CC BY
17
РХИВНОЕ ВОЛОНТЕРСТВО: ОПЫТ ВЕЛИКОБРИТАНИИ
УДК 930.253: 316
http://doi.org/10.24412/1997-0803-2024-1117-192-199 Н.И. Горлова
Российский экономический университет им. Г. В. Плеханова, Москва, Российская Федерация, e-mail: [email protected]
Аннотация: За несколько десятилетий архивное волонтерство вышло на новый качественный уровень, стало востребованным профильным направлением в добровольческом движении Великобритании. В статье автором дан всесторонний анализ плодотворного сотрудничества работников архивных учреждений Великобритании с помощниками-добровольцами на примере реализации многочисленных общественно значимых проектов. В исследовании рассматривается состояние сферы архивного волонтерства, функционал добровольческого актива и анализируются виды выполняемых работ. Особое внимание автор уделяет волонтерскому менеджменту - организации работы с волонтерами коммуникационной компанией, от отбора до обучения и мотивации. Знакомство с успешными зарубежными практиками по работе архивов с волонтерским сообществом имеет большое значение, так как подобные практики могут быть использованы в качестве примеров организации добровольческого труда на площадках отечественных архивных учреждений.
Ключевые слова: архив, архивные волонтеры, государственный архив Великобритании, добровольческая деятельность, добровольческие объединения, волонтерский менеджмент.
Для цитирования: Горлова Н. И. Архивное волонтерство: опыт Великобритании // Вестник Московского государственного университета культуры и искусств. 2024. №1 (117). С. 192-199. http:// doi.org/10.24412/1997-0803-2024-1117-192-199
Plekhanov Russian University of Economics, Moscow, Russian Federation, e-mail: [email protected]
Abstract: Over the course of several decades, archival volunteering has reached a new qualitative level and has become a sought-after specialized area in the UK volunteer movement. In the article, the author provides a comprehensive analysis of the fruitful cooperation of employees of archival institutions in Great Britain with volunteer assistants using the example of the implementation of numerous socially significant projects. The study examines the state of the field of archival volunteering, the functionality of volunteer as-
ГОРЛОВА НАТАЛЬЯ ИВАНОВНА - доктор исторических наук, доцент, Российский экономический университет им. Г. В. Плеханова GORLOVA NATALYA IVANOVNA - DSc in History, Associate professor, Plekhanov Russian University of
ARCHIVE VOLUNTEERING: UK EXPERIENCE
Natalya I. Gorlova
Economics
© Горлова Н. И., 2024
^ Музееведение М шу i
sets and the types of work performed. The author pays special attention to volunteer management - organizing work with volunteers from the communications company, selection to training and motivation. Familiarity with successful foreign practices of archives working with the volunteer community is of great importance, since such practices can be used as examples of organizing volunteer work on the sites of domestic archival institutions.
Keywords: archive, archival volunteers, UK State Archives, volunteer activities, volunteer associations, volunteer management.
For citation: Gorlova N. I. Archive volunteering: UK experience. The Bulletin of Moscow State University of Culture and Arts (Vestnik MGUKI). 2024, no. 1 (117), pp. 192-199. (In Russ.). http://doi. org/10.24412/1997-0803-2024-1117-192-199
Первая половина XXI века характеризуется огромным интересом общественности к историческим документам, что напрямую отразилось на динамике численности добровольческого сообщества архивов в зарубежных странах. Волонтеры стали своего рода мощным импульсом развития учреждений, делая их более гибкими и открытыми, обеспечивая доступ к архивным документам и их использованию.
В настоящее время стойко формируется исследовательский интерес к отечественному архивному волонтерству [1; 2; 3; 4], однако тема организации общественных практик в архивных учреждениях за рубежом еще не нашла должного освещения [5].
Цель данной статьи - представить комплексный обзор и анализ зарубежного опыта архивных учреждений по развитию отраслевого добровольческого сообщества и практик взаимовыгодного сотрудничества.
