вышеназванных процессов является составной частью системы управления в целом7.
В системе МВД России, по нашему мнению, под документационным обеспечением управления следует
№ 11 / 2014
Вестник Московского университета МВД России
201
понимать деятельность аппарата управления, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. В структуре этой деятельности следует выделять два элемента: документирование и документооборот.
Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов, а документооборот — движение документов внутри органа, то есть совершение технических операций по получению, регистрации, хранению документов и т.п.
В системе МВД России документационное обеспечение управления регламентируется приказом МВД России от 20 июня № 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»8.
Задачами данного вида деятельности являются:
1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции;
2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел;
3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайны, содержащейся в документе;
4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве;
5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников;
6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.
Рассматривая значение документов в управленческой (внутриорганизационной) деятельности системы МВД России, следует выделить, что они являются формой реализации всех функций процесса управления. Так, планирование внешне выражено в составлении
плана работы подразделения. Осуществление такой функции процесса управления как контроль, заканчивается, обычно, составлением акта или справки о проверке, отчета о выполненной работе и т.п. Между тем, рассмотрение документа как формы реализации функций процесса управления не означает, что во всех случаях реализация каждой функции должна сопровождаться составлением документов, так как документ — лишь одна из форм реализации управленческой деятельности. Правильно организованное управление должно ограничиваться необходимым минимумом документов, широко используя бездокументационные формы осуществления управленческих функций.
Таким образом, изложенное позволяет сделать вывод, что документационное обеспечение управления включает в себя несколько основных направлений управленческой деятельности (учет, элементы контроля и тд.) и, следовательно, является одним из частных направлений управленческой деятельности.
1 Карпов А. Психология менеджмента, 2005 г. Словарь основных терминов.
2 См.: Основы менеджмента: учеб. Пособие/Н.И. Кабуш-кин. — 8-е изд., стереотип. М.: Новое знание, 2005 .С. 38.
3 Теория государственного управления: учебник / Г.В. Ата-манчук. — 3-е изд., — М.: Издательство «Омега-Л», 2013. — с. 522.
4 См.: Коренев А.П. Администратвиное право России. Учебник. В 3-х частях, Часть 1. М.:МЮИ МВД России. Изд-во «Щит-М», 1998. — с.157.
5 Павлов А.А. Организационно-правовое обеспечение штабных функций в территориальных органах Министрества внутренних дел Российской Федерации на региональном уровне: Дис. ... канд. юрид. наук. М.: Академия управления МВД России, 2012.
6 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
7 См.: Документационное управление/ZURL страницы: http:// proteu.ru/uslugi_dou.php Дата обращения 29 июня 2014 г.
8 См.: Приказ МВД РФ от 20 июня №»615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
