CC BY
4Вестник фармации №1 (103), 2024 SUMMARY
E. M. Kazurova EVALUATION OF SUPPLIERS AND RECEIVERS OF MEDICINAL PREPARATIONS AT THE PHARMACY
WAREHOUSE The article is devoted to the procedure for evaluating suppliers and receivers of medicinal preparations (MP), established at Vitebsk UE "Pharmacia". Primary, repeated and, if necessary, unscheduled verification of MP suppliers, primary and periodic evaluation of MP receivers is carried out. Suppliers are evaluated prior to the purchase of medicines in order to prevent supply problems and complaints from recipients. The assessment of recipients is carried out to exclude relationships with unreliable recipients, minimize risks and losses of an economic nature.
The register of MP suppliers located in the acceptance area of the pharmacy warehouse, and the register of MP receivers located in the shipping area of the pharmacy warehouse is conducted. All actions for evaluating suppliers and recipients of medicines are described in the relevant standard operating procedures of the enterprise.Keywords: evaluation, supplier, receiver, medicinal product.
ЛИТЕРАТУРА
1. Об утверждении Правил надлежащей дистрибьюторской практики в рамках Евразийского экономического союза [Электронный ресурс] : решение совета Евразийской эконо-мич. комис., 3 нояб. 2016 г., № 80. - Режим до-
ступа: https://pravo.by/document/?guid=3871&p 0=F91600335. - Дата доступа: 12.02.2024.
2. Сутужко, В. В. Структура, принцип и классификация понятия «оценка» / В. В. Сутужко // Эпистемология и философия науки. -2008. - Т. 18, № 4. - С. 108-124.
3. Заключения Министерства здравоохранения о соответствии Правилам надлежащей дистрибьюторской практики в рамках Евразийского экономического союза [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://gospharmnadzor. by/informatsionnye-bazy-dannykh/sertifikaty/. -Дата доступа: 12.02.2024.
REFERENCES
1. On approval of the Rules of Good Distribution Practice within the Eurasian Economic Union [Elektronnyi resurs] : reshenie soveta Evraziiskoi ekonomich komis, 3 noiab 2016 g, № 80. Rezhim dostupa: https://pravo.by/document/?guid=3871&p 0=F91600335. Data dostupa: 12.02.2024. (In Russ.)
2. Sutuzhko VV. Structure, principle and classification of the concept of "assessment". Episte-mologiia i filosofiia nauki. 2008;18(4):108-24. (In Russ.)
3. Conclusions of the Ministry of Health on compliance with the Rules of Good Distribution Practice within the Eurasian Economic Union [Elektronnyi resurs]. Rezhim dostupa: https://gos-pharmnadzor.by/informatsionnye-bazy-dannykh/ sertifikaty/. Data dostupa: 12.02.2024. (In Russ.)
Адрес для корреспонденции:
210016, Республика Беларусь, г. Витебск, Великолукский тракт, 63, Витебское УП «Фармация», e-mail: [email protected], Казурова Е.М.
Поступила 04.03.2024 г.
УДК 614.27:615.12]:338.439 DOI: https://doi.Org/10.52540/2074-9457.2024.1.30
К. Н. Малахова
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АПТЕЧНОГО СКЛАДА, ПЕРЕДАВАЕМАЯ НА АУТСОРСИНГ Витебское УП «Фармация», г. Витебск. Республика Беларусь
Работа посвящена характеристике деятельности, передаваемой аптечной организацией на аутсорсинг. Приведены исторические сведения о распространении аутсорсинга, в том числе в сфере фармацевтической деятельности: промышленное производство, дистрибьюция лекарственных препаратов. В Витебском УП «Фармация» по деятельности, передаваемой на аутсорсинг, разработаны стандартные операционные процедуры и перечень процессов, передаваемых на аутсорсинг. До начала деятельности проводится оценка потенциальных аутсорсеров: заполняется оценочный лист, изучает-
ся информация в интернет-источниках, анализируется опыт взаимодействия с различными поставщиками. Проводится проверка соблюдения требований действующего законодательства путем заполнения контрольного листа. Для своевременного выявления и корректировки отклонений проводится мониторинг аутсорсинговой деятельности. Основными преимуществами мониторинга является сокращение затрат и повышение качества оказываемых дистрибьютором услуг. Риски использования аутсорсинга сопряжены с возможностью попадания в зависимость, недобросовестностью аутсорсера, его неверной оценкой, непредвиденными обстоятельствами.