За несколько десятилетий волонтерство в архивной сфере вышло на новый качественный уровень, стало востребованным, приобрело социально значимый статус. Это подтверждают и данные социологических опросов: например, с 2018 года 79% архивов Великобритании уже работают с волонтерами, еще 10% выразили готовность к сотрудничеству. Архивы высоко оценили явные преимущества от кооперации с волонтерами, которая позволила повысить роль учреждений в жизни местного сообщества, ориентируясь на целевую аудиторию и ее потребности, доступность и качество предоставления услуг
населению и организациям, а также помогла решить часть финансовых проблем, освободить персонал от рутинных операций.
В 2019 году, согласно данным доклада «Волонтерство в архивах» Национального совета по архивам, 85% архивов Великобритании отметили, что плодотворное сотрудничество с помощниками-добровольцами позволило расширить линейку предлагаемых услуг, реализовать общественно значимые проекты, провести множество событийных мероприятий. Так, 50% учреждений выразили уверенность, что благодаря волонтерам увеличилось число пользователей архивов. По мнению 32% сотрудников архивов, волонтеры «придают работе учреждений дополнительную ценность». И наконец, 11% архивных учреждений считают, что волонтеры частично сняли нагрузку со штатного персонала и сэкономили бюджетные средства организации [14, с. 9].
Помощники-добровольцы задействованы в решении широкого круга задач -от оцифровки документов, создания каталогов до проведения просветительских акций и экскурсий на площадках архивных учреждений. Как следует из результатов опроса сотрудников архивов Великобритании, в 2009 году волонтерами были выполнены следующие виды работы:
- расшифровка, ввод данных, индексирование, каталогизация, составление и распознавание документов - 93%;
- сканирование и оцифровка - 54%;
- исследовательская работа - 46%;
- консервация и реставрация документов - 43%;
- проведение публичных мероприятий -28% (дни открытых дверей, лекции, экскурсии, знакомство с деятельностью учреждения и др.);
- консультации граждан по родословной и генеалогии, по отдельным вопросам - 22% [14, с. 11].
В обобщенной характеристике помощников-добровольцев архивов Великобритании отмечается гендерная асимметрия. Зафиксировано процентное преобладание женщин (59%) над мужчинами (41%). Основной возраст добровольческого актива приходится на диапазон от 55 до 74 лет. Так, во втором докладе «Волонтерство в архивах» за 2014 год приводятся следующие цифры: 32% волонтеров от 65 до 74 лет, 25% - в возрасте 55-64 года, 12% - 75 лет и старше, и только 10% составляет доля молодых людей от 25 до 34 лет [13, с. 21]. По данным организаторов добровольческой деятельности, в 2014 году 300 архивных волонтеров отработали в общей сложности более 7000 часов в месяц, или 84 500 часов в год. Средняя продолжительность стажа работы добровольцев в архивах варьируется от 1 до 5 лет. Большинство волонтеров (82%) на регулярной основе помогают архивным учреждениям.
Архивы Великобритании декларируют следующие ключевые принципы организации добровольческой деятельности:
- безопасные условия труда волонтеров;
- обучение и подготовка волонтеров;
- признание и поощрение волонтеров;
- прозрачность и информационная открытость добровольческой деятельности;
- предоставление волонтерам по их запросу подтвержденной и заверенной информации об осуществленной ими волонтерской деятельности;
- предоставление необходимых сервисов и ресурсов для работы волонтеров.
Государственный архив Великобритании накопил многолетний опыт работы с добро-
вольческим активом. В рядах сплоченной и дружной команды «Общества друзей архива» числится более 400 человек. В соответствии со стратегическим планом «Архивы 21-го столетия в действии: обновленный план на 2012-2015 гг.» проводилась в жизнь политика разнообразия и инклюзивности, обеспечения равных возможностей для участия в проектах и текущей деятельности учреждений всех желающих [10].
Согласно внутренней документации, волонтер Государственного архива Великобритании определяется в качестве «человека, который не получает оплату за свой труд и выполняет различные виды работы, связанные с деятельностью архивного учреждения» [10, с. 3].
