CC BY
65
М.В. Мтьковська, Ю.О. Виноградова
АСПЕКТИ БЮДЖЕТУВАННЯ: ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛ1КИ,
УСП1ХИ ТА ПОМИЛКИ
Украша е державою з ринковою економiкою, в якiй головш принципи господарювання пiдпорядковуються законам ринку. Протягом багатьох роюв пiдприемства Украши розглядали сво'1 бюджети лише як обов'язкову оцшку майбутнiх рiчних доходiв i витрат. Тепер це вщношення швидко змiнюеться, оскiльки ринок потребуе все бшьшо'1 конкурентоспроможностi, та
тдприемства змушенi бути бiльш динамiчними. Устшш компани мають постiйно пiдвищувати точнють сво'1'х прогнозiв щодо майбутнiх операцш i пов'язаних з ними потреб у ресурсах.
У мiжнароднiй практицi серед шструменпв фiнансового планування та розподшу ресурсiв широкого застосування набули методи
бюджетування. Бюджетування е рiзновидом фiнансового планування. Метою стратепчного фiнансового планування е складання прогнозу балансу та звiту про фiнансовi результати. На основi цих плашв фiрма може розробляти оперативш бюджети. Бюджетування е найважливiшим елементом системи управлшня пiдприемством, який включае технологiю планування, облiку, контролю i аналiзу фiнансових, iнформацiйних i
матерiальних потокiв, а також отримуваних результат. Ця технологiя охоплюе всi функцюнальш сфери дiяльностi пiдприемства: маркетинг, адмшютрування, управлiння персоналом, виробництво, закупки, продажi та контроль якостi.
Бюджетування стае популярною технологiею управлшня фшансами у
крашах iз ринковою економжою. Доказ тому - велика кшькють публiкацiй, створення й юнування консалтингових компанiй, що займаються постановкою бюджетування на пщприемствах, розробка спецiалiзованих програмних продуктiв. Наприклад,
С. Добровольський [5] та К. Джай Шим [12] розглядали необхщнють
дослiдження економiчноi сутi процесу бюджетування перед його
впровадженням на комерцшних пiдприемствах. В. Хруцький [11] у сво'1'х роботах акцентуе увагу на тому, що технологiя бюджетування - процес творчий, i при й впровадженнi недостатньо керуватися лише
надрукованими у книжках формальними правилами. В. Савчук [6-8] вивчае нерозривний зв'язок бюджетування iз стратепчним плануванням. 1снуе чимало публiкацiй, у яких бюджетування назване ефективним та корисним. До того ж свгговий досвщ успiшних корпорацiй свiдчить, що бюджетування досить ефективне, тому що дозволяе по-новому ставитися до планування в цшому. Однак в Укра'1ш фахiвцi при впровадженнi системи бюджетування часто стикаються з безлiччю проблем, пов'язаних iз тим, що система бюджетування не працюе або працюе не так як треба. А все це через те, що вони припускаються помилок. У багатьох лгтературних джерелах зазначеш переваги та недолши бюджетування, але складно знайти матерiал, у якому було б ч^ко визначено основнi типовi помилки при використанш технологи бюджетування, знаючи про яю, 1'х можна було б
© Мшьковська Маргарита Володимир1вна - кандидат економ1чних наук, доцент; Виноградова Ютя Олександр1вна. Донецький нацюнальний техшчний ушверситет.
ISSN 1562-109X
уникнути. Саме ця проблема розглянута у статп.
Метою статп е визначення основних проблем та типових помилок, яю постають на шляху впровадження та ефективного функщонування системи бюджетування на украшських
пiдприемствах. Для досягнення означено! мети необхщне вирiшення таких задач:
визначення економiчного змiсту поняття «бюджетування», викладення основних теоретичних положень функцiонування системи бюджетування на пщприемствах у сучасних умовах;
обгрунтування необхiдностi
впровадження бюджетування через визначення недолiкiв юнуючо! на бiльшостi пiдприемств системи планування;
визначення джерел проблем та помилок, що постають на шляху устшного використання бюджетування, характеристика цих проблем, пошук та обгрунтування шляхiв !х подолання.