Ключевые слова: аутсорсинг, аптечный склад, оценочный лист, контрольный лист, мониторинг.
ВВЕДЕНИЕ
Аутсорсинг - это передача определенных функций или бизнес-процессов компании сторонним организациям, специализирующимся на выполнении этих процессов, на основании договора [1]. Слово «аутсорсинг» происходит от английского словосочетания outer-source-using, что можно перевести как «использование внешних источников» [2].
Аутсорсинг возник в 30-е годы ХХ ст. как результат противостояния двух гигантов в области автомобилестроения: Генри Форда (Ford Motor Company) и Альфреда Слоуна (General Motors). Политика Г. Форда заключалась в вертикальной интеграции деятельности компании: максимальный контроль всего процесса производства, инвестиции в получение сырья и материалов, в железнодорожный и автомобильный транспорт. Политика А. Слоу-на была направлена на передачу функций по изготовлению комплектующих деталей сторонним организациям, и именно она показала свою эффективность и жизнеспособность [3, 4].
Распространению аутсорсинговых услуг способствовало развитие в 60-70-е гг. XX ст. IT-технологий, а также малого и среднего бизнеса. Для небольших организаций достаточно обременительным и затратным было содержание дополнительного штата специалистов, выполняющих непрофильные, но необходимые компании функции. Поэтому сформировался значительный спрос на услуги организаций, специализирующихся в области финансов, юриспруденции, информационных технологий, а у малого и среднего бизнеса появилась возможность доступа к новейшим достижениям науки и техники без затрат на содержание собственных структурных подразделений [3].
Аутсорсинг получил применение и в
других отраслях экономики, в том числе в фармацевтической промышленности, и также распространяется на фармацевтическую деятельность аптечной организации по дистрибьюции лекарственных средств
[5, 6].
На аутсорсинг можно передать любые функции и процессы. Главное, чтобы ком-пания-аутсорсер профессионально выполняла свои задачи.
Цель данного сообщения - дать характеристику деятельности, передаваемой аптечным складом на аутсорсинг.
МАТЕРИАЛЫ И МЕТОДЫ
Объектами исследования были нормативные правовые акты Евразийского экономического союза по дистрибьюции лекарственных средств и локальные документы Витебского УП «Фармация» по аут-сорсинговой деятельности. В работе использовали логико-теоретические методы исследования: описание, анализ, синтез.
РЕЗУЛЬТАТЫ И ОБСУЖДЕНИЕ
Функции дистрибьютора, передаваемые на аутсорсинг
Наиболее востребованными аутсор-синговыми функциями для дистрибьютора являются:
- транспортировка товаров;
- контроль качества лекарственных препаратов;
- техническое обслуживание значимого оборудования (транспорт, холодильные установки, холодильное оборудование, аппаратная часть компьютерных систем, дизельный генератор, пожарная и охранная сигнализации, оборудование для регистрации температуры и относительной влажности);
- поверка измерительных приборов;
- дезинфекция/дезинсекция/дератизация;
- химчистка специальной одежды;
- обезвреживание фармацевтических отходов;
- охранные услуги (сопровождение и охрана территории);
- внешнее обучение работников [1].
При использовании аутсорсинга, в
рамках системы качества, передающая организация остается ответственной за обеспечение соответствия продукции или услуг требованиям стандартов качества. Так, Правилами надлежащей дистрибьюторской практики в рамках Евразийского экономического союза, принцип 7.1, п. 110, определено, что любая деятельность, переданная на аутсорсинг, «должна быть надлежащим образом определена и согласована, должна контролироваться во избежание разночтений, способных привести к нарушению сохранности лекарственных средств» [7].
Локальные документы предприятия по деятельности, передаваемой на аутсорсинг. Оценка аутсорсеров
Для того, чтобы деятельность, передаваемая на аутсорсинг, была надлежащим образом определена, необходимо разработать инструкцию/процедуру (стандартную операционную процедуру (СОП)). Также в организации должен быть разработан Перечень процессов, передаваемых на аутсорсинг. Деятельность должна быть согласована с заведующим складом и утверждена руководством предприятия.
Заключая контракт на выполнение аут-сорсинговых услуг, необходимо обратить внимание на права, обязанности и ответственность сторон за нарушения принятых обязательств. Большую помощь в таких случаях оказывает юридическая служба предприятия.