Помощников-добровольцев государственного архива можно классифицировать по степени частоты общественного участия в практиках безвозмездного труда:
Проектные волонтеры. Помощники-добровольцы набираются на конкретное мероприятие или проект и не вовлекаются во взаимодействие с целевыми группами архивного учреждения на системной основе. Так, в 2012 году сотрудники Государственного архива Великобритании обратились к волонтерскому сообществу с просьбой помочь в обработке документов - дневников военнослужащих, сражавшихся в годы Первой мировой войны. Автобиографические записи, созданные за период с 1914 по 1918 год, не только максимально реалистично иллюстрируют ход военных действий и сражений, но и детально воспроизводят события повседневной жизни на линии фронта. Усилиями 25 волонтеров с января по декабрь 2013 года было отсканировано несколько сот военных дневников. Как результат, на сайте архива были размещены оцифрованные документы военнослужащих трех кавалерийских полков и семи пехотных дивизий, сформированных в начале войны.
Приведем еще один пример знакового проекта архива. В феврале 2017 года группа волонтеров приступила к проекту по катало-
гизации и обеспечению доступа к переданным из Министерства обороны 417 коробкам с десятками тысяч личных карточек британских и союзных военнопленных и гражданских интернированных, захваченных на оккупированной Германией территории во время Второй мировой войны. В результате к 2023 году были систематизированы личные карточки более 200 000 человек [11]. Один из самых долгосрочных проектов архива - работа волонтеров на протяжении более 10 лет над составлением каталога прошений о помиловании от заключенных, поданных в Министерство внутренних дел в период с 1821 по 1839 год.
Волонтеры на постоянной основе. Систематическая деятельность добровольцев выражается в предоставлении различных услуг посетителям учреждений (консультирование, помощь с поиском информации в каталогах и базах данных архива, оформлением заказа и др.).
Волонтеры, участвующие в разовых мероприятиях (образовательные лекции, тематические экспозиции и выставки для широкой публики). Помощники представляют собой значительный экономический актив и позволяют оптимизировать затраты архива на подготовку и проведение событий за счет экономии на оплате труда штатного персонала.
С распространением интернет-технологий государственный архив Великобритании активно популяризирует онлайн-волонтерство. Так, в 2016 году благодаря помощи удаленных «сотрудников» в онлайн-каталог было внесено 1,3 млн описаний. К примеру, волонтеры в рамках удаленного формата работы помогали учреждению в создании нового каталога, посвященного офицерам Первой мировой войны, который содержал 220 тысяч дел, а также - в расшифровке списков экипажа Торгового флота 1915 года.
Для волонтеров общественная деятельность в архиве - это отличный способ самореализации, приобретения новых знаний и социального опыта. Участие в совместных
проектах и мероприятиях архива формирует чувство сопричастности, развивает солидарность, дает ощущение значимости личного вклада в общее дело - сохранение и популяризацию исторического наследия. Например, в 2017 году 48% волонтеров Государственного архива считали, что участие в проектах и текущей деятельности учреждения позволило им познакомиться с новыми людьми и расширить круг общения. Социально значимые практики позволили 31% волонтеров почувствовать себя частью единого сообщества. Еще 25% респондентов смогли улучшить и прокачать свои навыки, приобрести дополнительные профессиональные знания. Общественные безвозмездные практики - это отличный способ наработать необходимый опыт для успешного трудоустройства. Так, 16% участников опроса заявили, что стаж безвозмездной деятельности стал причиной положительного решения работодателя в пользу соискателя. Опрос 2023 года показал, что 97% добровольцев оценили свой опыт работы в архиве как «отличный» или «очень хороший».
Ежегодно в июне в рамках «Национальной недели волонтеров» в главном корпусе Государственного архива проходит торжественное мероприятие награждения активистов специально учрежденными знаками отличия - бронзовыми, серебряными и золотыми медалями за 5-ти, 10-ти и 15-летний стаж безупречной и бескорыстной работы.