Розкриття теми статтi слiд почати з визначення поняття "бюджетування". На жаль, однозначного тлумачення цього термша немае, в лiтературi зустрiчаеться багато схожих визначень, яю пiдкреслюють рiзнi сторони цього процесу. Бюджетування - це технолопя управлшня бiзнесом на всiх рiвнях компанй, що забезпечуе досягнення й стратепчних цiлей за допомогою бюджетiв на основi збалансованих фiнансових показникiв. Це технолопя фшансового планування, облiку i контролю доходiв i видаткiв, одержуваних вщ бiзнесу на всiх рiвнях управлiння [1, 20]. Бюджетування слщ застосовувати тодi, коли керiвники i власники компанй прагнуть отримувати бшьш точну, оперативну i структуровану шформащю про дiяльнiсть компанй; коли виникае необхщнють пошуку шляхiв побудови ращонально! структури витрат, зниження витрат на одиницю
продукцп та за групами продукцй; при реструктуризацп компанй; при виникненш касових провалiв i дефщиту коштiв.
Бюджетування - це управлшська технологiя, основа фшансово'1 дисциплiни. Воно використовуеться для тдвищення вiдповiдальностi керiвникiв рiзного рiвня управлiння за фiнансовi результати, досягнутi очолюваними ними структурними пщроздшами. Розрахунки, здiйснюванi у процес бюджетування, дозволяють визначити необхiдну суму кош^в для реалiзацii поставлених цшей, а також джерела надходження цих коштiв. При дефiцитi коштiв i за вiдсутностi можливостi залучення кредитних кош^в аналiзуються видатки за статтями, 1'х черговiсть, проводиться скорочення видатюв.
Основна мета бюджетування -створення шструментарш планування, управлiння та контролю за ефективнютю фiнансово-господарськоi дiяльностi та лжвщносп пiдприемства, заснованого на систематичному прогнозуванш
майбутнього розвитку пiдприемства шляхом складання бюдже^в. У процесi реалiзацii бюджетування виконуеться ряд завдань:
планування основних напрямiв дiяльностi пiдприемства в цшому i структурних пiдроздiлiв;
планування доходiв i видаткiв за рiзними напрямами дiяльностi;
планування придбання i реалiзацii основних засобiв;
планування змiни заборгованостей i власних коштiв;
планування використання
матерiальних i людських ресурсiв;
пiдготовка прогнозно'1 фшансово'1 звiтностi;
контроль за виконанням
бюджетного плану;
аналiз можливих змш фiнансового стану компанй в результат реалiзацiï бюджетного плану.
Можна сказати, що бюджетування -це фшансове планування в новому його розумшш. Бюджетування дозволяе перевернути лопку планування, управлiння фiнансовими ресурсами не вщ виробництва до збуту, як це було рашше, а у зворотному напрям^ «розкручуючи» фiнансовi показники та доводячи ïx до кожного центру утворення прибутку. Бюджетування не виключае традицiйного фшансового планування, його необхщно обов'язково сполучати зi стратегiчним фiнансовим плануванням, тому що бюджетування -це шструмент досягнення стратегiчниx цiлей пiдприемства.
Вщзначимо основнi xарактернi риси бюджетування.
Бюджетування - це шструмент досягнення цшей компанГï. Перш шж розробити план, необxiдно визначити цш. Цiлi формуються на стратепчному рiвнi корпоративного управлiння. Бюджетування е шструментом виконання стратегй пiдприемства. За допомогою щех технологй забезпечуеться
нерозривний зв'язок стратепчних цшей iз планами, спрямованими на ïx досягнення. Саме бюджетування приводить стратегш в дш.