До начала осуществления деятельности, переданной на аутсорсинг, должна проводиться проверка компетентности, правомочности и возможности реализации исполнителем условий договора (оценка аутсорсера).
Периодичность проведения всех проверок аутсорсера должна определяться на основании анализа рисков (составляется отчет, включающий в себя реестр рисков).
При оценке необходимо определить наличие у потенциального аутсорсера необходимых разрешительных документов в соответствии с действующим законодательством (свидетельство о государствен-
ной регистрации, сертификат, лицензию, документы по качеству, при передаче на аутсорсинг процесса транспортировки -соответствие требованиям надлежащей дистрибьюторской практики и т. д.).
Данная проверка осуществляется ответственным лицом и юрисконсультами в доступных информационных источниках (правовая платформа Бизнес-Инфо по УНП, Нормативка.Ьу, Единый реестр лицензий, Единый государственный регистр и др.)
Кроме того, аутсорсер должен иметь необходимое оборудование, процедуры, знания и опыт, а также квалифицированный персонал для надлежащего выполнения работ (услуг) для заказчика.
Ответственное лицо проводит оценку аутсорсера, используя опыт работы с данной организацией или индивидуальным предпринимателем, на основании данных о качестве выполненной работы (оказанной услуги), используя информацию из открытых источников (интернет, беседа с иными клиентами аутсорсера, отзывы и др.), а также используя какую-либо другую методику, которую само предприятие для себя разработает.
Должен быть разработан оценочный лист или другой аналогичный документ. Можно оценить аутсорсера при помощи балльной системы по следующим критериям:
- соответствующее качество работ (услуг);
- надежность (своевременность выполнения работ (оказания услуг));
- условия оплаты;
- удельная цена, рассчитанная с учетом обслуживания, всех налогов, доставки, страховки и иных платежей;
- деловая репутация (добросовестность и благонадежность) аутсорсера;
- длительность нахождения на рынке соответствующих ресурсов (материалов, услуг);
- полнота и добровольность предоставления документов, по которым можно охарактеризовать добросовестность и благонадежность аутсорсера;
- иные критерии.
Каждому критерию оценки соответствует определенное количество баллов. Лучшим в своей группе (группе аналогичных услуг) признается аутсорсер, получивший наибольшее количество баллов.
После обработки результатов аутсорсеру присваивается ранг риска (низкий-средний-высокий). При оценке аутсорсеров ответственное лицо заполняет Отчет оценки аутсорсера/протокол. Нет протокола -оценка не проводилась (не записано - не сделано).
Кроме проведения оценки, необходимо обеспечить соблюдение исполнителем требований Правил надлежащей дистрибьюторской практики посредством установления в договоре соответствующих условий.
Проводится также проверка соблюдения требований действующего законодательства. Такого рода проверку можно проводить дистанционно, путем направления для заполнения Контрольного листа или другого аналогичного документа. Контрольный лист должен/может содержать следующую информацию: дата, основание проверки, формулировка требования, предъявляемого к аутсорсеру.
Поскольку аутсорсинговая деятельность должна контролироваться, требуется внедрить систему мониторинга и контроля качества исполнения деятельности, переданной на аутсорсинг.
Цель мониторинга - выявление соответствия управления деятельностью, переданной на аутсорсинг, положениям договора и требованиям предприятия, своевременное выявление и корректировка отклонений.
При разработке системы мониторинга необходимо определить:
- периодичность мониторинга;
- мероприятия мониторинга;
- действия, принимаемые в случае выявления отклонений от положений договора аутсорсинга и требований предприятия.
После выполнения программы мониторинга и контроля качества исполнения аутсорсером функции или вида деятельности предприятие принимает решение о перспективах дальнейшего сотрудничества с данным аутсорсером.
При отсутствии претензий и предпосылок для их возникновения переоценка аутсорсеров проводится ежегодно. Аут-сорсеры, при взаимодействии с которыми возникли претензии к качеству выполненных работ (оказанных услуг) или существует вероятность (предпосылки для возникновения) претензии, подвергаются
переоценке 1 раз в 6 месяцев (то есть чаще обычного).
Преимущества аутсорсинга
Для дистрибьюторской компании аутсорсинг является важным инструментом оптимизации рабочих процессов, сокращения затрат и повышения качества услуг, предоставляемых клиентам.