Использование документов было и остается одной из главных задач архивов. И именно в этом направлении работы происходят в последнее время существенные изменения, потому что спрос на ретроспективную архивную информацию в обществе растет, а само общество довольно много времени проводит в Интернете. Сегодня у многих архивов Великобритании есть не только собственные сайты, но и странички в соцсетях, которые выступают в качестве бесплатной и эффективной площадки для реализации проектов, поиска партнеров и волонтеров для сотрудничества, новых форм использования ар-
хивных документов. К примеру, волонтеры Норфолкского архива безвозмездно в свободное время ведут блог (веб-сайт) архива, который на регулярной основе пополняется и обновляется. Блог - это отличный инструмент информировать пользователей о деятельности архива, прошедших и предстоящих мероприятиях и событиях (выставках, тематических лекциях и др.), а также формировать в обществе полноценное представление о важности роли и значимости архива. Кроме того, блог позволяет осуществлять дистанционное взаимодействие с потребителями архивной информации, получение обратной связи. Наполнение блога различным контентом - ответственная задача волонтеров, так как публикации могу привлечь новую целевую аудиторию, способствовать продвижению собственных проектов и, кроме того, формировать своеобразный виртуальный облик архивного учреждения (имидж), который в наше время имеет не меньше значения, чем облик физический.
Норфолкский архив приглашает всех желающих присоединиться к небольшой группе волонтеров, которые записывают выдержки из документальных материалов в рамках проекта «Чтение из архивов». Волонтеры должны обучиться использованию Audacity и Microsoft PowerPoint для записи, редактирования и экспорта записи. Перед каждым сеансом для записи волонтерам на выбор направляется список стенограмм документов. Записи размещаются на YouTube-канале.
Волонтеры архива Ноттингемшира сортируют и каталогизируют расшифровки стенограмм епископов [9]. Активисты проекта «Друзья по поиску» консультируют посетителей архива. На постоянной основе в архиве трудятся 20 человек со вторника по четверг, обычно полдня в неделю.
Архив Ланкашира предлагает для всех желающих несколько волонтерских вакансий, предполагающих следующие виды работы [12]:
- оцифровка архивных документов;
- упаковка документов;
- оцифровка исторических фотографий с последующим их размещением на сайте Red Rose Collections для свободного доступа;
- проведение исследований;
- проведение просветительских занятий со школьниками на площадках архива;
- участие в организации и проведении тематических мероприятий и выставок (навигация, информирование, приветствие посетителей и др.).
Добровольцы из архива округа Кингс-Линн в настоящее время расшифровывают следующие виды документов: протоколы заседаний исторического городского совета, книги квартальных сессий, средневековые хартии и многое другое. Они также помогают индексировать планы управления строительством города с 1883 по 1959 год. Участие в проектах предусматривает наличие у волонтеров определенных навыков: владение базовыми электронными таблицами (Microsoft Excel), умение работать самостоятельно с документами.
Знаковым событием в жизни архивов Великобритании является присуждение национальной премии «Архивное волонтерство» Ассоциации архивов и документации. Премия нацелена на выявление лучших волонтерских проектов архивов, которые плодотворно влияют на укрепление статуса волонтерства в архивной сфере и привлекают внимание общественности к историческому наследию страны. Архивы могут номинировать на премию текущие или реализованные социально значимые проекты. Так, с 2019 года Архив Ланкашира получил престижную премию за свой проект «Предки на море» по созданию онлайн-каталога экипажей международных торговых и рыболовных судов, зарегистрированных в портах Престон, Флитвуд и Ланкастер с 1863 по 1914 год. 17 волонтеров с февраля 2017 по апрель 2018 года пожертвовали 2300 часов своего свободного времени, совместно работая над расшифровкой текста и созданием
баз данных [8]. В 2020 году Проект «Дневники Анны Листер» службы Западного Йоркшира по расшифровке волонтерами каждой страницы документа получил высокую оценку Ассоциации архивов и документации. В общей сложности волонтеры потратили около 20 000 часов на работу с дневником [6].
В 2021 году Архив Глостершира был отмечен на национальном уровне премией за выдающуюся работу с участием безвозмездных помощников над проектом «Больше, лучше, сильнее: перезагрузка волон-терства в архивах», стартовавшим в марте 2018 года и продлившимся до декабря 2020 года. Проект предусматривал серию мероприятий - уникальные экскурсии, образовательные лекции, мастер-классы, обучение волонтеров работе с документальными материалами, цифровыми ресурсами, каталогами. Данный проект позволил сформировать устойчивое волонтерское сообщество, неравнодушное к истории своего округа [7].