Бюджетування - це управлшня бiзнесом. Основою постановки бюджетування е фшансова структура. Вона мае вщображати, насамперед, структуру бiзнесу i видiв дiяльностi, якi здiйснюе пiдприемство. Можна формально скласти единий бюджет компанй, не займаючись завданням побудови правильно'1' фшансово'1' структури. Але за таким бюджетом неможливо визначити, де виникае прибуток, на що вш йде, яю цiльовi показники встановленi для керiвникiв рiзниx структурних одиниць i якою
мiрою вони досягнутi. Такий бюджет, як шструмент управлшня, марний.
Бюджетування - це управлшня на основi збалансованих фшансових показниюв. Перш шж приступати до розробки бюдже^в, необxiдно визначити, на якi фiнансовi показники орiентуеться керiвництво пiдприемства, яю iндикатори приймаються як критерй устху дiяльностi компанй на перiод планування. Цей вибiр визначае прiоритети для керiвникiв компанй та менеджерiв уах рiвнiв. Крiм того, фiнансовi показники мають бути збалансованими, оскшьки полшшення одного показника часто призводить до погiршення iншого. I, нарештi, показники мають становити систему, що охоплюе вс елементи фшансовох структури. Збалансована система цшьових фiнансовиx показникiв i обмежень становить «архпектуру» системи бюджетування, вщповщно до якоï розробляються бюджети.
Бюджетування - це управлшня за допомогою бюдже^в. Головними шстру-ментами теxнологiï бюджетного управлшня е три основних бюджети: бюджет руху кош^в, призначений для управлшня лшвщнютю; бюджет доxодiв i видатюв, що допомагае управляти операцшною ефективнiстю; прогнозний баланс, необxiдний для управлшня вартютю активiв компанй. Основш бюджети складаються не тiльки для компанй в цшому, але i для кожно! бiзнес-одиницi (центру прибутку) i становлять тшьки «вершину айсберга» бюджетноï системи, до якоï входить безлiч взаемозалежних операцiйниx i допомiжниx бюджетiв.
Бюджетування охоплюе всi рiвнi управлiння. Однiею з важливих ознак ефективнох системи бюджетування е ïï тотальне поширення на всi рiвнi органiзацiйноï структури. Залучення до процесу бюджетування кожного
ствробгтника, вщповщального за той чи шший «рядок» бюджету, дозволяе вирiшити кшька важливих завдань:
зниження складностi процесу бюджетування шляхом його
децентралiзацii (надмiрно
централiзований бюджет складно розробляти, коригувати i вiдслiдковувати його виконання);
тдвищення вiдповiдальностi
конкретних виконавщв шляхом делегування 1'м повноважень i обов'язкiв щодо виконання певних показниюв бюджету;
побудова ефективно': системи мотиваци, пов'язано'1 з фiнансовими планами компани.
Бюджетування - це колективне планування, у якому беруть участь менеджери вах рiвнiв управлiння. Послiдовне узгодження плашв на вах рiвнях оргашзаци подiбне до процесу укладання договору мiж керiвниками компани про досягнення узгодженого результату. Тому бюджет можна визначити як договiр мiж учасниками фшансового управлiння про узгодження дш, спрямованих на досягнення цiлей компани.
Бюджетування здшснюеться на регулярнiй основ1 Нерiдко розроблений план може бути покладений «на полицю» до кшця року, коли прийде час тдбивати пiдсумки. Зрозумiло, що такий план марний, i час, що пiшов на його розробку, витрачено теж марно.
Бюджетування, як будь-який управлiнський процес, мае здшснюватися безперервно. Затверджений план - це тiльки основа для продовження роботи з планування. Цшком справедливим е спостереження, що всякий план застарiвае в момент його затвердження. Причина цього - в постшнш змЫ умов i параметрiв, якi послужили основою для тдготовки планiв. Змiнюеться також
розумiння й оцшка ситуацп та виникае постшна потреба вносити корективи до розробки плашв. Саме у процес планування керiвники всiх рiвнiв колективно виробляють узгоджеш пiдходи до вирiшення проблем, осмислю-ють завдання, якi постають перед ними, оцшюють обмеження, можливосп й ризики.