К преимуществам аутсорсинга для дистрибьюторских компаний относятся:
- Сокращение затрат на основную деятельность. Заказчику услуг не нужно оплачивать обучение своих сотрудников, покупать необходимое специализированное оборудование и т. д. Аутсорсинг предоставляет возможность дистрибьютору снизить расходы на социальные обязательства.
- Независимость от обстоятельств. В рамках заключенного договора аутсорсер обязуется вовремя предоставить услуги. Работа будет выполнена в срок, даже если внештатные сотрудники уволятся, заболеют, уйдут в декретный или трудовой отпуск.
- Повышение качества непрофильных услуг. Заказчик получает доступ к интеллектуальному капиталу опытной узкоспециализированной организации и к профессионалам, знающим свое дело.
- Концентрирование на основной деятельности. Сокращаются расходы ресурсов, которых требует менеджмент неключевых для фирмы процессов, а также освобождается дополнительное время.
Доступ к инновациям и передовым технологиям. Аутсорсинговые компании, как правило, обладают передовыми инновационными решениями, которые могут быть использованы дистрибьюторами для улучшения своего бизнеса.
Недостатки аутсорсинга
Минусы аутсорсинга - это его риски.
Из них можно предугадать заранее и обезопасить себя соответствующими условиями в договоре:
- Попадание в зависимость. В отсутствие конкуренции аутсорсер может снижать качество услуг.
- Недобросовестность. Компании-аут-сорсеры могут нарушать условия договора, что повлечет за собой определенные трудности. Предусмотрительно обозначать в
договоре конкретные штрафы за нарушение сроков исполнителя выполнять условия договора и снижение качества услуг.
- Нарушение конфиденциальности. Обезопасить от этого помогут прописанные в договоре пункты об ответственности за разглашение служебной информации.
- Непредвиденные обстоятельства. К ним можно отнести банкротство исполнителя, ликвидацию, судебное делопроизводство в отношении аутсорсера уже после заключения договора.
- Неверная оценка исполнителя. На этапе выполнения услуг может выясниться факт о невозможности исполнителя выполнять условия договора.
Задачей организации, выбирающей аутсорсера для оказания того или иного вида услуг, является оценить его объективно и беспристрастно. Витебское УП «Фармация» подходит к выбору и оценке аутсорсинговой организации ответственно и обязательно.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время аутсорсинг является распространенной практикой для дистрибьюторской организации. В Витебском УП «Фармация» аптечным складом аутсорсинговые услуги используются при транспортировке товаров, техническом обслуживании оборудования, поверке измерительных приборов, для проведения дезинфекции/дезинсекции/дератизации, при химчистке специальной одежды, обезвреживании фармацевтических отходов, в виде охранных услуг, для внешнего обучения работников. Решение об использовании аутсорсинга должно быть обдуманным и принятым с учетом рисков и выгод для организации.
SUMMARY
K. N. Malakhova THE PHARMACY WAREHOUSE FUNCTIONING TRANSFERRED TO OUTSOURCING
The paper is devoted to the characteristics of functioning transferred to outsourcing by a pharmacy organization. Historical data on the outsourcing distribution including the field of pharmaceutical functioning: industrial manufacture and distribution of medicines are provided. Vitebsk Unitary Enterprise
"Pharmacia" has developed SOPs and a list of processes being transferred to outsourcing for the activities to be outsourced. Before the activities onset an assessment of potential outsourcers is carried out: assessment paper is filled in, information in the internet sources is studied and the experience of interaction with various suppliers is analyzed. Compliance with the requirements of current legislation is checked by filling in a checklist. To identify timely and correct deviations, outsourcing activities are monitored. The main advantages of monitoring are cost reduction and improvement in the quality of services provided by the distributor. The risks of using outsourcing are associated with the possibility of becoming dependent, dishonesty of the outsourcer and contingencies.
Keywords: outsourcing, pharmacy warehouse, assessment paper, checklist, monitoring.
ЛИТЕРАТУРА
1. Аутсорсинг в аптеке: странное слово или жизненная необходимость? [Электронный ресурс]. - Фармацевтический вестник. - 2010. -№ 32. - Режим доступа: https://pharmvestnik.ru/ articles/21788.html. - Дата доступа: 02.02.2024.
2. Сущность и виды аутсорсинга [Электронный ресурс] / И. И. Махмутов [и др.] // Современные проблемы науки и образования. -2015. - № 1, ч. 1. - Режим доступа: https:// science-education.ru/ru/article/view?id=19185. -Дата доступа: 29.01.2024.