Анализ волонтерских программ архивов Великобритании позволяет выделить ряд общих положений, которые можно рассматривать как «фундамент» организации работы со своими помощниками-добровольцами. В том, как архивы управляют волонтерской деятельностью, или в волонтерском менеджменте, традиционно выделяют ряд процессов: планирование, рекрутинг, отбор, обучение, мотивацию и сопровождение. Эти процессы осознанно осуществляются и контролируются лицом (лицами), ответственными за организацию добровольческой деятельности в архивном учреждении.
Одной из центральных задач при планировании добровольческой деятельности становится организация мероприятий и создание запросов помощи (волонтерские вакансии, или кейсы), которые можно предлагать волонтерам. Эту задачу на себя, как правило, берут сотрудники архива. В рамках планирования сотрудники архива формулируют запрос на работу волонтеров, вычленяют вакантные функции, которые не обеспечены исполнителями из числа штатного
персонала учреждения. Следующий важный для планирования волонтерской деятельности вопрос - какой график участия в волонтерской деятельности лучше предложить добровольным помощникам. В зависимости от видов предполагаемой работы архив самостоятельно устанавливает нагрузку волонтеров. Определение режима занятости волонтера также зависит от проекта архива и его направленности. Например, архив Бакингемшира ищет помощников-добровольцев, готовых не менее трех часов в неделю потратить на работу с документами. Организатор добровольческой деятельности составляет профиль потенциального архивного волонтера, то есть определяет личные и профессиональные качества и компетенции, которыми должен обладать волонтер для эффективного выполнения поручаемых обязанностей. Например, для работы с базами данными будут важны усидчивость и внимательность, а для проведения культурно-досуговых мероприятий архива потребуются навыки публичных выступлений и организаторские способности. Участие в отдельных проектах требует от кандидата навыков коммуникации, умения работать в команде с сотрудниками архива и другими волонтерами для достижения общих целей, понимания своей роли и своего вклада в общее дело. Большое значение в профиле волонтера организаторы добровольческой деятельности придают и возрасту кандидатов. К примеру, Вестминстерский архив устанавливает возрастные ограничения для волонтеров - 16+. Минимальный возраст для волонтеров архива Ланкашира - 18 лет.
Привлечение архивных волонтеров включает два условных этапа
- коммуникационную кампанию, в ходе которой информация о поиске волонтеров на волонтерскую вакансию доносится до потенциальных кандидатов и формируется интерес к социальной активности. (Коммуникационная кампания архивов отличается масштабами и может иметь разные
объемы: размещение информации о волонтерских вакансиях у себя на сайте, проведение представительских мероприятий у себя на площадках или обмен письмами с учебными заведениями (колледжами, вузами), партнерскими организациями в лице волонтерских объединений или размещение объявлений в социальных сетях);
- прием заявок от кандидатов в архивные волонтеры; подать заявку на участие в событии или проекте архивного учреждения может каждый желающий через сайт, с ним обязательно свяжется координатор волонтеров.
Условием успешности информирования потенциальных кандидатов о волонтерских вакансиях через обезличенные каналы коммуникаций является правильно составленное объявление о наборе. Когда осуществляется подбор волонтеров с заданными характеристиками, более эффективной становится личная коммуникация. Организатор добровольческой деятельности в этом случае может проводить презентации волонтерских вакансий, точечно доносить информацию до перспективных кандидатов и др.
Когда желающих принять участие в волонтерской активности в архиве больше, чем нужно помощников-добровольцев, либо когда важно убедиться, что кандидат сможет проявить определенные навыки и компетенции, проводится отбор. В качестве отборочных процедур, практикуемых организатором добровольческой деятельности, выступают интервью, собеседование; реже используется специальная процедура проверки сведений о кандидате в архивные волонтеры. Отбор может производиться по уровню компетенций кандидатов, по сроку подачи заявки, по рекомендациям партнерских организаций.
Обучение архивных волонтеров может быть организовано в различных форматах:
- очное обучение;
- обучение на практике;
- дистанционное обучение.
Кроме того, обучение может быть системным (регулярным), в ходе которого архивный волонтер повышает свои компетенции в целом, и предпроектным (ситуативным), цель которого - подготовка волонтера к конкретному мероприятию архивного учреждения.