Таким чином, бюджетування - це процес планування руху ресурав по пiдприемству на заданий майбутнш перiод або проект [9, 21]. Упровадження бюджетування допомагае створити цшсну i досить ефективну систему управлшня. Причому грамотно поставлена система бюджетування мае не тшьки виршувати завдання
оперативного управлiння, але i допомагати досягти стратегiчних цшей, якi ставить керiвництво компанii.
Бюджетування е принципово новою технолопею фiнансового планування. Перш нiж перейти до визначення переваг бюджетування, слщ зазначити основш недолiки системи фшансового планування, що склалася на бшьшосп "старих" пiдприемств виробничо'1 сфери у нашш краiнi:
процес планування затягнутий за часом, що робить його непридатним для прийняття оперативних управлшських рiшень;
на багатьох пiдприемствах планово-економiчнi служби пiдготовлюють величезну кшькють докумеш^в, при цьому бiльшiсть iз них не придатнi для фшансового аналiзу;
процес планування за традищею починаеться вiд виробництва, а не вщ збуту продукцii;
при плануванш переважае витратний механiзм цiноутворення: цша формуеться без урахування ринкових цш, виходячи з повно'1 собiвартостi й нормативу рентабельность Калькулящя
собiвартостi проводиться на одиницю випуску продукцп, а не на одиницю проданох продукцй. Вiдсутнiй розподiл витрат на змшш та постiйнi; при плануванш й аналiзi не використовуеться поняття маржинального прибутку;
при юнуючш системi планування неможливо вiрогiдно проводити «сце-нарний» аналiз i аналiз фiнансовоï стабiльностi пiдприемства до мiнливиx умов дiяльностi.
Отже, що може дати змша традицiйноï системи фiнансового планування та впровадження технологй бюджетування? Попит на послуги розробки й упровадження бюджетування неухильно зростае через те, що впровадження системи бюджетування на пiдприемствi дозволяе:
забезпечити прозорють i передбачуванють потоку кош^в, посилити контроль керiвництва за рухом кош^в;
збiльшити ефективнiсть та одночасно знизити ризик використання вшьних кош^в;
посилити контроль за виробничими показниками, доходами i видатками як пiдприемства в цiлому, так i окремих структурних пщроздшв;
консолiдувати дiяльнiсть усix структурних пiдроздiлiв i спрямувати ïï на досягнення цiлей компанй;
оптимiзувати документообiг. Так яку ж перевагу одержить компанiя вiд системи бюджетування? Ïï впровадження допоможе оптимiзувати фiнансовi потоки, заздалегiдь
визначивши критичш перiоди в дiяльностi компанй та необхщнють зовнiшнього фiнансування. За допомогою бюджетування можна виявляти «вузью» мiсця в управлiннi та вчасно приймати необхщш управлiнськi ршення. Ця теxнологiя спрямова-на на використання аналiзу вiдxилень «план-факт» для коригування дiяльностi.
Бюджетування на пiдприемствi виконуе безлiч найрiзноманiтнiшиx завдань. Упровадження процесу бюджетування мае велику кшькють переваг, однак у нього е i своï недолки. Серед основних можна визначити таю:
рiзне сприйняття бюджетiв у рiзниx людей: бюджети не завжди здатш допомогти у виршенш повсякденних, поточних проблем, вони дають чггку iнформацiю, але не вказують на шлях досягнення цшей;
бюджети, не доведет до вщомосп кожного ствробгтника, практично шяк не впливають на мотивацш i результати роботи, а замють цього сприймаються винятково як зааб для оцшки дiяльностi працiвникiв i вiдстеження помилок;
бюджети потребують вщ спiвробiтникiв високоï продуктивностi працi; у свою чергу, ствробгтники протидiють цьому, намагаючись мiнiмiзувати свое навантаження, що призводить до конфлж^в, викликае стан пригнiченостi, страху, а отже, знижуеться ефективнють роботи;
^м того, процес бюджетування на пщприемсга може супроводжуватися пiдводними каменями: полгтичш iнтриги, якi можуть вплинути на розподш ресурсiв, конфлiкти мiж менеджерами пiдроздiлiв i вiддiлом контролшгу, завищення потреб у ресурсах.