3. Кутуева, Д. З. Предпосылки возникновения и эволюция концепции аутсорсинга [Электронный ресурс] / Д. З. Кутуева // Проблемы современной экономики. - 2009. - № 1. - Режим доступа: https://www.m-economy.ru/art. php?nArtId=2521. - Дата доступа: 02.02.2024.
4. Лукин, Е. В. История происхождения аутсорсинга и его значимость на сегодняшний день / Е. В. Лукин // Economics. - 2018. -№ 3.- С. 61-64.
5. Балашов, А. И. Аутсорсинг и эволюция парадигмы функционирования фармацевтической промышленности [Электронный ресурс] / А. И. Балашов, И. Д. Котляров // Региональная экономика: теория и практика. -2010. - № 45. - С. 49-56. - Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/autsorsing-i-evolyutsiya-paradigmy-funktsionirovaniya-farmatsevticheskoy-promyshlennosti. - Дата доступа: 29.01.2024.
6. Порядок применения аутсорсинга при осуществлении фармацевтической деятельности [Электронный ресурс] // Conpharm. -Режим доступа: https://con-pharm.ru/articles/
urist-blog/poryadok-primeneniya-autsorsinga-pri-osushchestvlenii-farmatsevticheskoy-deyatelnosti/. - Дата доступа: 29.01.2024.
7. Об утверждении Правил надлежащей дистрибьюторской практики в рамках Евразийского экономического союза [Электронный ресурс] : решение Совета Евразийской эконо-мич. комис., 3 нояб. 2016 г., № 80. - Режим доступа: https://pravo.by/document/?guid=3871&p 0=F91600335. - Дата доступа: 22.12.2023.
REFERENCES
1. Outsourcing in pharmacy: a strange word or a vital necessity? [Elektronnyi resurs]. Farmat-sevticheskii vestnik. 2010;(32). Rezhim dostupa: https://pharmvestnik.ru/articles/21788.html. Data dostupa: 02.02.2024. (In Russ.)
2. Makhmutov II, Murtazin IA, Karamyshev AN, Frik VS. The essence and types of outsourcing [Elektronnyi resurs]. Sovremennye problemy nauki i obrazovaniia. 2015;(1 Ch 1). Rezhim dostupa: https://science-education.ru/ru/article/ view?id=19185. Data dostupa: 29.01.2024. (In Russ.)
3. Kutueva DZ. Prerequisites for the emergence and evolution of the outsourcing concept [Elektronnyi resurs]. Problemy sovremennoi ekonomiki. 2009;(1). Rezhim dostupa: https:// www.m-economy.ru/art.php?nArtId=2521. Data dostupa: 02.02.2024. (In Russ.)
4. Lukin EV. The history of the origin of outsourcing and its significance today. Economics.
2018;(3):61-4. (In Russ.)
5. Balashov AI, Kotliarov ID. Outsourcing and the evolution of the pharmaceutical industry operating paradigm [Elektronnyi resurs]. Regional'naia ekonomika: teoriia i praktika. 2010;(45):49-56. Rezhim dostupa: https://cyber-leninka.ru/article/n/autsorsing-i-evolyutsiya-par-adigmy-funktsionirovaniya-farmatsevticheskoy-promyshlennosti. Data dostupa:29.01.2024. (In Russ.)
6. The procedure for using outsourcing in pharmaceutical activities [Elektronnyi resurs]. Conpharm. Rezhim dostupa: https://con-pharm. ru/articles/urist-blog/poryadok-primeneniya-aut-sorsinga-pri-osushchestvlenii-farmatsevtiches-koy-deyatelnosti/. Data dostupa: 29.01.2024. (In Russ.)
7. On approval of the Rules of Good Distribution Practice within the Eurasian Economic Union [Elektronnyi resurs] : reshenie soveta Evraziiskoi ekonomich komis, 3 noiab 2016 g, № 80. Rezhim dostupa: https://pravo.by/document/?guid=3871 &p0=F91600335. Data dostupa: 22.12.2023. (In Russ.)
Адрес для корреспонденции:
210016, Республика Беларусь, г. Витебск, Великолукский тракт, 63, Витебское УП «Фармация», e-mail: [email protected], тел. (0212) 65-30-69, Малахова К.Н.
Поступила 04.03.2024 г.