Зачастую обучение ограничивается самостоятельным изучением волонтером инструкций/рекомендаций по технологии работы с документом.
Содержание программы обучения на этапе подготовки добровольных помощников отличается неоднородностью. Теоретическая и практическая подготовка волонтера зависит от уровня сложности предстоящих работ и функционала.
Программа мотивации отличается разнообразием: благодарственные и рекомендательные письма, почетные знаки, сертификаты, возможность участия в событиях и мероприятиях архива.
В обязательном порядке на всех этапах работы с архивными волонтерами предусматривается супервизия, помощь, консультирование и поддержка в решении возникших трудностей и проблем.
Нередко архивы Великобритании, реализуя проекты с участием волонтеров, нанимают специального сотрудника, в функциональные обязанности которого входит консультирование, обеспечение необходимой информацией, организация добровольческого труда, создание благоприятных условий для работы волонтера, сопровождение. Другие архивы предусматривают выделение штатной единицы по работе с добровольными помощниками в рамках обеспечения текущей деятельности с волонтерами.
Таким образом, выводы, полученные в результате предпринятого исследования, помогут сформировать общее представление о работе архивов Великобритании с волонтерским сообществом и применить его на площадках отечественных архивных учреждений.
Список литературы
1. Горлова Н. И., Маковецкая Д. Т. Сборник волонтерских практик в сфере культуры. Москва, 2020. 120 с.
2. Жукова Д. Д., Нефедова С. Г. и др. Сохранение культурного наследия народов России: чем могут помочь волонтеры культуры. Москва, 2022.
3. Корикова О. А. Индивидуальный подход в организации работы с архивными волонтерами в архивном деле на территории Ханты-Мансийского автономного округа - Югры. [Электронный ресурс] URL: https://clck.ru/356qk6
4. Старовойтова Л. И. Зарубежный опыт управления волонтерскими ресурсами в учреждениях культуры // Культура и образование: научно-информационный журнал вузов культуры и искусств. 2020. № 1 (36). С. 82-90.
5. Хорхордина Т. И., Халилова Л. А. Государственный архив Великобритании: история создания и деятельности в 1838-1958 гг. // Вестник РГГУ Серия: «Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность». 2016. № 2(4). С. 90-104.
6. ARA Archive Volunteer Award 2020 Announcement. URL: https://static1.squarespace.com/ static/60773266d31a1f2f300e02ef/t/61e1a7d5ac25c823870987a9/1642178517618/Archive+Volunteering+ Award+2020+announcement.pdf
7. Gloucestershire Archives wins the ARA Volunteering Award. URL: https://www.gloucestershire.gov.uk/ archives-old/news/gloucestershire-archives-wins-the-ara-volunteering-award/
8. Lancashire County Council scoops a national award for volunteering. URL: https://skemnews.com/lancashire-county-council-scoops-a-national-award-for-volunteering/
9. Nottinghamshire archives volunteer policy. 2011. Р. 3. URL: https://www.nottinghamshire.gov.uk/ media/126252/archivesvolunteerpolicy.pdf
10. The Impact ofVolunteering in Archives. URL: https://static1.squarespace.com/static/60773266d31a1f2f300e02ef/ t/623c84c9a9fa197ea40f460c/1648133323300/Williams_The_Impact_of_Volunteering_in_Archives_2018.pdf
11. The National Archives Annual Report and Accounts 2022-2023 Р. 40. URL: https://cdn.nationalarchives. gov.uk/documents/annual-report-large-print-national-archives-2022-23.pdf
12. Volunteer with Lancashire Archives and Local History. URL: https://www.lancashire.gov.uk/libraries-and-archives/archives-and-record-office/volunteer-with-lancashire-archives/
13. Volunteering in Archives 2014. Caroline Williams, Independent Archival Consultant. December 2014. URL: https://clck.ru/35kjzL
14. Volunteering in Archives. A Report for the National Council on Archives By Louise Ray. June 2009. URL:
https://cdn.nationalarchives.gov.uk/documents/volunteering-in-archives-report-2009.pdf
*
Поступила в редакцию 01.02.2024