Так чи iнакше, процес бюджетування мае багато позитивного. Ми вважаемо, що його впровадження необхщне для кожного пiдприемства, яке прагне одержувати прибуток.
Визначимо основш проблеми, на якi необхщно звернути увагу при постановщ бюджетування.
При постановщ бюджетування в компанй необхщно звернути увагу на таю моменти. Упровадження
бюджетування являе собою проект, тому для нього треба вибрати менеджера проекту, визначити витрати на проект i оцшити його ефективнють. Треба бути
готовим до того, що впровадження системи бюджетування - тривалий процес, який потребуе кшькох гтерацш, але нацшений на конкретний результат. Бюджетування - управлшська технологiя, тому при його впровадженш змiнюеться структура управлшня, а це завжди пов'язане зi змiною функцiональних обов'язкiв персоналу.
Важливо чгтко визначити, з яко'1 первинно'1 документацй варто брати данi для складання бюдже^в. Управлiнськi рiшення керiвництво ухвалюе на пiдставi шформацй про вщхилення вiд бюджету. Вiдхилення розраховують як бюджетш данi мiнус фактичш. Фактичнi можна одержати тiльки з управлшського облiку. Слiд зазначити, що бюджети самi по собi управлшсько'1 цiнностi не становлять. Важливо знати, яке вщхилення вщ бюджету, а тшьки потiм на пiдставi аналiзу ще'1 шформацй приймати управлiнськi ршення. Тому наявнiсть системи управлiнського облшу - це необхiдна умова функцюнування системи бюджетування. Типовою помилкою е використання фактичних даних бухгалтерського облiку. Iнформацiю, подану в бухгалтерськш звiтностi, неможливо використовувати для бюджетного управлшня з двох основних причин. По-перше, вона не оперативна, а по-друге, у нш вщсутне необхщне аналiтичне подання, наприклад, за центрами фшансово'1 вiдповiдальностi.
Основною помилкою менеджменту компанш, якi нещодавно ступили на шлях бюджетування, е прагнення спланувати все як можна бшьш точно один раз на весь рш, щоб протягом бюджетного року працювати за планом i не вщвертати зусилля на аналiз зовнiшнього середовища. На жаль, така методика малоефективна, тому що протягом року багато чого може змiнитися [6, 5].
Устшне впровадження
бюджетування неможливе без
автоматизацй. Уже юнуе ринок систем автоматизацй бюджетування, на якому е багато пропозицш. Тому систему необхщно вибирати виходячи з особливостей бiзнесу i програмного забезпечення, використовуваного в компанй. С цiлий набiр як методолопчних, так i iнженерно-техшчних вимог, вiдповiдно до яких можна проводити вибiр системи.
Ми говоримо про бюджетування як про шструментарш, що використовуеться в системi управлшня. Передбачаеться, що в компанй розвинеш ва функцii, властивi данiй систем^ планування, органiзацiя, мотивацiя, контроль i аналiз. Досить часто бюджети не пов'язаш зi стратегiею розвитку бiзнесу через вiдсутнiсть тако'1 стратегii в компанй. Це цшком неправильно. На момент упровадження системи бюджетного управлшня фiрма повинна мати добре пророблену мiсiю i стратегш розвитку.
Бюджетне управлiння необхiдно зробити децентралiзованим. Начальники пiдроздiлiв не повинш вiдповiдати за ресурси, якими вони не
розпоряджаються, та за результати, на яю вони не впливають. 1накше кажучи, важливо правильно визначити центри фiнансовоi вщповщальносп за результати дiяльностi. Для цього керiвники всiх рiвнiв повиннi брати участь у розробщ бюджетiв.
Щоб мехашзм бюджетного управлiння ефективно функцюнував, ним необхiдно управляти. Для цього компашя розробляе регламенти, якi мютять правила, послiдовнiсть i логiку управлшня. Також регламенти задають динамжу процесу бюджетування, накопичують досвщ компан11. Як правило, система регламент у компанй складаеться з регламенту розробки й
упровадження системи бюджетного управлшня; регламенту розробки та коригування бюдже^в; регламенту поточного управлшня на основi розроблених бюдже^в; регламенту полiпшення бюджетного процесу. Типовою помилкою е част перегляди бюджетв або, навпаки, 1'х незмiнна форма.
На пiдприемствi мае регулярно полiпшуватися якiсть бюджетного процесу. Ус його учасники по закiнченнi бюджетного перюду повиннi аналiзувати всi плюси й мшуси розроблених бюджетiв, вносити змши до регламентiв i бюджетно'1 моделi.
Висновки. Бюджетування - це, з одного боку, процес складання фшансових планiв i кошториав, а з iншого - нова система фшансового планування, управлiнська технолопя, призначена для вироблення й пщвищення фшансово'1 обгрунтованостi ухвалених управлiнських ршень. Процес бюджетування на пiдприемствi може розглядатися i вивчатися як окрема система управлшня фшансами. Таким чином, планування бюджету i контролю за витратами за допомогою системи бюджетування необхщне в сучасних економiчних умовах.
Бюджетування являе собою ефективний шструмент управлiння компанiею. Щоб його використовувати, необхiдно оволодiти методикою бюджетування, знати основш етапи його оргашзацп в компани та типовi помилки, якi можуть виникати на шляху впровадження ще'1 методики.
Незважаючи на те що при впровадженш системи звичайно виникае чимало питань i проблем, багато украшських фахiвцiв уже зараз можуть сказати: «Бюджетування - це легко!».
Лггература
1. Бшобловський С. Складовi елементи процесу бюджетування // Економка. Фiнанси. Право. - 2002. - № 8. - С. 20-25.
2. ВЫченко М.М. Визначення цшьово'1 функцй бюджетування // Фшанси Укра'1'ни. - 2005. - № 6. - С. 119124.
3. Гаврилова О. Типичные ошибки процесса бюджетирования // Консультант. - 2005. - №3.
4. Голов С.Ф. Управлшський облж. -К.: Шбра, 2006. - 710 с.
5. Добровольский Е. Бюджетирование шаг за шагом. - СПб.: Питер, 2005. - 448 с.
6. Савчук В. Бюджетирование на месяц: задачи и технологии // Плановый директор. - 2005. - № 1. - С. 5-11.
7. Савчук В. Годовое бюджетирование: цели, способы и подходы // Финансовый директор. - 2004. - № 11-1. - С. 5-9.
8. Савчук В. Стратегическое бюджетирование // Финансовая консультация. - 2004. - № 21. - С. 15-19.
9. Федосова Г. Бюджетирование как процесс планирования движения ресурсов // Финансовая консультация. -2004. - № 5. - С. 20-31.
10. Фролов Е.А. Основы коммерческого бюджетирования в условиях рыночной экономики // Економка. Фшанси. Право. - 2004. - № 3. - С. 24-27.
11. Хруцкий В.Е. Внутрифирменное бюджетирование: Настольная книга по постановке финансового планирования. -М.: Финансы и статистика, 2003. - 400 с.
12. Шим Джай К. Основы коммерческого бюджетирования. - СПб.: Бизнес Микро, 1998. - 474 с.
